办公用品管理制度.doc

办公用品管理制度
一、总则
(一) 为加强办公用品管理,规范办公用品领用程序,提高利用效率,降低办公经费,特制定本制度。
(二) 规定中的办公用品分为固定资产和一般办公用品。
1、固定资产主要指:桌椅、公文柜、电脑、电话机、打印机、复印机等。固定资产需要遵守固定资产管理制度。
2、一般办公用品包括剪刀、胶条、胶棒、橡皮擦、回形针、直尺、订书器、涂改液、裁纸刀、签字笔、铅笔、信笺、信封、打印纸、复印纸、复写纸、印刷品、印泥、钉书针、大头针、夹子、图钉、名片、账册、卷宗、档案袋(盒)、标签、纸杯、计算器、电池等。
3、员工应对办公用品应本着勤俭节约、杜绝浪费的原则。对于消耗品第二次发放起,必须实行以旧换新。
4、办公用品应为办公所用,不得据为己有,挪作私用。不得用办公设备干私活,谋私利。不许将办公用品随意丢弃废置。精心使用办公设备,认真遵守操作规程。
二、办公用品计划
1 、各部门根据本部门办公用品消耗和使用情况,每月25日前编制并提报下月办公用品领用计划,部门负责人审批签字后报办公室。经办公室审核后方交办公用品管理员进行登记申领。(附件:表1《部门办公用品申领单》)
2、管理员核对办公用品领用申请表单与办公用品台账库存后,编制《办公用品申请购置计划表》,经办公室、总经理批签字后,将采购计划单交由采购进行采购。(附件:表2《办公用品申请购置计划表》)
三、办公用品购置
1、根据审批签字后的《办公用品申请购置计划表》在月底实施采购。
2、采购员须经常调查办公用品供应商及市场价格,保证最优性价比和质量。
3、临时急需的办公用品,由部门办公用品负责人提出申请,经部门总监确认,总裁批准后购置。
4、对于单价超过500元以上的办公用品采购应先询价、比价最终由总经理同意后方可采购。
5、购买的办公用品在入库前要进行验收,对不符合要求的,有采购人员负责办理退换货手续。
6、办公用品发票应由管理员签字确认入库后,方可报销。
四、办公用品的发放及使用
(一) 个人办公用品的发放
1、新员工入职每人按标准配备办公用品。
2、个人领用办公用品应据实填写《个人办公用品申领单》,经部门审核并签字后,由管理员负责办公用品的发放。(附件: 表3《个人办公用品申领单》)
3、管理员根据个人领取情况做出详实登记,负责建立个人用品领取档案,根据申请单对应详实填写《个人物品领取登记表》。(附件:表4《个人物品领取登记表》)
(二) 部门办公用品的发放
1、剪刀、胶条、胶棒、橡皮擦、回形针、直尺、订书器、涂改液、裁纸刀等按办公室分配。
2、计算器除必备部门配备外同样按区域分配。
3、管理员根据各部门已编制签批的《部门办公用品申领单》建立档案,制《部门办公用品领取登记表》,据表单如实发放所列物品,部门负责人领取后需签字确认。(附件:表5《部门办公用品领取登记表》)
(三) 电话、计算器、订书机、文件栏、文件夹、笔筒、打孔机、剪刀、裁纸刀、直尺、起钉器、鼠标、键盘等耐用办公用品,已于员工入职时按标准发放,原则上不再增补,如重复申领,应说明原因或凭损毁原物以旧换新,杜绝虚报冒领。如人为损坏或遗失由个人负责赔偿。
(四)办公用品的维修及报废
1、在保修期内的应有管理人员联系供货单位进行维修维护。
2、对电脑、打印机等需要外单位进行维修点应由办公室审批后方可维修。
(五)打印复印纸张使用
1、在部门在打印文件、资料前要做好预览,认真核对内容、格式落款等,以减少错误避免浪费纸张。
2、在各个办公室设置回收纸分类箱A可再次打印的纸张;B不可在使用的纸张,充分利用纸张。
3、内部等非正式或文件草稿初稿等还需要修改、内部讨论的资料不得使用新纸,文件传输尽量使用电子文档发送,打印复印较多文件根据需要可以选择双面打印。
4、禁止员工在公司打印复印私人的材料,一经发现将给予当事人处罚。
五、管理员职责
1、管理员须建立和登记办公用品台账,定期核查所领物品登记表,做好办公用品的购置、发放和库存管理。
2、管理员须定期或不定期盘点,查对台账与实物,保证账实相符。
3、管理员须防止办公用品受潮、虫蛀、损坏或丢失,保证办公用品的功用和性能。
4、管理员须根据办公用品的消耗或领用情况,确定和保持合理的库存种类和数量,以减少资金占用和保证正常使用。
六、办公用品的交接与收回
员工因离职或工作岗位变动等原因需进行办公用品及固定资产的交接或收回时,应严格遵守交接回收程序。
1、移交人需逐项列出物品清单,接收人在监交人的监督下,仔细点验,遇有毁损的要求移交人书面标明,视该物品金额的大小情况,是否追究移交人(保管人)的责任,另行处理。
2、管理员需据清单核实后填写《办公用品交接登记表》,存档备查。若接收人为管理员本人时,管理员