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酒店会议团队服务方案
怡侨假日酒店会议/团队服务方案及保障措施
一、营销部：
程 序
标 准
1、电话询价与报价
接听客人询价电话
询问客人公司名称，辨别是否为老客户，是本地客户还是外地客户。辩清后可根据相应价格政策报价。
如是老客户，了解酒店房型等设施可直接向其报价。
如是新客户，对酒店不太熟悉，先简要根据其需求，针对性地介绍一个酒店房间或会议室的概况（突出特点），并向其推荐。
先让客人作合适的选择。
根据客人的选择，先向其初步报价。
做好客人议价
告知客人这是一个酒店现行的会议价。请客
人发送传真告知会议的详细情况，然后我们
将根据会议当时酒店的入住情况等综合因
素，根据权限是否浮动。
恭维客人或客人的公司，向客人表达友好合作的愿望。
主动为会议客户上门洽谈服务，带上一整套规范的洽谈资料。
4) 如是重要或大型会议，邀请客人来店参观现场，再敲定细节。
3、询问并在会议洽谈纪要上填写客户联系方式
应正确无误地在会议纪要上记录客人的联络方式、存档，并请文员输入电脑，资料共享。
制作书面报价单
根据客人会议的日程及活动内容制作详细的
会议计划书及报价。
向客人发送书面报价单，上面注明提请客人尽快确认，以便计划能顺利完成。
超权限报价及时请示
超出酒店会议价格政策的房价，及时向部门经理请示。
将会议计划书及报价单存档
将发给客户的报价单存档于“报价”文件夹
中，以便本人不在时其它人员能够跟进此计
划。
2、接待参观向客人介绍会议设施
与客户预约
通过前台查找到合适的客户及准备好钥匙。
约定一个双方都感方便的日期、时间和见面地点。
3）事先应对客人所要经过的地点进行检查。
4）将客人的姓名或客户名称及约定见面的时间，地点告知前台，以便使客人感到他们是受欢迎的和被重视的。
5）事先准备好有关推销资料和宣传卡片。
客人抵店后的接待
在得到客人已到达酒店的通知后，应带好相关资料，微笑地在前台外面迎接客人，并直呼客人姓名及尊称，使客人产生一种被认知的亲切感。
了解客人有多少时间，告知客人将要行走的
路线。
参观过程中鼓励客人提问题，并做相关记录，同时分发推销资料及饭店简介。
陪同客人参观
带领客人参观客房时，应从低档房间开始。
进房间之前应用手敲门，确认房间无人后，
再将门打开，带领客人参观。
在房间中介绍各种设施的特点及客人应能从
中得到的享受。
参观客房结束后，在前往多功能厅或会议室
之前，要顺路介绍其他设施。
客人参观后
若有时间可以请客人喝茶。
采用适当方式，了解客户单位活动概况和全年会议等活动情况，以便促销工作明确方向。
总结要点，询问是否有其他问题。感谢各位
光临，并亲自送客人出饭店大门。
客人离开后
客人离店后，写报告，并做好记录，为下一步的措施做好计划。
3、对已报价客户的跟踪
向客户发出会议计划单
经反复确认会议计划单，正确无误的状况。
与客人确认是否已收到计划书与报价
在报价发出的当天（不一定是马上），及时与客户联络，是否已收到传真。
3、引导客户搞好合作
如果客户反应积极，即请客人尽快对会议计
划予以签字确认，向客人说明尽快确认的好
处。
如果客户对会议计划有疑虑，即刻向客户解
释，并根据客户的要求进行调整，作出针对
性。
如果客户对会议计划反应消极，应向客人了
解清楚是计划原因还是由于价格原因等，并
作针对性的销售。
4）及时向部门领导反映进展状况。
4、经常与客户保持联系。
经常向客户致电询问会议的计划，将会议行
程了解得越细越好，让客人感觉你对他们会
议的重视。
4、会议细节的洽谈
1、关注住房安排洽谈
了解会议举行日期及会议的用房状况，并及
时在电脑中查询是否发出重要预订，避免矛
盾。
同时了解该日期是否还有其它未定的会议信询问客人是否需要如下的布置：室外横幅、
欢迎牌、指示牌、海报等。
如是大型会议，还要与会务人员确认是否需
汽球、汽模、彩旗等室外布置。
向客人公布酒店的收费政策并与客人确认收
费标准。
请客人提供需我方制作的文字内容，并分项详细记录，尽可能让客人提供文字稿件
特殊布置请工程部直接参与洽谈。
与客房部一起与客人确认宴会服务的有关细节
1）会议室布置要求
2）席位卡
3）位卡
指示牌
台形图
与客人确认有关VIP重要客人接