会议组织的实践与技巧.ppt

如何组织会议
实践与技巧
精选课件
主要内容
一、会议准备
二、参加会议
三、会议的组织
四、会议后的工作
五、群体、班组和会议的关系
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个基本原则
决定讨论主题
明确讨论范围
确保人们围绕主题依次发言
尽可能做到公正，尽全力避免与会者的争论
确保其他成员了解会议进展情况
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精选课件
过程引导的四个步骤
识别主题/问题——应清楚地加以说明
交换和开发建议——在解决问题之前，收集和解
释依据
评价不同方案——列出不同方案，预测每个方案
地可能结果（时间、成本、资源、政治因素）
选择行动计划——决定“谁”、“何地”、“何时”、
“怎样做”。
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不同类型会议主席的主要职责排序
社会领导型主席 决策型主席

作出决定 促进讨论
会议控制 会议引导
应付隐秘议程 会议控制
会议引导 应付隐秘议程
促进讨论 作出决定
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一般与会者的职责
态度
准备
认识群体过程
有效的与会者应具备下列技巧：
决定是否出席会议
准备（有准备地带着问题参加会议）
准时与会。
就某些模糊问题或疑点征询清晰解释。
给出信息时，力求精确切题。
倾听
支持他人
确保公平参与
反对要有根据
以能提高团队绩效地方式行事
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会议工作人员的职责
会议之前 会议期间 会议之后
主席


1 提出和理解计划处理 1 准时开始 1 核实秘书或记录员
的业务项目 准备的备忘录草稿
2 准备议程草案 2 清楚地介绍主题 2 监控进展
3 确使与会者得知会议目标、 3 获得有力的发言
时间和地点及会议议程
4 保证会议室的合理布置
（座位安排、文件、饮水、
烟灰缸等细节）
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秘书或记录员

1 从以前的记录或新的 1 提前到达 1 起草备忘录
信息源收集资料
2 起草会议议程，主次 2 将会议室准备就绪 2 交主席批准
顺序安排
3 得到主席的批准 3 提交所有必要文件 3 两天内发给与会者
4 发送会议通知和议程 4 记录进程 4 必要时根据备忘录
5 避免不明确的讨论 和监督者的要求发布告示
或通过含糊不清的决策
6 协助主席
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精选课件
会议成员
1 通知秘书/主席列入 1 准时出席 1 阅读、审核备忘录
议程的事项
2 阅读所有文件 2 按照会议要求发言 2 执行行动计划，必
3 如果合适，准备自己 3 记录会议决定及需 要时进行汇报
的支持性文件 要采取的行动
4 向秘书说明需要纠正