业主投诉处理标准作业规程.doc

业主投诉处理标准作业规程
一、目的:
规范物业管理投诉处理流程,确保业主的各类有效投诉能及时、有效地得到解决。
二、范围
适用于业主针对物业公司管理服务的有效投诉处理。
三、职责
1、管理处经理负责处理重要投诉。
2、客户服务部主管负责协助管理处经理处理一般轻微投诉,每月的投诉统计、分析、汇报工作。
3、管理处相关部门主管负责协助客户服务部主管和管理处经理处理本部门的被投诉事件,并及时向客户服务部反馈投诉处理信息。
4、客户服务部接待人员负责投诉现场接待工作。
四、程序要点
1、处理投诉的基本原则
接待投诉时,接待人员应严格遵守“礼貌、乐观、热情、友善、耐心、平等”的十二字服务方针,严禁与业主进行辩论、争吵。
2、投诉界定
地产相关类:由地产遗留问题引起的客户投诉(包括由于销售承诺没有兑现、质保期内房屋质量、共用设备设施质量问题等地产遗留问题)。
物业管理类:由于物业管理问题(服务态度、服务质量等)引起的客户投诉,分为客服管理、环境(保洁、绿化)管理、维修管理、安防管理四方面。按照影响程度分为轻微投诉和重大投诉。
轻微投诉:指由于物业管理服务工作不到位给业主造成的生活不便带来的影响,可以通过改进而较易得到解决或改进的投诉。
重大投诉:
①物业范围内,公司承诺或合同规定提供的服务没有实施或实施效果有明显差错,经业主多次提出而得不到解决的投诉;
②由于物业公司服务过程中由于管理责任给业主造成重大经济损失或人身伤害的。
③投诉在一个月内得不到合理解决的。
上级部门或政府传递的本物业公司范围内物业相关类投诉,包括公司内部及公司外部。
其它:由于非上述各类原因引起的且物业公司不负有直接管理责任,但通过物业管理单位的努力可以改善的抱怨,包括业主间的邻里纠纷、政府机关、企事业单位的行为或责任引起的投诉,如市政配套(供水、供电、供气、采暖、有线电视、宽频网、电话、交通)不完善或市政设施突发事件过多等。
3、投诉的处理流程
1)物业公司管理处在项目接管后,应向小区业主公布受理业主投诉的渠道。如物业公司及管理处受理投诉的电话、联系人、业主意见箱等,保证24小时均有人员受理业主投诉且投诉渠道便利、畅通。
2)管理处客服部人员负责接待业主投诉并对投诉事件进行分析。当接到业主投诉时,接待员首先代表被投诉部门向业主表示歉意,并立即在《业主投诉登记表》、《业主投诉处理单》中作好详细记录;
(1)记录内容如下:
――投诉事件的发生时间、地点;
――被投诉人或被投诉部门;
――业主的要求;
――业主的联系方式、方法。
(2)接待业主时应注意:
――请业主到沙发入座,耐心倾听业主投诉,并如实记录;
――必要时,通知客服主管或管理处经理出面解释;
――注意精神集中,适时地与业主进行交谈,不应只埋头记录。
(3)投诉的处理承诺:
重大投诉,当天呈送管理处经理进入处置程序;
轻微投诉,不超过2天或在业主要求的期限内解决。
3)客服部接待人员根据投诉内容10分钟内将《业主投诉处理单》发送到被投诉部门主管,被投诉部门主管在《业主投诉登记表》签收记录。客服部接待人员应将重大投诉经客服部主管当天转呈管理处经理。
4)投诉属于地产相关类,属于工程问题填写《工作联系单》,将投诉事件进行详细描述,并负责将《工作联系单》传递给地产