采购监督管理办法.doc

采购监督管理办法名称采购监督管理办法编号页数: 3 编制部门编制日期审核人审核日期批准人批准日期生效日期颁发部门分发部门集团公司各部门、各子公司一、目的: 加强采购管理,提升采购效率。二、适用范围: 采购活动过程三、定义:采购应当遵循公开透明原则、公平竞争原则、公正原则和诚实信用原则。四、权责: 全面监督检查采购流程的规范性五、内容: 采购流程执行监督 严格执行询议价程序物品采购必须有三家以上供应商提供报价,在权衡质量、价格、交货时间、售后服务、资信、客户群等因素的基础上进行综合评估,并与供应商进一步议定最终价格,临时性应急购买的物品除外。 采购会审、合同会签制度物品采购,合同签订必须经过有关部门参与,调研汇总各方意见,经高管审核。 职责分离货物的到库数量与质量验收采购人员不可参与。采购货物质量、数量、交货等出现问题时,应由生产子公司通知采购部门进行处理。 一致性原则采购人员采购的物品或服务必须与采购单所要求规格、型号、数量相一致。在市场条件不能满足采购部门要求或成本过高的情况下,及时反馈信息供申请部门更改采购单作参考。 物资采购监督要重点把握关键环节 采购计划的制定。编制采购计划的采购部门或人员可能在编制采购计划时超出实际的物资需求和库存物资平衡,还可能将一些实际并不需要的物品加入到采购计划中,以谋求部门或个人的私利。所以,在监督采购计划时应关注所采购物资是否必需以及怎样实施采购、采购的数量多少等。 供应商的选择。在目前市场下,绝大多数物资品种数量多、产品质量参差不齐、供应商资信等级差异,使采购部门有较大的选择余地,并可能成为牟取私利的空间。按照什么原则择优选用供应商,由谁来最终决定等问题都是监督的重点。 供应商的约束。在采购活动中供应商是监督的重点。主要体现在其是否遵守公司采购制度的各项规定,是否按公司采购制度的流程进行,是否各供应商之间相互串通,是否***采购经办或其他采购相关人员等方面。 采购价格的确定。采购价格的形成受多种因素变量的影响,物资产品质量等级、材质配置、技术配置、交货条件、税率额度等原因,都会使同样一种物资产品的采购价格不同。什么样的性价比对企业最有利是监督的关键点。 验收物资质量与数量。实际到货的物资数量与质量存在短缺和质量不能满足要求的情况,这需要验收人员把关。验收人员责任心和质量检测标准的把握成为监督的控制点。 货款的结算。采购合同签订并开始执行后,采购货款何时支付、支付金额大小、以何种方式支付是一个复杂的决策过程。货款结算及支付流程的有效执行是监督的控制点。 物资采购监督要重点关注核心人员 要从制度上规范采购人员的行为。对采购员实行采购物资质量保证制度, 对采购物资的质量实行"谁采购、谁负责",对采购过程实行透明作业。严防采购人员有意无意地将不应该透露的采购信息提前透露给供应商,编写采购审核表带有明显的倾向性,任由申购部门自行上报其需求数量和品目等,导致一些不必要的采购需求,也给供应商的推销游说大开方便之门;不顾具体情况、实际用途, 盲目攀比,追求名牌,造成“不求最好,但求最贵”的现象,未将应当进行招标采购的项目擅自缩小金额分批采购,为个人目的拒签或延迟签订采购合同等。