办公室档案管理员岗位任务说明书.doc

办公室档案管理员岗位任务说明书
编号:___YD/BG/006拟制:_____________
核准:_____________生效日期:_____________
一、基本资料
部门名称
办公室
岗位名称
档案管理员
直接上级
主任/副主任
所辖人员
/
二、工作说明
1、主要职责
1、负责资料的收集、归档。
2、负责档案的妥善保管。
3、负责档案的开发利用管理。
4、协助处理来信来访工作;办理报刊杂志征订。
2、主要工作内容
1、建立档案管理制度、保密制度、档案借阅制度以及查档制度,落实公文、科技档案、财务档案管理的工作措施。
2、负责定期收缴各部室存放的需要立卷、归档的文件资料,办理各类档案的收集、整理、立卷、归档工作,保证档案安全、完好无损。
3、对公司各部室和子公司档案管理进行监督、指导。
4、负责档案资料的开发利用,随时为公司管理需要提供档案资料。
5、开发计算机信息化档案管理技术。
6、完成公司报刊杂志征订、登记工作,进行费用初审。
7、协助处理来信来访工作。
8、完成主任布置的其他工作。
3、主要工作要求
1、制定制度
,明确公司资料、文件归档的范围、归档时间、保管期限、借阅和查档的程序、保密规定等,落实公文、科技档案、财务档案的管理办法,报请主任审批、修改。
2、档案收集、归档
、归档的文件资料。按照管理规范,将零散的文件整理、立卷、归档;对工程项目资料分阶段或全部竣工验收后进行收集、归档;对船舶、设备等资料按照科技档案的规范要求归档;按时将会计凭证和报表等财务档案进行核实、查对。将档案资料分门别类按编号顺序专柜存放。
。
,概要地揭示案卷主要内容,提供便利的查找线索。
,入库上架。
、利用效果,对不同门类的档案资料分别编制案卷索引,卷内文件目录等检索工具和参考资料。
3、档案保管
、核对,做到账物相符,及时修补或复制破损、褪变的档案,对不符合要求的案卷进行加工,对补充归档的文件进行整理编目。
、及时关门、锁门,不准无关人员随便进入档案室。确保档案的安全,加强防火、防盗、防潮、防虫等防护措施,避免档案的损坏和遗失。
,按规定销毁。
4、档案使用管理
、存放地点,积极开展档案的开发利用工作;努力为领导决策,为机关部门、下属单位开展各项工作提供优质的服务;为解决有关问题提供确切的依据资料。
在档案管理基础上不断开发计算机信息化管理技术。
,认真执行档案查阅制度。不符合要求者、手续不齐全者,不准借阅档案,档案借阅期满后要及时催收。
5、业务指导
负责对公司各部室档案的形成、积累、整理和归档管理进行检查、监督、业务指导,对子公司档案管理进行指导;督促其按时将有关档案资料移交档案室保管,监督有关档案的销毁,做好保密工作。
6、其他
,及时做好回复,重要事务及时请示主任,协助文员热情接待来访客人。