酒店会议团队服务方案.doc

酒店会议团队服务方案
怡侨假日酒店
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怡侨假日酒店会、总经理。
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11、与工程部的合作
会议支架（含布幅）、横幅及会议有关高空固定大型物件的布置，需提前一天通过电子邮件通知工程部，通知应包括工作项目名称、地点、完成时间等内容。
特殊环境布置需工程制作的、需提前通知工程部，同时将设计稿交于工程部，通知应写明完成时间。
通知工程部按时完成的项目，应检查确认按要求到位。
特殊制作项目还应及时与工程部指定工作人
员沟通尺寸、比例、制作工艺等事项。确保
按要求时间完成。
12、会标的收费
使用房间的会议收费，制作完毕后开具杂项收费单总台，统一向会议客户收费。
只使用宴会场所的客户收费，杂项收费单交宴会预订与会场费一起向客户收取。
标明使用地点、时间、会标名称及价格。
免费项目同时列收杂项收费单，标明免费。
13、审核会议特殊布置
审核会议客户特殊布置方案，按照酒店规定确认有无违反酒店规定的事项
有无不利酒店形象的内容或布置方式。
有无损坏其它酒店客人感受的布置形式。
有无会造成酒店设施损坏或不利于清洁留下后遗症的布置形式。
有无隐藏安全隐患的布置形式。
如有以上因素的应予以明确否定或向部门提出意见。
在方案上签署个人意见或向客户提供更好或变通的意见供跟踪人员与客户沟通。
确认最后与客户协商后的方案。
二、前厅部：
(一)、会议用房控制程序
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程 序
标 准
1、会议入住前一天
前厅主管每天上午查询第二天到店的会议情况。
前厅主管查看会议通知单，是否有特殊要求，如有，应提前准备。
前台查看一下房间是否已提前BLOCK ，并且准备好房卡，由前厅主管核查确认。
前厅主管通知好客房查看房间做好相应的准备。
客房预订、前台应控制好，预估第二天的出租情况，排房时应灵活运用，避免锁房冲突，为酒店争取最高利益。
2、会议入住当天
前台需知晓用餐地点及相关情况。
前台具体到店的客房数量和时间。
前厅主管对VIP或特殊要求及特殊付款的相关情况要了解清楚。
前厅主管应了解会议当中的特殊要求：会议室有否更改，会议室的布置，签到台及绿化的布置要求，幕布及指示牌有否特殊要求，会议中茶水点心的提供，用餐的具体要求，是否需要做好叫醒服务等。
前厅主管了解会议团队一天活动情况。
前厅主管将有关情况通知好相关部门及负责人。
前厅主管提前检查，确保每一项工作都已完成。
3．注意当日用房情况
前厅主管通知客房了解房态。
前厅主管了解客人确切的抵店时间、人数、用房数。
前台上午根据客房实际情况制锁房。
前台下午根据客房释放、房数控制锁房。
前台如有特殊情况，如客人延期等，应及时汇报前厅主管，及时解决。
（二）、迎候VIP 客人
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程 序
标 准
联系营销部和公司相关联系人
1、前厅主管确认重要客人抵店的时间。
前厅主管可以通过公司订房人员或客人航班号了解。
2、按照具体抵达时间，提前10分钟站立在大堂外等候
前厅主管需将准备好的欢迎准备，
提前安排安督部VIP客人的行李运送
前厅主管告知安督部VIP客人的姓名、房号。
VIP客人抵达酒店
当客人抵达时前厅主管应先用目光与客人接触，然后微笑着问候客人，说：“你好！Mr/,欢迎您光临明日大酒店。”如果是常客，说：“欢迎再次光临。”同时，应主动与客人握手问候（如果客人不是反对的话）。并且自我介绍：“我的名字是XX，我是酒店前厅主管，我将带您入住酒店。”如果有总经理或其他经理在周围，你可以介绍给客人，说：“,”并将客人介绍给总经理。
介绍房间设施给客人
前厅主管介绍房内照明开关和空调开关。
前厅主管介绍留言系统。
前厅主管介绍客房小酒吧。
前厅主管介绍电视节目。
前厅主管紧急安全设