采购管理制度及采购流程.docx

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采购管理制度及采购流程
一、目的：
规范公司采购流程，提高采购工作效率，从而为生产的顺利进行提供保障，并最大化降低企业成本，为企业带来更大的资金支持。
二、适用范围
适用本公司范围内采购管理
三、内容
（一）总则：为加强采购工作的管理，提高采购工作的效率，制定本制度。所有的采购人员及相关人员均应以本制度为依据开展工作。
（二）基本流程：采购需求—寻找供应商—询价、比价、议价—采购洽谈—合同的签订—交货验收—质检—入库—计划对账—财务结算
（三）采购流程图如下：
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四、制度细则
（一）采购需求的提请
1、定义：采购需求是指某部门根据生产经营需要确定一种或几种物品，并按照规定的格式填写，按照即定流程申请获得这些物品的过程。
2、采购需求流程如图：
由需求部门填写，按着公司规定的申请单格式，认真详细、清楚的填写采购申请单各项数据（重点要素见细则要求）。填写后由填写人签字确认。
填报申请单
部门审核
总经理
采购部
由需求部门经理（负责人）进行审核，对申请采购的物品用途、数量、规格等进行审核确认，签字后提交上一级主管领导。
总经理签字批准后，交由采购部进行采购。
采购部收到经过签字批准的采购申请书，要对申请书的内容进行核对，并与需求部门就采购物品的规格、数量、到货日期进行确认。再根据库存、采购在途等进行订单数量的最终确认。确认后，进入采购环节。
3、请购单的要素
完整的请购单应包括以下要素： 
请购的部门；  
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请购物品所属项目； 
请购的用途；  
请购的物品名；  
请购的物品数量；  
请购的物品规格； 
请购物品的样品、图纸或技术资料等； 
请购物品的需求时间； 
请购如有特殊需要请备注； 
请购单填写人；  
请购的部门负责人；  
请购单的审核人； 
财务审核人；  
公司总经理。 
4、请购单及其提请规定
请购单应按照要素填写完整、清晰 ，由公司领导审
核批准后报采购部门。
请购部门在提交请购单时应要求采购部签字接收，请
购部门备份。
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涉及的采购物品种类、数量过多时可以以附件清单的
形式进行提交，同时清单的电子文档也需一并提交。
遇公司生产、生活急需的物资，公司领导不在的情况，
可以电话、邮件或其他形式请示，征得同意后提报采购部门，签字确认手续后补。
如果是单一来源采购或指定采购厂家及品牌的产品，
申请部门必须作出书面说明。
请购单使用公司规定的统一表单，请购部门有更改和
补充的，应以书面形式由公司领导签字后报采购部。 
5、公司物资申请采购的提请部门
公司生产经营所需的原材料、生产设备、辅件及其他
物品由生产部门提请。
公司设备维修、维护所需的备品备件、维修工具等物
品由生产部门提请。
公司生活及办公的物品、固定资产或其他生活及办公
项目由行政部门提请。
公司各部门专用的物资由各部门自行提请。
6、请购单的接收
采购部在接收请购单时应检查表单的填写是否按照规
定填写完整、清晰，检查请购是否经过公司领导审批。
接收请购单时应遵循无计划不采购、名称规格等不完
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整清晰不采购、图纸及技术资料不全不采购、库存已超储积压的物资不采购的原则。
联系仓库管理人员核查采购物资是否有库存，核对采
购台帐看在途采购的物资是否满足采购申请。
对于不符合规定和撤销的采购物资应及时通知申请采
购的部门。
7、请购单的分工处理
核对过的请购单，采购部应按照人员分工和岗位职责
进行分工处理。
对于紧急采购项目应优先处理。
无法按照申请部门需求日期完成采购的，应通知申请
部门。
重要的项目采购前应征求公司相关领导的建议。
8、采购周期的规定 
 根据采购物品的金额、特性、地域规定相应的采购周
期。
请购部门应按照公司规定的时间提前走请购单的审批
流程，以便采购部门能按时完成采购。
采购部如未能按时完成采购任务时应向公司领导说明
原因。
遇到紧急采购应汇报公司领导采取快速优