采购档案信息管理制度.doc

上海安洋木业
采购档案信息管理制度
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一、目的：
为加强对公司采购档案信息的管理，确保采购决策、执行全过程有据可查，充分发
挥采购档案信息资料为采购管理工作服务功能，制定本办法。
二、范围：
凡采购管理决策、执行、监督各项活动均应记录，留有证据，并形成各种形式的文件
资料，予以归档保存。
三、权责：
：负责公司采购档案的收集、建档及管理各项工作
：负责重要采购档案资料集中归口存档管理、日常调阅等
四、定义：
无
五、作业内容：
：










供应商调查、评估、考核评鉴过程记录及文件
招标及其他方式采购过程记录及文件
采购合同、协议及相关签订依据、谈判记录
公司采购审计记录
供应商资质文件资料
采购计划、资金预算及执行资料
与供应商日常业务往来函件
询价、比价、议价、定价等单记录
主要材料市场价格波动表
物料单价异动记录表—电子档

凡涉及讨论、决定采购计划预算、采购方式、供应商引入退出、采购价格渠道、
管理制度、供应商评价考核、采购付款分配比例及其它采购决策、敏感事宜的
相关会议，参会人必须签到，发言应指定专人记录，会议决定应以纪要或其它
会议专业记录等形式转发，内容重要的纪要应予以签收，且与会议资料一并归
档。

凡涉及供应商资质评价、考核，必须制订评价方案包括：评价方式、评价细那么、
评价程序、评价人员分工等，方案需经采购部负责人及分管副总审批，参与
评价的人员及审批人员必须在评价结论上签名确认。经批准后，所涉及资料一
并归档。

凡涉及采购方式的确定及执行，应建立专门卷宗，完整收集采购方案集体讨论、
审批文件记录、经审核的招标及其它采购方式、法定代表人授权书〔公开招标〕、
材料检测报告、谈判记录等，涉及采购决策、执行过程所有相关资料均应存档。


合格供应商及投标供应商资质文件按照一户一档原那么建档，收集范围、内容依据
供应商管理程序规定收集齐全，并核实无误。每年底应及时更新合格供应商相关
评鉴考核等信息。
所有归档资料均应有承办人签名确认或单位盖章确认，采购部主管及档案员应复
核。

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