加强电子化会计档案管理工作之我见.pdf

交流changeEx88·2013年第7期加强电子化会计档案管理工作之我见□卢世艳【摘要】信息技术的快速发展极大促进了会计职能的转变,传统的会计手工操作正逐步被会计电算化所取代。会计电算化一方面减轻了会计人员的劳动强度,提高了会计工作的效率和质量,另一方面产生了大量的电子会计文件,这为档案管理工作增加了新的内容,对档案管理的一系列工作程序、管理方法也提出了新的要求。【关键词】会计档案管理特点基本要求对策询速度快、检索能力强,可以快速传递会计信息。(二)电子化会计档案管理工作依赖于计算机系统 电子化会计档案的载体不是传统的纸张而是磁性介质, 因而具有体积小、质量轻等特点。与传统的会计档案相比,档案保存手段和保管条件发生了很大的变化。传统的会计档案直观性强, 人们可以不借助任何技术手段而直接查看到会计信息,而电子化会计档案必须在特定的计算机硬件与软件环境下才可重现。同时,会计电算化后,传统的纸质会计档案还保留着,这两种介质档案,其保存手段、保管条件都不一样,为管理工作也带来难度。二、做好电子化会计档案管理工作的基本要求(一)明确电子化会计档案内容要做好电子化会计档案的管理工作,首先要明确电子化会计档案的内容。会计电算化后产生了一套新的会计资料档案,主要包括存储在计算机硬盘中的会计数据,以其它磁性介质或光盘存储的会计数据和计算机打印出来的书面等形式的会计数据,包括记账凭证、会计账簿、会计报表(包括报表格式和计算公式)等数据;同时,通用会计软件、定点开发会计软件、通用与定点开发相结合会计软件的全套文档资料以及会计软件程序,也应视同会计档案按保管期限要求保管。(二)把好电子会计信息资料来源关,保证电子化会计档案的真实性、完整性、可靠性要保证电子化会计档案的真实性、完整性和可靠性有,必须要把好电子会计信息资料来源关。有学者指出“文件生成的来源信息是了解、管理和利用电子文件的前提”,“电子时代的来临非但意味着来源原则不需一、电子化会计档案的特点(一)电子化会计档案的存储以磁性介质为主 传统的会计档案包括原始凭证、记账凭证、日记账、明细账、总账以及报表等会计核算纸质材料。一个单位每个会计期间的会计档案都要按一定的要求排列,连同各种附件定期加具封面,装订成册,耗费了大量的时间和空间,查找十分不便,又易于毁坏。实行会计电算化以后,产生了许多依附于计算机磁性介质上的数据与文件,电子化会计档案包括电子化会计凭证、账簿和报表等数据, 相应电算化环境下的计算机系统软件、财务软件及其开发文档等内容。实行电算化会计,大部分会计档案的物理性质发生了变化,由手工会计下纸质的会计档案变为磁性介质的会计档案。这些会计档案都存放在软盘或硬盘等设备中,这些设备的存贮密度,是以往任何一种会计档案所不能比拟的,查892013年第7期·要抛弃,相反其核心地位更加突出”[1]。为保证电子化会计档案的原始性和完整性,档案管理部门要为财会部门设计元数据标准模型、定义元数据标准核心元素,在元数据中将电子会计资料的形成、处理和利用过程忠实地记录下来。(三)电子会计档案资料的形成要符合会计电算化的特点和档案管理的要求计算机内会计数据的打印输出和保存是替代手工记账的重要工作,根据会计电算化的特点以及档案管理的要求,应注意以下问题:第一,采用电子计算机打印输出书面会计凭证、帐簿、报表的,应当符合国家统一会计制