综合档案室管理制度.doc

档案管理制度

总则
第一条为了加强本公司档案管理工作,确保档案的完善和齐全,充分发挥档案的作用,根据《中华人民共和国档案法》和有关文件精神,结合本公司实际情况,制定如下档案管理制度。

立卷归档
第二条归档范围
凡记述反映本公司各种活动,具有查考利用价值并已办理完毕的文件均属归档范围,确定归档与不归档应遵照国家档案局有关规定,具体归档范围按《文件材料归档与不归档范围》执行。
第三条归档时间
1、办理完毕的文件和应归档的文件,在次年六月底前整理立卷,移交档案室,并办理移交、接收手续。
2、随机设备、仪器、技术文件材料,在设备、仪器开箱时及时归档,待档案室登记后,再办理借用手续,进行安装调试。
3、基建文件材料待工程竣工收后及时归档。
4、会计档案隔年归档。
5、会议文件、照(底)片、奖状、锦旗、录音(像)带等,采取平时归档方法进行,即随时产生随时归档。
第四条收集整理要求
1、按照归档范围及时、完整、准确收集本公司工作中形成的各种文件材料。
2、归档的文件其制作程序符合规范要求,制成材料具有耐久性。
3、卷内文件材料排列有序,反映问题集中,保持文件间的有机联系。
4、案卷标题简明确切,能充分提示卷内文件的主要内容。
5、卷内页号、目录、备考表和案卷封皮各项内容填写清楚、正确、完整。
6、卷内文件无金属物,破损的文件必须修复,案卷装订结实美观。
7、档案分类、组卷科学,便于保管和利用。
8、应编制好各类档案的检索工具、无积存、零散材料。
第三章档案库房管理
第五条档案库房必须符合防火、防盗、防潮、防光、防尘、防虫鼠的要求;设置窗帘,配备灭火器、温湿度计、空调等保护设施,四周无危及库房安全的隐患。
第六条定期搞好库房卫生,检查档案破损、褪变情况,发现问题及时解决。
第七条档案库房专人管理,无关人员不得随意进入库房。
第四章档案统计
第八条要定期对档案工作的规模、水平、普遍程度、结构及档案的形成规律进行分析,为制定档案工作计划,总结经验教训提供依据。
第九条要保证数字的准确性,坚持实事求是,严格认真对待每一个文字,如实反映情况,使统计数字准确,符合客观事实。
第十条对档案的收进、移出、保管、利用等情况及时统计,并按规定向档案业务部门报送档案工作情况统计表。
第十一条对本公司档案及档案工作情况要定期调查,及时进行统计分析,并按规定上报上级有关部门。
第十二条档案统计工作必须遵循国家统计工作要求,执行《中华人民共和国统计法》,用科学的标准和方法使统计工作科学化。

第五章档案保管
第十三条对接收进综合档案室的档案,应按规定严格分类、组卷、编目,对不符合要求的案卷进行必要的补充、加工整理。
第十四条加强档案管理,编制科学、实用的档案检索工具,方便对档案的有效利用。
第十五条积极做好档案的利用工作,建立借阅登记和利用效果登记
第十六条加强档案信息资源的开发利用,维护档案实体的完整与安全。
第十七条对保管期满后没有参考利用价值的档案,经过鉴定小组和领导批准,造具清册后进行销毁。
第十八条对档案保管情况要定期检查,发现破损或变质的档案,应及时进行修补、复制或其他处理。
档案保密
第十九条不该说的机密,绝对不说。
第二十条不该问的机密,绝对不问。
第二十一条不该记录的机密,绝