unit4商业信函写作.ppt

第一部分商务信函的基础知识一、掌握商务书信的书写格式和构成二、了解商务书信的写作原则商务书信的书写格式齐头式斜排式(缩行式) 改良式(混排式) 齐头式(Block style) 商业英文书信,一般都要求用打字机或电脑整齐地打印,左边各行开头垂直的, 称为垂直式或齐头式,美国常用这种格式; 这种排列的要领在于每个要素都从左边开始排列,每一行都不向右缩入,因而整封信的左边成一垂直线,右边参差不齐。这种形式虽然打字时方便省事,不需考虑左边缩入,但不匀称美观缩行式( Indented Form ) 这种排列的要领在于信头、结束语、签名和发信人姓名都靠右或偏右,而封内地址和称呼则在左边,如果以上任一要素要分行排列时,后行要比前行缩入两个(或三个)英文字母;正文每段开始要缩入五个英文字母,段与段之间要空一行。这种形式讲究匀称美观,是传统的排列范式,目前只有少数英国人喜欢用改良式( Modified Form ) 这种排列集上述两种形式之所长,信头、结束语、签名和发信人姓名排在右边, 封内地址和称呼排在左边,但每个要素分行时每行都不向右缩入;正文每段开始缩入五个英文字母,而段与段之间可不空行。这种形式兼顾及方便省事与匀称美观,因此,它是目前极为流行的英文书信范式商务信函的构成商务信函的构成信头、编号和日期、封内地址、信头、编号和日期、封内地址、称呼、事由、信文、结尾敬语、称呼、事由、信文、结尾敬语、签署、附件、附言签署、附件、附言信头( 信头( Heading Heading ) 指发信人的姓名(单位名指发信人的姓名(单位名称)、地址和日期,一般写在信称)、地址和日期,一般写在信纸的右上角。一般公函或商业信纸的右上角。一般公函或商业信函的信纸上都印有单位或公司的函的信纸上都印有单位或公司的名称、地址、电话号码等,因此名称、地址、电话号码等,因此就只需在信头下面的右边写上写就只需在信头下面的右边写上写信日期就可以了信日期就可以了英文地址的写法与中文完全不同,地址英文地址的写法与中文完全不同,地址的名称按从小到大的顺序:第一行写门的名称按从小到大的顺序:第一行写门牌号码和街名;第二行写县、市、省、牌号码和街名;第二行写县、市、省、州、邮编、国名;然后再写日期。标点州、邮编、国名;然后再写日期。标点符号一般在每一行的末尾都不用,但在符号一般在每一行的末尾都不用,但在每一行的之间,该用的还要用,例如在每一行的之间,该用的还要用,例如在写日期的时候。写日期的时候。日期的写法,如日期的写法,如 1997 1997 年年7 7月月 30 30 日,英文日,英文为: 为: July 30 July 30 , , 1997 1997 (最为普遍); (最为普遍); July 30th July 30th , , 1997 1997 ; ; 30th July 30th July , , 1997 1997 等。等。 1997 1997 不可写成不可写成 97 97。信内地址( 信内地址( Inside Address Inside Address ) ) 在一般的社交信中,信内收信人在一般的社交信中,信内收信人的地址通常省略,但是在公务信的地址通常省略,但是在公务信函中不能。将收信人的姓名、地函中不能。将收信人的姓名、地址等写在信头日期下方的左角上, 址等写在信头日期下方的左角上, 要求与对信头的要求一样,不必要求与对信头的要求一样,不必再写日期。再写日期。称呼( 称呼( Salutation Salutation ) ) 是写信人对收信人的称呼用语。位置在信内是写信人对收信人的称呼用语。位置在信内地址下方一、二行的地方,从该行的顶格写地址下方一、二行的地方,从该行的顶格写起,在称呼后面一般用逗号(英国式),也起,在称呼后面一般用逗号(英国式),也可以用冒号(美国式)。可以用冒号(美国式)。写给公务上的信函用写给公务上的信函用 Dear Madam Dear Madam , , Dear Dear Sir Sir 或或 Gentleman Gentleman ( ( Gentlemen Gentlemen )。注意: )。注意: Dear Dear 纯属公务上往来的客气形式。纯属公务上往来的客气形式。 Gentlemen Gentlemen 总是以复数形式出现,前不加总是以复数形式出现,前不加 Dear Dear ,是,是 Dear Sir Dear Sir 的复数形式。的复数形式。写给收信人的信,也可用头衔、职位、职称、写给收信人的信,也可用头衔、职位、职称、学位等再加姓氏或姓氏和名字。例如: 学位等再加姓氏或姓氏和名字。例如: Dear Dear Prof. Tim Scales, Dear Smith Prof. Tim Sca