七、公司文书收发制度.doc

七、公司文书收发制度
第一条范围
本公司文件(本公司及其事务所之间的书信、文件、传票、小包裹等)以及公司外文件的收发、分发等均按本制度执行。
第二条统管部门
文书的收发、分布等事务,由本公司及各事务所的总务部统一管理。
第三条部门文书责任者
在部处室中设文书负责人,负责本部门内文件的分发、保管等工作。
第四条文书的收受
对公司外来文书的接收由总务部收件室负责。
第五条收文的处理
收文中除亲启信函、挂号信、传递证明外,其余一般信函应全部拆封,拆封后,以件为单位将收文印章盖在文件上方空白处、将信封附上用别针别在一起。
收件室将全部收文的收受日期、发文单位、发文者姓名、文件标题、内容概要、分发地点等项目登在《收文簿》上,并将文件及收文簿一并交给总务部经销。
第六条审核以及分发批示
总务部经理在对文件及《收文簿》加以审核后,对收件室做出分发批示。
当总务部经理外出时,如有事务急需处理,可由副经理代理承担上述工作。
第七条分发
收件室将“收文簿”及文件分发各部门,各部门的文书负责人应该在收文簿上盖印签收。
第八条处部门内部文书处理
文书负责人在收到文件上加盖传阅印,并递交有关部门。
有关部门经理阅文后对文书负责人做出分发传阅的批示,文书负责人据此分发文件给有关工作人员。
在文书承办量、分发量较大的部门,可设文书整理簿,并据此处理文件。
第九条发送
文书的发送全部由总务部收件室负责,在特殊必要时亦可由适当的业务部办理。
第十条部门内总发送文书的处理
文书发送者在信封上写清收件人地点、姓名,并注明是否采用挂、快递等方式。
文书负责人将本部门文件分类别,请示发送。
第十一条发送的处理
总务部发件室将各部处室交来的所发文的发文日期、发送地点、发文者名称(全名)、内容等项目登记在“发文簿”上,贴好邮票投递出去。
第十二条投递
文件投递通常一天三次,按以下时间投出:
第一次上午十点;
第二次下