利用WORD和EXCEL特作考号标签的方法.doc

如何利用Word与Excel轻松制作考号标签、
学校的考号标签,就是在会考的时候,每个学生考桌上对应着一张标签,上面写明准考证号、姓名,班级等信息。本人就利用Office2003,过程如下:
一、准备学生数据:
现在一般学校存储学生资料基本都用Excel表格。所以应该说,学生数据整理不是一件很麻烦的事。不过,要注意,在Excel中,一个字段数据必须是一列(不能有合并单元格)。如姓名一列,考号一列,班级一列等。
二、利用Word邮件合并功能
Word中有邮件合并功能需要有一个主文档模板,所以我们先要设置一张标签的大小。我是这样做的:
(一)新建一个Word文档,在文档的左上角插入一个文本框(每张标签不大,可以用文本框界定范围),写入准考证号、姓名两个项目,(和EXCEL写的一样。)并定义好字体、字号等,这样做为一张考号标签足够大了,到时候,每个学生一张,剪切下来就可以了(当然,在这过程当中,文本框大小、字体大小,要反复调试才能得到满意的结果)。
(二)在Word中,将鼠标指向工具栏空白处,点击鼠标右键,弹出菜单,选择“邮件合并”,将“邮件合并”工具栏显示在界面上。
(三)点击工具栏上“打开数据源”命令,将前面准备好的“会考名单”Excel文件打开,弹出“选择表格”对话框,选择学生数据存放的工作表(默认名称是Sheet1、Sheet2、Sheet3、……,图上的名称是我自己定义的工作表名称),其他设置默认,点击“确定”。这样,就将数据源打开了,也激活了整个“邮件合并”工具栏。
(四)再点击“邮件合并”—“插入域”工具命令,弹出“插入合并域”对话框,在对话框中,显示的是在数据库中提取的字段名,将鼠标先后定位到准考证号、姓名班级之后,分别插入“准考证号”和“姓名”班级等域,(插入一个关闭一个,再将鼠标定位到下一个后面再点插入即可。
(五)最后,点击“邮件合并”—“合并到新文档”命令,生成一个新文档。这时有提示错误什么的如锁死等。不要问它,稍等片刻就会好的。
三、界面排版生成考号标签文档
新文档生成后,工作还没做完。因为每一个标签占用一张纸,这显然太浪费纸张。实际上,这是由于Word中的分节符在做怪,为了能使同一张纸放多张标签且不铺张浪费。我在排版的时候,又做了如下几步工作:
(一)利用“编辑”—“替换…”命令,弹出对