某某山东电力工程有限公司程序文件.doc

精品文档 hanqi2833 Q/ SSD- CX -2009 文件控制程序 1 目的对与公司质量管理体系有关的文件进行控制,确保各相关场所使用文件为有效版本。 2 范围适用于公司与质量管理体系有关的文件控制。 3 职责 3 .1 总经理负责批准发布质量手册和程序文件。 3 .2 管理者代表负责审核质量手册和程序文件。 企管部负责组织质量手册、程序文件及相关管理文件的编写和管理,并对所有受控文件进行更改、发放、回收、销毁及原稿的保存。 企管部负责对公司外来文件的管理、控制。 各部门负责各自相关业务文件的编制、使用和保管。 4 工作程序 4 .1 文件分类及保管 按文件性质分类 a )质量手册(包括形成文件的质量方针和质量目标); b) 程序文件; c) 作业文件: 1 )管理类文件:如质量策划形成的文件包括质量计划、岗位职责、规章制度等文件,以及标准和顾客要求而形成的其他管理性文件。 2 )技术类文件:如产品设计图稿、工艺文件、作业指导书、产品标准、检验准则、试验规程,以及其他有关产品试验过程中的技术文件; 3 )行政性文件:如与质量管理体系有关的聘任书、奖罚通报等。 d )标准要求的记录; e )外来文件:法律法规、行业标准、顾客提供的图样及知识产权类资料和供方提供的有关资料。 按文件载体分类: a) 纸介质文件; b) 非纸介质文件。 文件的编号 质量手册、程序文件和其他体系文件(除标准化文件外)的编号原则:以企业标准代号为分子、以公司代号为文件分类号、标准章号、顺序号、短横线、发布年号为分母, 分子与分母之间以斜线隔开。精品文档 hanqi2833 a) 企业标准代号用 Q 表示; b) 公司代号用 SSD (盛世达)表示; c) 类别代号用 2-3 个汉语拼音表示; 1 )质量手册“SC”; 2 )程序文件“ CX”; 3 )作业文件:“ ZY”。 d) 序号指本章节的文件顺序号,质量手册不标章节号、顺序号; e) 发布年份用阿拉伯数字 4 位数例:程序文件编号 Q/ SSD — — XXXX 发布年号标准章节号程序文件类别代号公司代码企业标准代号 标准化技术文件编号遵守相关规定。 记录编号在《记录控制程序》中规定。 外来文件编号按原来的编号。文件的编号由文件编写人员从企管部取得, 企管部应填写文件名称、文件号等文件编号记录。 文件的编写、审核、批准、发放文件发布前应得批准,以确保文件是充分的、适宜的; a) 质量手册由企管部负责组织编写, 由管理者代表审核, 上报总经理批准发布, 由企管部负责备案、登记、发放; b) 程序文件由各部门负责人组织编写、汇总, 由管理者代表审核, 报总经理批准发布, 企管部负责备案、登记、发放; c) 作业文件由相关部门人员编写,部门负责人审核,报公司主管领导批准,由企管部备案、登记、发放; d) 应确保文件使用的各场所都应得到相关文件的适用版本。企管部对文件的发放、回收进行控制,应填写和建立《文件发放、回收记录》。 文件的受控状况文件分为“受控”和“非受控”两大类, 凡与质量体系运行紧密相关的文件应为受控, 由企管部按规定执行发放。所有受控文件必须在该文件封面加盖表明其受控状态的印章,并注明分发号。 文件的更改 a) 质量手册由企管部组织更改、填写《文件更改通知单》,经管理者代表审核,上报总经理批精品文档 hanqi2833 准后更改,由企管部组织实施。企管部应保留文件更改内容的记录; b) 其他体系文件的更改由各相应主管部门填写《文件更改通知单》,经原审批部门或负责人审批,再由各相应部门指定人员进行更改,由企管部办理更改后发放、处理。 c )所有被更改的原文件必须由企管部负责收回处理,以确保文件有效、惟一。 文件的领用 a) 文件使用者应填写《文件发放/ 回收记录》,经相应主管部门负责人审批方可领用; b) 因破损而重新领用的新文件,分发号不变,企管部收回相应旧文件;因丢失而补发的文件, 应给予新的分发号,并注明已丢失的文件的分发号失效;企管部作好相应发放签收记录。 文件的保存、作废与销毁 .1 文件的保存 a) 与质量管理体系相关的文件都必须分类存放在干燥通风,安全的地方; b) 各部门文件由各部门保管, 企管部每六个月对各部门文件保管情况进行检查; c) 对受控文件,各部门负责人员应及时填写本部门使用文件的《受控文件清单》。如内容与领用有变化,应通知企管部; d) 任何人不得在受控文件上乱涂画改,不准私自外借,确保文件的清晰、易于识别和检索。 .2 文件的作废与销毁 a) 所有失效或作废文件由企管部