河北省高速公路竣工资料编制办法.doc

河北省高速公路竣工资料编制办法
(冀交办[2011]41号)
现将《河北省高速公路建设项目文件材料立卷归档管理规范》,印发给你们,请认真贯彻执行。
二〇一〇年十一月二十五日
主题词:印发档案规范通知
河北省高速公路建设项目
文件材料立卷归档管理规范
第一章总则
第一条为规范我省高速公路建设项目文件材料的立卷归档工作,确保工程建设项目档案的质量,根据《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》(DA/T28—2002)、《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T11822-2008)、《公路建设项目文件材料立卷归档管理办法》(交办发[2010]382号)、《交通档案管理办法》(交办发[2005]431号)和《公路工程竣(交)工验收办法实施细则》(交公路发[2010]65号)等有关规定, 结合我省实际制定本规范。
第二条本规范适用于全省新建、改建和扩建高速公路、一级公路建设项目文件材料立卷归档管理工作。其它公路建设项目,大、中修工程可参照执行。
第三条高速公路建设项目文件材料,是指自项目立项审批(核准)至竣工验收全过程产生的,对建设过程控制管理、各项建设目标实现状况及建成后工程管理、维护、改建和扩建具有保存、查考利用价值的文字、图表、声像、电子等各种形式和载体的文件材料的总称。
第四条本规范所称高速公路建设项目档案,是指按照档案组卷要求,经系统化整理并归档的高速公路建设项目文件材料。
本办法所称项目法人单位,指负责管理高速公路建设项目的省高速公路管理局(集团)和各设区市(县)交通运输局有关单位。项目管理执行机构,是指代表项目法人单位实施高速公路项目建设的管理部门。
第二章组织及职责
第五条各级交通运输主管部门根据统一领导、分级负责的原则,依法对所辖区域内高速公路建设项目文件材料立卷归档工作进行管理,同时接受省级以上档案行政管理部门的监督和指导。
第六条高速公路建设项目档案工作实行项目法人负责制。
省交通运输厅负责高速公路建设项目档案管理的统一部署和组织领导。
项目法人单位对所辖项目管理执行机构和各参建单位的建设项目档案进行监督、指导、咨询和检查,具有领导、监督职能。将项目文件材料立卷归档工作纳入工程建设管理程序、纳入招投标制,与工程建设同步收集、同步整理、同步归档,保证项目文件材料收集、立卷、归档的及时、准确、完整、系统和安全。
项目管理执行机构负责做好本单位形成的公路建设项目文件材料的收集、整理和归档工作;负责组织、协调和指导各参建单位的项目文件材料的收集、整理、归档工作。
第七条项目文件材料立卷归档工作应纳入工程合同管理,纳入监理工作内容,按照“谁形成谁负责”的原则,由文件材料的形成单位或部门负责。
项目监理单位应负责对施工单位竣工文件材料形成、收集和整理归档工作进行监督、检查,在交工验收前向项目法人单位提交项目档案质量审核意见。
第八条各项目管理执行机构和各参建单位应在项目建设一开始就建立项目档案工作管理网络,确定档案工作分管领导,明确管理部门,配备具有相关工程专业知识、能够适应项目文件材料立卷归档工作需要的专职档案管理人员,并保持其稳定性;明确本单位有关岗位和人员项目文件材料收集归档的职责和要求;按规定做好项目文件材料的立卷归档和移交工作。
第九条各参建单位特别是项目管理执行机构需配备必要的计算机等设备,建立和完善适合高速公路建设项目档案管理工作的档案管理软件和项目档案登记系统,以实现高速公路建设项目档案管理和登记手段的现代化。已使用电子文件系统操作的单位,电子文件和纸质文件要同步归档;如无条件形成电子文件的,可采取图像扫描方式,形成数字化档案。
第十条项目管理执行机构和各参建单位应设置与工作相适应的档案库房,配置必要的档案装具和设备,特别是重点和珍贵档案必须采取有效措施加以保护。
纸质档案和其它载体档案编制数量一般不少于二套。项目法人单位、项目接管(养)单位各一套。
第三章文件材料的收集
第十一条高速公路建设项目文件材料具体收集范围按照《高速公路建设项目文件材料归档范围分类表》(附件1)执行。
第十二条各有关单位要按照收集归档责任分工,建立健全建设项目文件材料平时收集归档制度和预立卷制度。
第十三条各有关单位按照高速公路建设项目不同阶段文件材料产生的自然过程,分别做好预立卷工作。其中,合同段应按施工准备、单位(分部、分项)工程施工工序及交、竣工验收文件材料的自然形成过程,分门别类,做好同步收集归档和预立卷工作。
第十四条高速公路建设项目文件材料收集要求。
(一)原始性。收集归档的高速公路建设项目文件材料是一套完整的反映工程建设过程的原始记录文件,应为原件。其中,项目立项审批等文件材料,原件保存在项目主管单位的,项目法人单位可将复印件归档保存;供货商提供的原