行政前台制度.doc

北京国明通科技有限责任公司前台及行政部规章制度目录前言 2一、前台人员的穿着及相关仪表要求  2二、环境卫生、办公设施的保持和检查  2三、办公用品的出入库管理 2四、日常公司订水以及统计  2五、快件、包裹、邮件、信件的收发  3六、日常的打印、复印以及相关设备的使用管理 3七、接待访客  4八、带领客人  4九、客人离开公司 5十、对内接待  5十一、电话的接听和记录  5十二、行政后勤人员外出登记  6十三、考勤统计  6十四、编辑公司内部规章制度等 6十五、上级领导临时安排的其他工作 6前言前台是一个公司的脸面和名片。所以,前台工作的专业、规范与适度与否,对塑造单位形象有着非常重要的作用。 一、前台人员的穿着及相关仪表要求 1、前台人员须每天着淡妆上班。 2、头发干净整洁,不油腻不披头散发,烫染夸张的头发须扎好在脑后。 3、上班期间注意着装、服装正规、整洁、完好、无污渍,扣子齐全不漏扣。 4、坐姿不得歪斜、懒散,应保持良好的精神状态。 5、不能佩戴过多的首饰,首饰应和着装相互配合。 二、环境卫生、办公设施的保持和检查 1、每天早上9:00打扫前台周边卫生,整理前台物品,保持前台环境清新整洁、物品摆放整齐; 2、每天上午巡视公共区域的绿化状况,保证舒适良好的工作氛围,如有问题及时更新;3、每月补充购买后勤保障用品及办公用品(卫生纸、纸杯、清洁用品、硒鼓、墨盒、办公用品等),保障公司后勤配备;4、每月缴费水、电、公司座机费用,并在每月月底为公司员工缴纳次月移动话费。5、下午下班前对办公区的巡视,查看门窗、饮水机电源、电脑电源等关闭情况。 三、办公用品的出入库管理 1、 填写办公用品领用表。 2、到综合部文件柜中领取对应要领取的物品,核对表格的信息。 3、让领取人确认物品,签字。 4、月底及时汇总,下月一号汇总完成。四、日常公司订水以及统计 1、每次订水一般情况一次性定2—4桶,在水只剩一桶的时候及时给水站打电话送水; 2、每次定完水后把对应的水票张数核对正确后交给水站送水人员。 3、简历表格题目—年—月订水统计表,内容包括,序号,订水时间,订水日期,订水数量,品名,及时备档。  4、月底及时汇总,下月一号汇总完成。五、快件、包裹、邮件、信件的收发 (一)收快递1、 所有快递全部不允许进入工作区域,全部由前台签收。2、 定时发放,可以再中午和下午下班前统一发放,(紧急文件除外)。l (二)发快递 1、所有的快递统一由前台与快递公司联系 2、需要提供给所需发快递员工的资料有,快递单。快递信封。 3、员工会把整理好的文件物品包装好放到前台。 4、联系快递公司过来取件。 5、 如果是个人物品,请让员工个人提供快递费用,如是公司文件由公司提供费用。 6、 及时做好收发快件的登记工作。(三)邮件信件的收发1、纸质文件的收发 (1)前台收/发文件应及时在《收文明细》、《发文明细》中登记文件收、发文件的时间、收/发单位、项目名称、收/发内容等;(2)前台向收/发件单位确定所收/发文件需转交对象,并要求收发件人签字; (3)发件时要及时通知对方,如需给对方送去,应确定好送件时间、地点,并填写《文件外送单》由收件人签字后返回公司交档案管理员归档。 (4)前台根据签收文件人留下的电话致电确认文件的齐全及达到; (5)将《收文明细》/《发文明细》以及《文件外送单》分别按