采购员管理手册.docx

采购员管理手册.docx釆购员管理手册文件编号:生效时间:制作:—审核: 核准: 前言为使本公司采购部各项工作规范化、制度化,能在有序可循的情况下,使本部门各项工作协调统一,能有效降低公司成本,并加强采购部与各部门间的了解,借以更密切配合,提高工作效率,特制订本工作手册。所有采购人员及相关人员均应以此为依据开展工作。,因此采购员必须具备成本控制意识。对于供应商提供的报价单,应具备价值分析能力,能够对付款条件、交货时间等加以剖析评判。二、 市场预测能力采购员应能依据各种产销资料,以及供应商态度,对采购价格、供求变化趋势进行预测。三、 语言、文字表达能力无论使用语言还是文字与供应商沟通,都必须准确、清晰表达采购条件,如规格、数量、价格、交货期限、付款方式等内容,而且必须言简意赅,以提高工作效率,并能够以“动之以情、晓之以理”的方式来获取优惠的采购条件。与各部门协调能力1、 与管理部门:提供市场信息作为经营决策依据。2、 与业务部门:根据营销目标制定采购计划,并提供成本估计作为销售价格参考。3、 与项目施工部门:应尽早了解施工原料需求,安排采购,并对任何数量时间的变化及时进行通知。4、 与财务部门:从订货开始到交货、请款、付款为止,都需要配合做财务处理。五、 专业知识能力对经办产品需了解原料来源、组合过程、品质属性、使用范围等,有助于与供应商的沟通,并有可能主动开发新来源或替代品,进一步降低采购成本。对供应商则要了解其实力、报价的合理性,实地考察供货能力,从而在与之沟通时具有谈判能力和计划能力,以同时保证价格和品质标准。另外,英语的表达沟通、计算机网络的应用也是必不可少的。第二节采购员职责范围一、采购工作职责1、 采购计划与需求确认:编制采购计划、金额预算,确认申购部门、内容。2、 供应商选择与管理:供应商的寻找、调查、评选、评估考核、奖罚。3、 采购数量控制:计算适当的采购数量,灵活运用数量策略。4、 采购品质控制:采购前规划、采购中监测、到货后检验,并对品质问题进行及时处理。5、 采购价格控制:价格的市场调查、分析,询价、报价单分析、议价。6、 交货期控制:采购前明确交货期,采购中催促交货、到货后执行相应奖惩,并对延迟交货进行处理。7、 采购合同管理:合同的拟定,签订、修改,回签归档保管,合同执行情况的核查。8、 采购资料管理:采购记录的设计、填写以及归档保存。二、采购业务流程1、 收集信息:充分了解采购物料的品名、规格、品质,以及替代品相关资料,调查市场行情并收集供应商资料。2、 询价:选择询价对象,询问价格,整理报价资料,选择议价对象。3、 比价、议价:根据成本分析研拟底价,设定议价目标,与供应商议定采购条件,并综合考虑价格趋势,核对付款条件、比较交货期限。4、 评估:供应商的信誉、售后服务条件、供货能力及品质保证。5、 索样:索取样品并检验对比。6、 决定:选择适当的供应商,签订采购合同。7、 协调、沟通:跟进确认供应商是否能够按时交货,如遇无法按时交货则进行催交。8、 到货验收:品质、数量的验收,如有不符立即与供应商协商处理。9、清理付款:核对手续是否完备,发票抬头、金额是否一致,确定财务方面是否有预付或是否需要扣款,通知财务进行清付。第三节采购员工作细节5R原则1、 RIGHTTIME(适时):及时供货,不发生停工待料,也不挤占库存、积压资金。2、 RIGHTQUALITY(适质):符合项目施工的要求标准。3、 RIGHTQUANTITY(适量):经济的采购数量,不会数量不足影响施工,也不会数量过多导致积压。4、 RIGHTPRICE(适价):相对合理的成本,不会因价格过低影响品质、交期,也不会因价格过高导致利润率低,甚至竞争力下降以致失去市场。•多渠道获得报价:这不仅要求有渠道供应商报价,还应要求一些新供应商报价。公司与某些现有供应商的合作可能已达数年之久,但它们的报价未必优惠。获得多渠道的报价后,就会对该商品的市场价有一个大体的了解,并进行比较。•比价:俗话说“货比三家”,由于供应商的报价单中所包含的条件往往不同,故采购时必须将不同供应商报价中的条件转化一致后才能进行比较,只有这样才能得到真实可信的比较结果。•议价:经过比价环节后,筛选出价格最适当的二至三个报价环节。随着进一步的深入沟通,不仅可以将详细的采购要求传达给供应商,而且可进一步“杀价=供应商的第一次报价往往含有“水份”。但是,如果采购的商品为卖方市场,即使是面对面地与供应商议价,最后所取得的实际效果可能要比预期的要低。•定价:经过上述三个环节后,双方均可接受的价格便作为日后的正式采购价,一般需保持两至三个供应商的报价。5、RIG盯PLACE(适地):供应源应采用就近原则,距