项目四 会议善后工作.ppt

会议策划与组织
③季出
项目四会议善后工作
【学****目标】
会议结束以后秘书人员的工作仍然没有结束
必须做好善后工作,以保证会议善始善终。会议
善后工作主要包括参会人员送别、会场清理
会费结算、会议文件的清退、收集、整理与归
八之会议决定事项的落实,会议评估与总结几
档
面
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【知识目标】
了解会议善后工作内容
熟悉掌握引导退场规范及方法
掌握会议记录整理的内容和方法
掌握会议评估的内容和方法
【能力目标】
能熟练地引导与会人员退场
能够完成会议纪要、消息和会议简报的写作
能够将会议文件收集齐全,完成会议文件的
归档工作
能够对会议进行评估,并写出总结报告2
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任务一参会人员送别
一、引导与会者安全退场
(一)引导与会者退场
大中型会议都需要会务人员引导与会者有秩
序地退场。首先,会务人员应打开会议厅(会议
室)的所有出口,避免离场时岀现拥挤现象。其
次,会务人员应该先引导主席台上或第一排的领
导们离开会场。如果会场有多余的退场通道,与
会领导和其他人员可以各行其道,同时退场
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、引导与会者安全退场
(二)引导车辆驶离
大型会议,车辆较多,散会时,会务人员就
要引导各类车辆安全离开会议停车场。为使会议
车辆离场工作简便易行,在会前会务人员应做好
车辆泊位安排,尤其是对使用车辆或与会人员自
带车辆较多的会议(在当地开会多出现此种情
况),更应该做妤车辆安排工作,提前划分好停
车区
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二、离会服务工作
从与会者报到至与会者离开,会议的承办者
」要做好***服务,哪一个环节不周到,都会影三
响大会的质量,影响与会者对承办者的印象。有
些会务承办者只注重会前准备和会中服务,而忽
略了离会服务工作,造成虎头蛇尾现象,给与会
者留下不好的印象,也影响自身形象。因此,会
务工作人员必须注重离会服务工作,有外地人员
参加的大中型会议,做好大会的离会工作尤为重
要
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特别提醒
离会服务工作的内容
。
、物品;不要遗忘自已的物品。
、车船票。
、路线及车辆油耗等情况
,将外地与会者送至机场、车站或港口。
,为与会人员解决相关问题
。
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二、离会服务工作
(一)和与会人员清理结算账目
会议费用的承担大致有三种情况:一是会议
所有费用都由主办方承担;二是主办方担负会务
费,其他费用由与会者自理;三是所有费用都由
与会者担负,承办方只负责会务组织和服务。究
竟如何承担,会议通知上一般都写得很清楚。会
议一结束,会务主办方就要安排与会者结算会务
费用,同时向缴费者提供相关发票,以供与会者
回单位后报销。
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二、离会服务工作
(1)由主办方承担全部费用的会议。由主
办方承担全部费用的会议,结算项目和其他情况
基本相同,但结算程序相对复杂。结算程序则是
从发会议邀请函时就要做好准备,会议回执项目
要设计齐全,并要求与会者准确填写个人信息,
以免非参会人员参会,增加会议负担。会议回执
不仅包括参会者的姓名、性别和职务,还要写清
每个单位参会的人数
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二、离会服务工作
(2)主办方担负会务费,其他费用由与
会者自理的会议。这里的其他费用一般包括住宿
费、餐饮费、车船机票费及旅游参观费用等。有
的会议旅游参观费用也由主办方承担,与会者参
会是由原单位同意的,原单位会负责报销住宿费
和车船费,其他费用则一般不予报销
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二、离会服务工作
(3)所有费用都由与会者担负,承办方
只负责会务组织和服务的会议。这种付费方式的
会议一般是由会议公司来承办,会议组织者要为
与会者开清以下发票:其一是会议费发票。开会
费发票有两种情况:一是会务组人员在与会者报
到交会议费时,就随手开好会费发票;二是先开
据会费收据,等会议结束时,让与会者用收据换
取发票。其二,开具住宿赀发票。