学术会议流程ppt.ppt

学术会议办会流程12主要内容会议前期准备会议进行中会后跟进22020/3/13会议前期准备32020/3/13会议吃住行餐饮:根据会议预算定制不同的餐标,提前确认好菜单,确认是否可自带酒水,容纳人数,餐厅布置住宿:分房单间:VIP单间的预留,标间客户的分配房间内miniba收费情况,放置水果、欢迎信等接送站:制作接送站表:参会人员信息,具体到达离开时间,航班班次制作接站牌:会议名称、公司名称、产品形象名称用车:根据到达离开时间及人数安排车型42020/3/13学术会议会议内容:演讲题目及内容(较新学术关注点或较热的学术论点、最新文献,能引起医生的听会兴趣,有利于产品优势的宣传)会议时间:尽量有利于医生参会,如周五下午、周六周日讲者:区域知名教授,有较高学术地位或是有较高的学会行政职务;会前和讲者过片子,确认需要他重点讲解的内容,告知讲课时间、会议议程大会主席:有较老的学术界资质,学术带头人,区域内有一定的学术影响力,支持公司和产品;何其确认此次会议的目的、会议日程,需要他重点总结的要点会议地点:医生容易找到,交通便利,有学术交流的氛围,带给医生专业化的形象52020/3/13会议室:与参会人数匹配,大小适中,隔音效果好,会议室温度及灯光能调节参会人数:确认参会区域及人数负责人:确认好会议的负责人或总协调人邀请函:邀请函的制作和派送(有邀请参会者的姓名,有公司及产品的简介或强调,有重要演讲者及演讲内容的介绍,重要医生一定要亲自送,确保重要客户一定到会)简历:大会主席及演讲者的简历最好做成PPT代表参会人数:根据参会人员进行会议分工、协调62020/3/13会议物品准备茶休:水果点心,数量按照参会人数的2/3安排即可仪器:电脑、投影激、光笔、无线话筒签到表:桌卡:讲者、大会主席、相关VIP引导牌:会议张贴海报、带有箭头的引导牌挂旗/横幅/易拉宝:和大会主题、公司文化及产品相关的会议工具:相机及资料、BATS、本子、笔、袋子(数量与参会人数一致)奖品:备有会议提问及有奖问答的奖品外协劳务收据及大会主席、讲者感谢信:打印与劳务费放在一起72020/3/13团队活动景点安排:景点线路的选择一定要考虑时间上的限制,与导游确认好以免影响全局用车及分车:合适的车型,分车时客户组合的考虑,分车牌的制作客户生日:预先留意,为客户安排生日庆贺活动中的餐饮:旅游餐一般比较低档,最好能提前查看菜单,若不能就提前与旅行社确认好环境及主要菜品活动物资准备:车上:水、小食品、干湿纸巾、垃圾袋游、戏问答题目及小礼品、雨衣、CD药物:晕车药、消化用药、感冒用药、跌打创伤用药客户活动物品:防晒霜、洗漱用品等特产:活动结束后的特产纪念品其他:胸牌、留言薄、客户反馈表、笔82020/3/13会议进行中92020/3/13会议吃住行餐饮主桌安排:可以放置鲜花等做标识代表分散入座:最好每桌设预留位以方便我们的人照顾客户上菜:注意督促服务员的上菜速度酒水安排:之前和服务员去任好放置的种类和数量住宿房卡及胸卡的发放,根据实际情况设置签到台或者是交予负责人房间内:放置好水果及欢迎信,退房前放置好特产及欢送信叫早服务:每天晚上与酒店确认设置叫早时间和房间接送站接站:和客户确认到达时间,以免错过接车时间送站:客户入住后和请客户确认撤离时间和交通工具102020/3/13