采购管理制度及采购流程.doc

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采购管理制度及采购流程 采购管理制度及采购流程 一、目的 :
规范公司采购流程 ,提高采购工作效率 ,从而为生产的顺利进行提供保障 ,并最大化降低企业 成本 ,为企业带来更大的资金支持。
二、适用范围
适用本公司范围内采购管理
三、内容
（一）总则 :为加强采购工作的管理 ,提高采购工作的效率 ,制定本制度。所有的采购人员及 相关人员均应以本制度为依据开展工作。
（二）基本流程 :采购需求 —寻找供应商 —询价、比价、议价 —采购洽谈 —合同的签订 — 交 货验收 —质检—入库 —计划对账 —财务结算
（三）采购流程图如下 :
四、制度细则
（一）采购需求的提请
1、定义 :采购需求是指某部门根据生产经营需要确定一种或几种物品 ,并按照规定的格式填
写,按照即定流程申请获得这些物品的过程。
2、采购需求流程如图 :
3、请购单的要素 完整的请购单应包括以下要素 : 请购的部门 ;
请购物品所属项目 ;
请购的用途 ;
请购的物品名 ;
请购的物品数量 ;
请购的物品规格 ; 请购物品的样品、图纸或技术资料等 ;
请购物品的需求时间 ; 请购如有特殊需要请备注 ;
请购单填写人 ;
请购的部门负责人 ;
请购单的审核人 ;
财务审核人 ;
公司总经理。
4、请购单及其提请规定 请购单应按照要素填写完整、清晰 ,由公司领导审核批准后报采购部门。 请购部门在提交请购单时应要求采购部签字接收 ,请购部门备份。
涉及的采购物品种类、 数量过多时可以以附件清单的形式进行提交 ,同时清单的电子文档也
需一并提交。
遇公司生产、生活急需的物资 ,公司领导不在的情况 ,可以电话、邮件或其他形式请示 ,征得 同意后提报采购部门 ,签字确认手续后补。
如果是单一来源采购或指定采购厂家及品牌的产品 ,申请部门必须作出书面说明。
请购单使用公司规定的统一表单 ,请购部门有更改和补充的 ,应以书面形式由公司领导签字 后报采购部。
5、公司物资申请采购的提请部门 公司生产经营所需的原材料、生产设备、辅件及其他物品由生产部门提请。 公司设备维修、维护所需的备品备件、维修工具等物品由生产部门提请。 公司生活及办公的物品、固定资产或其他生活及办公项目由行政部门提请。 公司各部门专用的物资由各部门自行提请。
6、请购单的接收 采购部在接收请购单时应检查表单的填写是否按照规定填写完整、 清晰 ,检查请购是否经过
公司领导审批。
接收请购单时应遵循无计划不采购、名称规格等不完整清晰不采购、图纸及技术资料不全 不采购、库存已超储积压的物资不采购的原则。
联系仓库管理人员核查采购物资是否有库存 ,核对采购台帐看在途采购的物资是否满足采
购申请。
对于不符合规定和撤销的采购物资应及时通知申请采购的部门。
7、请购单的分工处理
核对过的请购单 ,采购部应按照人员分工和岗位职责进行分工处理。 对于紧急采购项目应优先处理。
无法按照申请部门需求日期完成采购的 ,应通知申请部门。 重要的项目采购前应征求公司相关领导的建议。
8、采购周期的规定 根据采购物品的金额、特性、地域规定相应的采