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Web-OA工作流使用详解
一、概念篇
随着企业管理信息化进程的不断深入,使用IT技术来规范工作流程的理念已开始为广大用户所接受。
Web-OA的工作流正是为这一需求而设计,可实现业务或公文的申请、审批管理。并实现数据的规范化录入、查询和存档。
简单来说,工作流就是把一项工作化解为多个步骤,由多人协同来完成一项工作。而在工作流中,业务数据或公文都可以通过“表单”来体现,“表单”是数据的载体,另外,表单还可以附带附件文件[磁盘附件和在线Office文档]。
Web-OA工作流的一些概念:
1、工作流:就是几个人协同完成一项工作,简单而言,就是几个人填写同一张“表单”,只是填写表单的人根据流程定义有先后之分,后面的人可以查看前面用户填写的内容。
2、表单:Web-OA用来接受用户输入的界面。由用户自行设计(一般由有权限的用户设计好),Web-OA的表单格式可以用word、Excel、网页工具等设计,设计好后复制、粘贴到“表单智能设计器”中,再添加定义各表单域就可以了。
3、流程:规定如何填写某表单的相应步骤。一个流程一般对应一个表单,也可以多个流程用同一个表单。流程分为固定流程和自由流程两种,固定流程由固定步骤组成,用户事先需定义好,包括某一步骤的可写表单域和可操作人员;自由流程无需定义流程步骤。固定流程第一个步骤的可操作人员有权新建该工作流程(道理可想而知)。
4、工作:即流程的实际运用。新建工作时,必须确定使用的流程,而流程又对应某一个表单,所以,工作就是按流程规定的步骤由多人来实现对某一表单的数据的填写过程。
5、工作监控:执行中的工作和已完成的工作,都可以对其监控。包括删除、跳过某步骤、回转到上一步骤、设置工作代办和终止工作等。有权限的监控人员可随时处理办理中的工作。
6、工作查询:在待办工作、应办工作和完成工作页面,用户可以根据工作名称关键字查询工作,在工作查询页面中,用户可以根据工作实际内容[即工作使用的表单数据]查询。
二、实战篇
下面以一个实际的“工作流程”的定制过程为例,详细介绍工作流功能的使用。
主题一:表单设计
设计表格
首先,使用网页设计工具设计好表单框架,比如用FrontPage2000设计表单框架如下:
XXX公司内部发文拟稿单
发文部门
撰写人
发文标题
类别
文书内容[在线附件]
分管
领导
审核
主管
领导
审核
抄送
印数
份
发文日期
拟文依据[附件资料]
建立表单
进入Web-OA系统的“办公中心-> Web-OA工作流-> 新建工作流表单”。输入工作流表单名称:“内部发文拟稿表单”后点击下一步按钮。此时,Web-OA打开表单智能设计器。把制作好的表格全选后,复制/粘贴到表单设计器。
如下图:
3、设计表单中的表单域
目前,Web-OA提供了常用的几个表单域设计按钮:单行文本、滚动文本、下拉列表、磁盘附件和在线附件。下面就举例进行说明:
A、为“发文部门”设计单行文本输入框:
光标定位到发文部门后,单击“单行文本”按钮,弹出如下对话框:
按要求填写各项目,请认真填写输入框名称[如单行文本输入框名称],在一张表单中,因为这个名称要求唯一,不能重复!并尽量做到有意义。
按同样方法,为撰写人、发文标题设置好单行文本输入框。
B、用下拉