商务写作基础知识.doc

商务写作基础知识.doc:..“难题不是如何影响您的读者,而是如何按照您的意愿去影响他们。”一罗伯特•路易斯•斯蒂文卷(RobertLouisStevenson)商务写作基础知识有效的商务写作要以一些基本原则为基础。掌握了这些基本原则,您就会知道该如何处理自己遇到的各种写作任务。一、 明确写作目的在着手撰写商务文件时,您首先应该做的就是问自己:“我为什么耍写这份文件?”商务写作的目的有很多,例如:•解释或证明某些行为的合理性:“由于现有供应商给我们的所有岀价都太高,因此我们决定拒绝他们并寻找其他供应商。”•传达信息:“管理层想让所有员工都知道新产品的季度销售额超出了期望值。”•影响读者:“工程队能够如期完工。”•公布好消息或坏消息:“不幸的是,你们报告的引擎起火事件发生在保修期结束后的第二天。”•要求行动:“设计队应该在5月1H之前完成并提交产品规格。”在开始写作的时候应牢记自己的写作目的。在从事文件撰写这样的普通任务时,许多撰文者都会偏离自己的目的。为了帮助您始终牢记自己的目的,您可以将写作目的略记在草稿的开头以作为提醒,并在写作过程中回顾和参考。起草完毕之后,应检查您的草稿,以确保最初目的得以实现。二、 遵循“以读者为中心”的方法一个公司如果没有考虑到客戶的需求和态度,就无法与客户沟通,同样地,您如果不了解渎者、读者的要求以及他们所喜欢的接收信息的方式,您也无法与他们沟通。从读者的角度对文件进行构思、起草、组织和编辑,能够提高文件的明确性并促使读者付诸行动。如果读者能够理解您想耍传达的信息以及他们下一步应该做些什么,他们的工作就更容易开展。采用以读者为中心的方法为什么重要?下面将讲述一个真实的故事,故事里的公司要通过明信片宣布地址的变更,这看似简单,但公司在写明信片的时候却没有对受众进行分析。由于没有站在读者的角度考虑,公司忘了写出最重耍的信息之一:搬迁H期。客户们知道了公司将搬到〃么地方但却不知道应该从〃么时候开始使用这个新地址。三、 清楚表达关键信息确定了文件的写作目的并从受众的角度进行了考虑之后,下一个任务就是提炼出您想让读者记住的关键信息。该信息应该简明清晰,通常只有一两句话。例如:“为了不超过客户的交付期限,我们必须在5月1日之前完成产品设计。”在很多情况下,关键信息应该在文件一开头或接近开头的地方阐明,而剩下的部分则用于阐述细节,并回答“为什么”或“我的提议的意义是什么”。每份文件集中讲述一个主题,以使文件尽量清楚明确。如果您发现有两个彼此无关的关键信息要写,则应分别撰写两份不同的文件。四、 让信息简明扼要忙碌的读者喜欢简练的文件。事实上,在能传达必耍信息的前提下,文件越短越好。简短的文件可以确保突出关键信息。简练的文字还可以节省读者宝贵的时间。请思考下面的例子:“应老板的建议,琼在公司法律顾问的帮助下,向五位因不满而威胁要提起诉讼的客户写了封道歉信。”作为撰文者,您的挑战在于如何让语句表达出最佳效果。就上述例句而言,对受众的了解能提供有效指导。是否有必耍让读者知道这封信是琼的老板建议写的,或公司的法律顾问参与了这封信的撰写?有位客户感到不满的事实或他们威胁要提起诉讼的事实又有什么相干吗?如果没有必要透露这些信息,则可以考虑将其删除。这样一来,句子就变成:“琼向感到不满的客户写了封道歉信。”五、 确定交付策略懂得有效写作的人知道,即便文件写的不错,如果未能以合适人选的名义在合适的时间以合适的方式撰写,其效果也会受到影响。在开始写作之前,考虑应该以谁的名义传达信息。您自己?您的上司?整个团队?不同的选择必定会对读者有不同的影响。同时还要考虑文件的撰写时间是否太早或太晚。如果写得太早,读者将难以关注您提岀的问题。如果写得太晚,则丢掉了提岀建议或防范问题的机会。最后,写作方式也会影响文件的效果。在选择写作方式时,应考虑写作目的、受众以及您想要传达的信息。例如,如果要分发客户满意度调查结果,可以用电子邮件向全公司发送该报告的总结,并提供有关如何获取完整报告的详细信息。您也可以邀请管理层和其他关键人员观看一次调查结果演示。理想的沟通方式需要深思熟虑才能决定。就算您使用的是书面形式,您也会发现用口头交流的方式作为补充有助于您获得最佳效果。六、 界定项目的范围在开始撰写任何文件之前,应首先界定写作项目的范围。界定范围意味着确定主题的广度与深度。若能有效界定范围,您就可以为自己和受众节省大量的吋间与精力。全面铺开与简明扼要在考虑写作项目的范围时,您可以从或广或窄的角度阐述主题。例如,在汇报公司在营销职能方面的不足时,全面铺开的阐述可以包括下列内容:•营销对实现公司目标有什么作用•公司营销部门的发展历程•营销方面的人力资源•出现特定绩效问题的领域•潜在的解决方