办公用品管理制度.doc

办公用品管理制度
宗旨
为了规范公司办公用品的采购和使用,使之即满足员工工作需求,又杜绝铺张浪费,特自定本办法。
适用范围
公司内部所有部门办公用品的采购
三、管理部门
办公用品的管理部门是行政部,由财务部监管执行,采购由行政部实施采购
日常管理
办公用品分为消耗性办公用品和非消耗性办公用品。非消耗性办公用品包括桌椅、公文柜、电话机、电脑、打印机、复印机等,同事遵守固定资产管理制度。
办公用品分配为个人使用的,由个人自己负责管理,如计算机、笔类、尺类、橡皮、计算器等,如为部门业务共同使用的,由部门负责人指定专人管理,如打印机、复印机等。
公共财产发生损坏时,使用人或责任人需要承担相应的责任。
员工要爱护所有公司的公共设备,离开办公室,要检查关闭设备电源及容易发生危险的器具,保证安全。
任何人未经领导批准,不能将专用办公设备带出办公地点,否则一切后果自负。
采购管理
办公室所有办公用品的采购工作,统一由行政部进行。
各部门应于每月底根据工作需要编制下月的办公用品需求计划,由行政部填写《请示报告》,根据流程进行申请采购,具体物品发放依据实际采购情况而定。
办公用品采购一般程序为:
由各部门根据部门需要填写《物品采购申购单》
行政部根据办公用品库存量和物品申购情况,填写《请示报告》,
由行政部、总经理审核,并上报董事长审批后,方可采购。
用品入库
办公用品入库前须进行验收,对于符合规定要求的,由行政部登记入库,对于不符合要求的,由行政人员负责办理调换或退货手续
物品采购票据应由行政部签字入库后,方可报销。
行政部对办公用品做到分类存放,码放整齐,清洁有序。
要认真做好新购物品入库前的检查,验收工作,要建立办公用品管理台账,做到入库有序,发放有登记。
办公用品领用
一般办公用品的发放,由行政部依据办公用品领用标准表》,在登记好《办公用品领取登记表》后,直接发放给使用部门或个人。
领取时,领取人须在《办公用品领取登记表》上写明日期,领取物品名称及规格、数量、用途等并签字。领取非库存、专门采购的办公用品时,领取人须在购物票据上签字。
员工领用单价在100元以上的物品,须经总经理审核并上报董事长审批同意。
领取的非消耗性办公用品(如订书器、计算器、剪刀等)应列入移交,如重复申领,应说明原因或凭损坏物以旧换新,杜绝虚报冒领。
特殊办公用品发放,应由行政部制定专人负责,经使用部门办理领用手续后,交使用部门具体使用和管理。
领取的原则是:工作任务清楚,使用,目的明确,一次一领,随用随领,用多少领多少,专领专用。
办公用品管理部门及人员应格尽职守,坚持原则,照章办事,严格控制办公用品的领取数量和次数,保证办公需要,对于消耗品,可根据历史记录和经验法则设定领取基数。明显超出常规的申领,领取人应做出解释,否则行政部有权拒付。
办公用品的保管
办公用品由行政部统一保管
库存办公用品的种类和数量要科学确定,合理控制,常用、易耗、便于保管和适于批量采购的办公用品可适量库存。要避免不必要的储存或过量积压,确保供应好、周转快、消耗低、费用省。
批量购入的办公用品应即使入库存储,物品采购员和财务要搞好验收入库,并填写《入库单》,
加强对办公旧物的管理,阶段性使用和暂时闲置的物品要妥善保管,随时待用;替换下的各类办公