excel 数据有效性操作（课堂ppt）.ppt

Excel强大的制表功能,给我们的工作带来了方便,但是在表格数据录入过程中难免会出错,一不小心就会录入一些错误的数据,比如重复的身份证号码,1超出范围的无效数据等。其实,只要合理设置数据有效性规则,就可以避免错误。下面咱们通过两个实例,体验Excel2010数据有效性的妙用实例2一:拒绝录入重复数据身份证号码、工作证编号等个人ID都是唯一的,不允许重复,如果在Excel录入重复的ID,就会给信息管理带来不便,我们可以3通过设置Excel2010的数据有效性,拒绝录入重复数据。运行Excel2010,切换到“数据”功能区,选中需要录入数据的列(如:A列4),单击数据有效性按钮,弹出“数据有效性”窗口。图1 数据有效性窗口切换到“设置”选项卡,打下“允许”下拉框,选择“自定义”,在“公式”5栏中输入“=countif(a:a,a1)=1”(不含双引号,在英文半角状态下输入)。图2 设置数据有效性条件切换到“出错警告”选项卡,6选择出错出错警告信息的样式,填写标题和错误信息,最后单击“确定”按钮,完成数据有效性设置。图3 设置出错警告信息这样,在A列中输入身份证7等信息,当输入的信息重复时,Excel立刻弹出错误警告,提示我们输入有误。图4 弹出错误警告这时,只要单击“否”,关闭提示消息框,重新输8入正确的数据,就可以避免录入重复的数据。实例二:快速揪出无效数据用Excel处理数据,有些数据是有范围限制的,比如以百分制记分的考试成绩必须9是0—100之间的某个数据,录入此范围之外的数据就是无效数据,如果采用人工审核的方法,要从浩瀚的数据中找到无效数据是件麻烦事,我们可以用Ex10