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公文写作常见错误剖析
(一) 眉首常见错误。
(二) 标题常见错误。
(三) 行文错误。
(四) 附件错误。
(五) 主题词错误。
(一)眉首常见错误。
1. 缺漏秘密等级。
2. 紧急程度标识不规范。
按照规定,公文的紧急程度,除了函件标识在平行发文字号的左侧外,其余文件都是标识在版心右上角第1行。
(二)标题常见错误。
主要有:文种重复、缺少文种、错用文种、介词连用、错用标点符号、用词不当、回行不当等7种常见的错误。
1. 文种重复。
在文种使用中,除转发、批转某机关的公文必须使用“通知”作载体外,如果公文标题中同时使用两个文种则属于文种重复。
例一:《印发广东省x x x x x x 工作实施意见的通知》(粤府办〔2005〕x x号)中,用“通知”来印发“意见”,造成文种重复。标题正确写法应该是《关于广东省x x x x x x 工作实施意见》,同时文中的按语部分也要删除。
例二:《关于对x x x x x x的决定(代拟稿)修改意见的函》(惠府函〔2005〕186号)中,“意见”与“函”同时使用,也属于文种重复的情况,正确的写法应该是《关于x x x x x x的决定(代拟稿)的修改意见》。
2. 缺少文种。
如《转发国务院关于同意广东惠州港口岸扩大开放有关问题的批复》(粤府函[2004]330号),标题中的“批复”是国务院批复件的文种,省政府转发国务院的批复应当用“通知”,正确的写法应该是《转发国务院关于同意广东惠州港口岸扩大开放有关问题批复的通知》。
3. 错用文种。
如《关于廉江市营仔港雷州市流沙港装卸点恢复口岸运作复函》(粤府函[2004]23号),这是以省政府名义答复湛江市政府和省口岸办的请示事项,只能用“批复”,不能用“复函”。
如《转发国务院关于同意调整在佛山市的海关机构设置的复函》(粤府函[2004]108号),转发上级机关或其它机关的公文,文种应用通知,原文用了复函,不正确;批复是被转发的公文文种,也不是该文的文种,正确的写法应是《转发国务院关于同意调整在佛山的海关机构设置批复的通知》。
4. 介词连用。
在公文标题中最突出、最常见的介词连用是“关于”和“对”。如《关于对部分港商投资电厂要求提高上网电价问题的复函(粤府函[2005]175号),“关于”和“对”这两个介词中应删掉一个。
“关于”一词的使用方法:“关于”是一个介词,表示涉及的范围,它由组成的介词结构可以作状语或定语,联接动词或名词,在公文标题中使用比较广泛,但并不是公文标题的固定用词。
5. 错用标点符号。
如:《关于中等职业技术学校进一步推进实施“双证书”问题协调会议纪要》(省政府工作会议纪要〔2005〕57号)、《关于印发〈广东省加强建设工程项目开工管理的若干规定〉的通知》(粤府办[2006]6号)、《关于进一步办好我省内地西藏、新疆班的意见》(粤府办[2005]74号),以上标题中的双引号、书名号、顿号全部都应该删除。
6. 用词不当。
转发上级以及本级政府有关部门文件的,标题应写为“转发xxxxxx的通知”;根据本级政府领导批示用办公室名义下发文件的,标题应写为“印发xxxxxx的通知”。