物业采购管理制度及采购流程.doc

物业采购管理制度及采购流程
一、目：
为加强采购筹划管理，保证公司各区域采购工作准时、按质地完毕，保证公司生产经营活动有序地进行，特制定本制度。
二、合用范畴
合用我司范畴内采购管理
三、内容
（一）总则：为加强采购工作管理，提高采购工作效率，制定本制度。所有采购人员及有关人员均应以本制度为根据开展工作。
（二）基本流程：采购需求—寻找供应商—询价、比价、议价—采购洽谈—合同订立—交货验收—质检—入库—筹划对账—财务结算
（三）采购流程图如下：
四、制度细则
（一）采购需求提请
1、定义：采购需求是指某部门依照生产经营需要拟定一种或几种物品，并按照规定格式填写，按照即定流程申请获得这些物品过程。
2、采购需求流程如图：

由需求部门填写，按着公司规定申请单格式，认真详细、清晰填写采购申请单各项数据（重点要素见细则规定）。填写后由填写人签字确认。
填报申请单
部门审核
总经理
采购部
由需求部门经理（负责人）进行审核，对申请采购物品用途、数量、规格等进行审核确认，签字后提交上一级主管领导。
总经理签字批准后，交由采购部进行采购。
采购部收到通过签字批准采购申请书，要对申请书内容进行核对，并与需求部门就采购物品规格、数量、到货日期进行确认。再依照库存、采购在途等进行订单数量最后确认。确认后，进入采购环节。
3、请购单要素
完整请购单应涉及如下要素： 
请购部门；  
请购物品所属项目； 
请购用途；  
请购物品名；  
请购物品数量；  
请购物品规格； 
请购物品样品、图纸或技术资料等； 
请购物品需求时间； 
请购如有特殊需要请备注； 
请购单填写人；  
请购部门负责人；  
请购单审核人； 
财务审核人；  
公司总经理。 
4、请购单及其提请规定
请购单应按照要素填写完整、清晰 ，由公司领导审
核批准后报采购部门。
请购部门在提交请购单时应规定采购部签字接受，请
购部门备份。
涉及采购物品种类、数量过多时可以以附件清单
形式进行提交，同步清单电子文档也需一并提交。
遇公司生产、生活急需物资，公司领导不在状况，
可以电话、邮件或其她形式请示，征得批准后提报采购部门，签字确认手续后补。
如果是单一来源采购或指定采购厂家及品牌产品，
申请部门必要作出书面阐明。
请购单使用公司规定统一表单，请购部门有更改和
补充，应以书面形式由公司领导签字后报采购部。 
5、公司物资申请采购提请部门
公司生产经营所需原材料、生产设备、辅件及其她
物品由生产部门提请。
公司设备维修、维护所需备品备件、维修工具等物
品由生产部门提请。
公司生活及办公物品、固定资产或其她生活及办公
项目由行政部门提请。
公司各部门专用物资由各部门自行提请。
6、请购单接受
采购部在接受请购单时应检查表单填写与否按照规
定填写完整、清晰，检查请购与否通过公司领导审批。
接受请购单时应遵循无筹划不采购、名称规格等不完
整清晰不采购、图纸及技术资料不全不采购、库存已超储积压物资不采购原则。
联系仓库管理人员核查采购物资与否有库存，核对采
购台帐看在途采购物资与否满足采购申请。
对于不符合规定和撤销采购物资应及时告知申请采
购部门。
7、请购单分工解决
核对过请购单，采购部应按照人员分工和岗位职责
进行分工解决。
对于紧急采购项目应优先解决。
无法按照申请部门需求日期完毕采购，应告知申请
部门。
重要项目采购前应征求公司有关领导建议。
8、采购周期规定 
 依照采购物品金额、特性、地区规定相应采购周
期。
请购部门应按照公司规定期间提前走请购单审批
流程，以便采购部门能准时完毕采购。
采购部如未能准时完毕采购任务时应向公司领导阐明
因素。
遇到紧急采购应报告公司领导采用迅速优先采购策
略。
（二）询价及其规定
询价请应认真审视请购单品名、规格、数量、名称，
理解其技术规定，遇到问题要应及时与请购部门沟通。
属于相似类型或属性近似产品应整顿、归类集中打
包采购。
对于紧急请购项目应优先解决。
所有采购项目上必要向生产厂家或供应商直接询价，
原则上尽量不通过其代理或各种中介机构询价。
对于请购部门需求物资或设备如有品质相似，成本
较低代替品可以推荐采购代替品。采购提出可代替品，一经被选用，做绩效考核加分。
对于请购部门需求物品，采购人员在采购过程中应当发现，采购物品