茂业百货扣押及遗留物品管理规定.doc

茂业百货扣押及遗留物品管理规定
扣押及遗留物品管理规定
为加强对供应商欠款、逃场后扣押或遗留在公司的物品的管理,规范对扣押、遗留商品的处理流程,进一步维护公司利益,特制订本规定。
第一章风险预防
第一条供应商欠款、逃场给公司造成的风险可通过风险预防体系的建立和健全得以减少。风险预防体系以采购部、财务部、营运部、防损部为主要构成单位,公司相关部门配合上述部门开展风险预防工作。
第二条采购部是预防风险的首道屏障。招商时应从多方面了解、考察供应商的资信状况,选择资信状况良好、美誉度较高的供应商合作。合作中应敦促供应商及时缴纳应交款项,并注意收集供应商承诺承担某些合同约定外义务的书面材料。
第三条财务部是风险预防体系中的核心部门。每月应及时将供应商的欠款情况知会相关部门,以便采购部、营运不及其它相关工作人员对此部分供应商采取合理、有效的风险预防措施。
第四条营运部是预防风险产生的一线部门。供应商是否有逃场迹象可直接凭借营运的日常管理和观察判断得出。营运人员应对因自身营运管理不善而使供应商逃场得逞负直接责任。
第五条防损部是预防风险产生的重要力量。应严格要求供应商货物出入必须按公司规定使用专用通道,撤离商场的物品必须随物出具公司确认的单据(如放行条、撤场通知单等)。
第二章物品管理
第六条为维护公司利益,公司决定对供应商之物品采取公司内部财产保全措施(即扣押物品)的,应由营运部、防损部、行政部、物价部人员会同供应商方人员共同对被扣押物品进行清点。
第七条现场清点必须登记造册,注明被扣押物的名称、规格型号、价格等有效信息,并由各清点人签字确认。清单一式四份,供应商一份,公司三份(一份上报公司领导,一份营运部留存、一份由扣押物品保管部门留存)。
第八条被扣押物品清点完毕后直接调入相应的仓库保管(由行政部视物品数量、性质决定存入楼层周转仓、行政仓、配送中心大仓或其它仓库),物品清单随物转仓库保管人员,由仓管人员进行核对。
第九条采购部应就扣押物品事宜积极与供应商沟通,书面敦促(保留供应商方确认已签收的原件或邮局单据备用)其偿还欠款或履行应尽义务,以便双方尽快解除保全措施,进行合作。
第十条经书面催告供应商仍不偿还欠款或履行义务的,采购部可知会营运部直接依照双方所签合同的约定,处理被扣押物品(此时双方已进入诉讼程序的除外),以弥补公司损失,无需再另报公司同意。
第十一条双方未签订合同或合同中无相关规定的,若供应商连续两年未对被扣押物品主张权利,营运部与采购部、财务部、法务室沟通后,可直接处理被扣押物品。
第十二条供应商遗留在公司的物品,比照本规定第六条至第十一条执行。
第三章涉讼物品管理
第十三条物品扣押前(后)公司与供应商因纠纷已进入诉讼程序的,法务室应知会营运部、防损部,营运部、防损部须严格管制该类供应商物品。该类供应商撤出物品出示的单据(如撤场通知单、放行条等)必须有法务室负责人的签字同意,才能准予撤出商场。
第十四条诉讼过程中供应商逃场的,其遗留物品的清点和保管依本规定第六条至第八条执行。
第十五条凡涉及诉讼的扣押物或遗留物,保管部门必须妥善保管,保管责任落实到人。在诉讼程序未结束前,任何部门都不得擅自处理该类物品。
第十六条根据法院的生效法律文书,供应商应履行给付义务但不履行、或已逃场的,可由营运部门直接处理其扣押物或遗留物,用以抵扣相应款项。
第十七条按规定可以处理扣押物或遗留物的情况下,扣押物或遗留物已无法变卖处理的,按公司规定报损处理,损失由法院认定的责任方承担。
第十八条根据法院生效法律文书,公司应向供应商交付扣押物或遗留物的,由物品保管责任人、营运部、法务室会同供应商方人员进行现场交付清点,造具双方清点人确认的一式四份清单,供应商一份,公司三份(一份转财务部,一份转法务室,一份保管责任人留存)。
第四章责任认定
第十九条按本规定要求,应参与扣押清点或交付清点的部门,必须按时派员参加清点。确有特殊情况不能参加清点的,事后应向公司提交书面说明,视同参与清点。
第二十条清点后,扣押(遗留)物品转入保管仓之前发生的短少或毁损,可确定损失责任人的,由责任人承担,否则由公司参与清点的人员共同承担。
第二十一条扣押(遗留)物品转入保管仓之后发生的短少或毁损,由保管责任人承担。
第二十二条保管责任的转移以物品的实际转移为准,各保管期间因不可抗力发生的毁损或物品的正常损耗,保管人无需承担责任。
第五章附则
第二十三条本规定自颁布之日起生效,原有其他类似办法、规定与本规定相矛盾的,以本规定为准。
扣押及遗留物品管理流程

供应商配合处理的


公司应交付扣押物品的


进入诉讼程序诉讼结束,法律文书生效

供应商不履行应尽义务