Excel去除重复项的几种常用技巧-word资料(精).doc

Excel 去除重复项的几种常用技巧在工作中,经常会有需要在对原始记录清单进行整理时,剔除其中一些重复项。所谓的重复项,通常是指某些记录在各个字段中都有相同的内容(纵向称为字段,横向称为记录),例如下面图中的第三行数据记录和第五行数据记录就是完全相同的两条记录,除此以外还有第六行和第十行也是一组相同记录。在另外一些场景下,用户也许会希望找出并剔除某几个字段相同的但并不完全重复的“重复项”,例如下面图中的第 7行记录和第 12 行记录中的【姓名】字段内容相同,但其他字段的内容则不完全相同。以上这两种重复项的类型有所不同,在剔除操作的实现上也略有区别,但本质上并无太大差别,可以互相借鉴参考。下面将以这两种场景为例,介绍几种常用的删除重复项操作技巧。 1,删除重复项【删除重复项】功能是 Excel 2007 版本以后新增的功能,因此适用于 Excel 2007 及其后续版本。将活动单元格定位在数据清单中,然后在功能区上依次单击【数据】——【删除重复项】,会出现【删除重复项】对话框。对话框中会要求用户选择重复数据所在的列(字段)。假定我们将“重复项”定义为所有字段的内容都完全相同的记录,那么在这里就要把所有列都勾选上。而如果只是把某列相同的记录定义为重复项,例如文章开头所提到的第二种场景情况,那么只需要勾选那一列字段即可。在勾选所有列以后,单击【确定】按钮,就会自动得到删除重复项之后的数据清单,剔除的空白行会自动由下方的数据行填补,但不会影响数据表以外的其他区域。效果如下图所示: 2,高级筛选在 2007 版出现以前,【高级筛选】功能一直是删除重复项的利器。将活动单元格定位在数据清单中,然后在功能区上依次单击【数据】——【高级】( 2003 版本中的操作路径是【数据】——【筛选】——【高级筛选】),会出现【高级筛选】对话框。对话框中会要求用户指定列表区域,就是数据清单所在的单元格区域,默认情况下会自动生成。筛选方式上一般选择“将筛选结果复制到其他位置”,以方便删除重复项以后的处理操作。指定这种方式以后, 对话框中会要求用户指定“复制到”哪里,也就是删除重复项以后的数据清单放置位置,用户指定其左上角单元格的位置即可,在这个例子中我们设定为 E1 单元格。最后一项也是删除重复项最关键的一个选项必须勾选:【选择不重复的记录】。如下图所示: 单击【确定】按钮以后,就会在 E1 单元格开始的区域中生成剔除重复项以后的另一份数据清单,效果如下图所示: 假定按照第二种场景的方式来定义重复项,就是需要删除所有【姓名】字段内容重复的记录,可以这样操作: 在数据清单中,选中【姓名】字段所在的区域 A1:A12 单元格,然后在功能区上依次单击【数据】——【高级】( 2003 版本中的操作路径是【数据】——【筛选】——【高级筛选】),会出现【高级筛选】对话框。筛选方式选择“在原有区域显示筛选结果”,【选择不重复的记录】复选框同样必须勾选,如下图所示: 选择【在原有区域显示筛选结果】的方式,使得对 A列不重复项的筛选结果能够同时影响到其他字段上。单击【确定】按钮后,筛选结果如下图所示。将这个筛选的结果复制粘贴出来,就等到一份剔除姓名字段重复项以后的新清单。需要补充的一点是,对于姓名字段相同的记录,这样的剔除操作过后,保留的是最先出现的记录。例如在第七行和第十二行两个“吴凡”之间, E