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全国 NVQ 企业行政管理
企业行政经理

全国企业行政管理人员自测题库
企业行政管理人员应知应会 132 题与参考答案
第一单元办公室工作
1、企业行政管理人员的主要职责是什么?
答:企业行政管理人员的主要职责有:
(1)收发信函
(2)接打电话
(3)存档、检索
(4)接待来访者
(5)复印
(6)使用计算机制作多种文件
(7)安排约会
(8)安排会谈和会议
(9)物资的购买与管理
(10) 办公室财务管理
(11) 安全和保密
2、企业行政管理人员的基本素质是什么?
答:企业行政管理人员的基本素质是:
(1)工作能力
A、良好的交流技能
B、机智
C、有能力识别自己能处理的问题和那些应该求助于他人的问题
D、良好的记忆力
(2)工作态度
A、准时
B、得体的外表
C、对单位的忠诚
D、准确性
E、热心帮助他人
F、自觉处理加班
(3)心理素质
A、热情友善的性格
B、互相理解
C、谨慎
D、冷静
3、小型单位办公室的行政管理工作职责是什么?
答:小型企业办公室的特点是综合性和复杂性,决定了小型企业办公室的职责:
(1)负责办公文件的复印,包括复印、缩放、装订和整理。
(2)负责信件的收发,包括分类、发送。
(3)回答电话查询和接通外线。
(4)负责对内、对外联系和处理紧急事务。
(5)负责接待来访者,带领客人参观。
(6)与新闻媒体打交道,代表企业接待来访的记者。
(7)负责信件、资料的归类存档。
(8) 用计算机文字处理、数据库、电子表格和桌面出版软件来制作文件。
4、简述大型单位某个办公室的行政管理工作职责是什么?
答:大型企业行政管理办公室是按事项划分的,如档案室、接待室、合同办公室等,分门别类,分工负责,
相互协作,彼此沟通。以某公司合同办公室为例,其主要职责包括:
(1)发送材料和正确填写申请表格给复印中心,以进行复制、整理和装订。
(2)处理本部门收到的信件,并分发给相应的人员。信件先送到单位收发室,在那里把信件按部门分类
再分发。
(3)收集本部门要发出的信件,并送到单位收发室。
(4)回答单位内外部的电话,负责请总机接通外线。
(5)接待从单位前台转来的,并已发放了来宾卡的来访者。
(6)将手写或磁盘上的信息整理到“发送文档”中,准备发出。
(7)归类保存在本办公室的材料,并发送其余的给中心归档室职员归档。
5、大型单位办公室集中化管理的优缺点是什么?
答:办公室服务集中化的优点有:
(1)人员专业化
(2)容易地监督工作流程和控制成本
(3)易于标准化、规范化
(4)有利于集中购买设备
(5)使用空间小
(6)信息共享
办公室服务集中化的缺点有:
(1)集中化程序管理难以满足所有部门需要。
(2)员工工作职责过于狭窄,工作单一。
(3)工作过于程序化,员工创新能力得不到提高。
(4)工作程序繁锁,降低效率。
6、办公室集中化管理中,打印室的任务是什么?
答:办公室集中化管理中,打印室的任务有:
(1)打印与复印,要注意各部门所要求的复印数量,尺寸,颜色,是否需要放大,缩小等。
(2)装订,将复印好的散页按页码顺序整理,装订或打孔成册,为各部门备好待用。
(3)印刷与制作,如业务部门需要,打印室也可制作一般性黑白或彩色的业务传单和小册子发送给客户。
如果需要高质量的打印,打印室人员有责任与外部专业单位联系。
7、办公室集中化管理中,办公用品储藏室的任务是什么?
答:办公室集中化管理中,办公用品储藏室的主要任务有:
(1)货物订购方面:
A、从外部供应商进货,并按照交货单据核对物品,任何短缺应该记录,并提交会计部门;
B、为每种办公用品准备存货记录卡,记录卡必须注意定期更新;
C、办公用品数量达到最低标准时,必须联系订购;
(2)货物存放管理方面:
A、货物应按正确的方式存放,重的、体积大的放在架子底部;
B、危险品按照包装指明的方式存放
(3)办公用品发放管理方面:
A、从申请人处接到办公用品申请单时,应审核以确保申请单已由适当人员签署
B、物品发放时间和发放给哪些部门应依据单位规定行事;
C、发放时必须进行物品核对;
D、剩余的、过期的和损害的物品必须安按照单位程序处理。

8、办公室集中化管理中,档案室的任务是什么?
答:办公室集中化管理中,档案室的主要任务有:
(1)文件的归档:
A、归档时去除纸页上所有回形针、大头针和库存标签,需要时用钉书针代替,确保钉书针不破坏任何文
字和图片;
B、给文档打孔,并排列文件中的纸页,保证打孔不损害文字和图