巧用EXCEL中的分类汇总.doc

巧用 EXCEL 中的分类汇总成绩的统计是教学管理的常规工作。单班成绩一般用函数来进行统计。如 SUM ( 求和)、 AVERAGE( 求平均值)、 MAX ( 求最大值)、 MIN( 求最小值) 。但在对多班进行统计时,仍用函数就较为繁琐、费时了。这里介绍一种简单、快捷的方法:分类汇总。分类汇总是把数据清单中的数据分门别类地统计处理, 不需建立公式, Excel 将会自动对各类别的数据进行求和、求平均值等多种计算,并且把汇总的结果以“总计”和“分类汇总”的方式显示出来。只要输入的指令正确, 统计的结果马上出来, 而且有祥有略。以图 1 所示的各数据为例,具体步骤如下: 图1 1. 以班级为依据进行排序: 单击数据区域中任一单元格, 单击“数据→排序”, 出现“排序”对话框,在“主要关键字”下拉列表框中选中“班级”项( 其余一般为默认), 单击[ 确定] 按钮。图2 2. 统计各班各学科平均分:单击数据区域中任一单元格,单击“数据→分类汇总”,出现“分类汇总”对话框,如图 2 所示。在“分类字段”下拉列表框中选中“班级”项,在“汇总方式”下拉列表框中选中“平均值”项,在“选定汇总项”下拉列表框中选中“语文”、“数学”、“自然”等项,单击[ 确定] 按钮, 得到各班各学科和全年级各学科的平均分。如图 3 所示。图3 这是个明细表, 若只显示各班的总体数据, 只需分别单击“行号” 2 ,就得到各班各科平均分的直观对比图,如图 4 所示。若要还原成详细的,也只要分别单击“行号”3 ,要汇总数据单击“行号”1 即可。图4 若要恢复统计之前的数据显示状态,只需在“分类汇总”对话框中单击“全部删除”按钮即可。至于统计各班各科总分、最大值、最小值,只是在“分类汇总”对话框中的“汇总方式”下拉列表框中分别选中“求和”、“最大值”、“最小值”即可,其他操作步骤同上。