英文电子邮件写作规范.doc

英文电子邮件的写作特点和格式一、主题主题(Subject)框的内容应简明地概括信的内容,短的可以是一个单词,如greetings;长的可以是一个名词性短语,也可以是完整句,但长度一般不超过35个字母。YES:SuppliertrainingNO:pany(太长)主题框的内容切忌含糊不清。NO:像Newsaboutthemeeting这样的表达,YES:应改为Tomorrow'smeetingcanceled。一般来说,只要将位于句首的单词和专有名词的首字母大写即可。另外一种较为正规的格式可将除了少于5个字母的介词、连接词或冠词之外的每一个单词的首字母大写。YES:NewE-mailAddressNotification;DetailedcalculationNO:detailedcalculation视信的内容是否重要,还可以开头加上URGENT或者FYI(ForYourInformation,供参考),如:URGENT:Submityourreporttoday!二、称呼1、E-mail一般使用非正式的文体,因此正文(Body)前的称呼(Salutation)。在同辈的亲朋好友或同事间可以直呼其名,但对长辈或上级最好使用头衔加上姓。YES:Tommy,。2、称呼和正文之间,段落之间,正文和信尾客套话之间一般空一行,开头无须空格。如:Jimmy,,David3、人家的名字千万不要错,,,:,、多过一个男人,用Messrs,就是Misters的意思,不过不要跟名字,:,Wyatt,andFury。女人呢?YES:用Mesdames,Mmes.,:,Lionel,andGray。男女一齐呢?:;;-Quinn。5、有人有自己头衔就要跟紧,例如有人有荣誉学位就不喜欢用一般的头衔,有时大头不知道对方头衔,、职衔短可以一行过,:KenGreen,President/KenGreen/VicePresidentofInternationalOperationsNO:KenGreen/ChinaYES:KenGreen/VicePresident,China7、.,之前的逗点是随你喜欢的,以下都是正确,不要笑人:YES:,Jr./、,或者是很正规信的信件,可以考虑这些:mitteeMember:DearMeetingPlanner:DearColleagues:ToAllSalesReps:ToWhomItMayConcern:DearSirorMadam:DearMadamorSir:DearPurchasingAgent:如果是全公司:YES:GentlemenorLadies:entlemen:9、有时见到人家用冒号就说人家错,其实也未必啊,看:YES::(非常正规)DearJoan:DearJim,Jim,(非正规)三、拼写1、E-mail的非正式的文体特点并不意味它的撰写可以马虎行事,特别是给长辈或上级写信,或者撰写业务信函更是如此。写完信后,一定要认真检查有无拼写、语法和标点符号的误。当然OutlookExpress等软件的'拼写检查'功能可以助你一臂之力。2、,、标点要准确NO:Hedidnotmakerepairs,however,:Hedidnotmakerepairs;however,、大小写要注意非必要,不要整个字都是大写,除非要骂人。NO:。YES:要强调的话,用底线,斜字,粗体就可以了。四、结尾部分A、书信的结尾致意要留意,弄清大家的关系才选择用词