接待工作流程指引模板.docx

接待工作流程指引接待工作流程指引编写部门:综合部批准人:公司总经理修订记录生效日期状态审批人跟进人联系方式接待工作流程指引目录1. 目的及适用范围 22. 主要职责 23. 关键活动描述 24. 附件 5接待工作流程指引目的及适用范围为进一步加强公司接待工作,提高接待质量,树立公司对外良好形象,推进接待工作规范化、制度化、标准化,结合公司实际,制定本指引。本指引适用于公司各部门接待工作。主要职责综合部统筹公司各接待工作:负责编制接待方案负责实施接待方案相关部门配合接待工作关键活动描述接待前期准备工作来访客人基本信息:所属单位、人数、姓名及职位、到达及返程日期、航班或高铁信息、贵宾厅预定、客人对住宿、饮食等生活****惯的要求及忌讳、来访目的、来访时长、联系人姓名及电话等。接待方人员信息:公司出席的领导,申请部门对接联系人及联系电话。拟定接待方案:接待统筹部门根据来访客人身份、来访时间、目的、意愿和领导的要求等情况,围绕以下内容按时间顺序拟定接待方案:接待标准、迎接地点、食宿地点、用车安排、参观安排、接陪领导、费用预算、是否需要安排照相、翻译、撰写新闻稿等事宜。拟定接待方案后,要及时征询领导或对方联系人意见,适当作出修改。接待前期安排参观安排:提前与参观点对接,落实参观路线、陪同领导。准备简介资料安排参观现场电子屏幕显示欢迎词及集团宣传片等会晤安排:根据来访客人的情况,提前与领导预约时间;落实会晤时间及会议室按计划通知参加会晤的领导;如遇临时调整,应及时告知相关领导和其秘书。预定安排:预订车辆、房间及餐饮,落实参观点的安排;将客人及我司出席领导的详细信息、来访目的一并传阅给接待酒店及参观点对接人;建立接待工作的微信群,保证接待信息的充分畅通。用车安排:在接待车辆较多的情况下要提前对车辆进行编号;通过钉钉发起“用车申请”流程,综合部按要求安排车辆。房间安排:通过钉钉发起“酒店预订申请”流程。提供来访客人名单及相关信息给综合部提前预定;饮食安排:落实用餐人数、用餐地点;根据来访客人的饮食****惯安排菜单,菜式安排注意口味及荤素搭配,份量适当,不宜过多。酌情安排酒水等。接待部门提前制作座位台卡并摆放及用餐摆位图。通过住宿安排:根据需要以及客人级别合理安排酒店房间;用车安排:根据需要以及客人级别合理安排接待车辆,如需集团办行政车队安排车辆,则请线上发起车辆申请流程,行政车队按要求安排车辆。注意:人数较多的接待能够向顺碧楼巴车队申请大巴车,填写楼巴车队专用申请单,由部门负责人签名传真,提前预约。参观安排:给物业公司发工作联系单,安排接待专员介绍讲解参观线路。(推荐的参观路线可参阅《接待工作之参观路线介绍》)接陪领导:确认接陪领导的名单、联系式。餐饮安排:确认用餐地点;如果有碧桂园集团主席参与的接待,应将就餐的地点安排在碧桂园接待中心,方便主席行程安排。会议安排:确认参会人数、人员名单、会议形式及内容;下单预定会议室,确定会议地点;编制会议议程。安排照相(如需)行程确认后,将客人及我司出席领导的详细信息传阅给接待酒店及参观点对接人,建立接待工作的微信群,保证接待信息的充分畅通。拟定接待工作安排餐饮安排:根据客人的饮食****惯安排菜单,注意口味及荤素搭配,控制预算;根据公司现行的规定使用酒水;提前将用餐摆位图发给酒店,制作座位台卡并摆放。注:一般情况下,主位是我方最高领导,右手边