行政办公室管理.doc

十、行政办公室管理
为完善公司的行政管理机制,建立规范化的行政管理,提高行政管理水平和工作效率使公司各项行政工作有章可循,照章办事,特定本制度。
(一)请示报告制度:
、重大事件和其他重要情况,同时请示及时处理的意见。
、电话通知和交办的急事,并根据领导的批示意见,及时有效地处理好这些工作。
,立即请示报告,并根据领导批示意见立即办妥,事后汇报办理情况。
,应请示报告,在取得领导明确批示意见后,即开展工作。
为提高我司公文办理工作的效率和质量,实现公文办理工作的制度化、规范化和科学化,根据公文办理的相关规定,结合我司实际情况,特制订本制度。
由公司颁布的公司级文件、管理制度和办法、通知和公告等文件。
收文办理
外单位所有来文及各部门接到的文件、通知等,应统一由行政人事部办理收文手续。
收文办理的程序一般包括:签收、编号、登记、分送、阅批、分办、催办、保管、归档、销毁等。
行政人事部接到来文后,要认真清点,核对并逐件编号,粘贴文件传阅处理单,并登记收文登记簿。
行政人事部按照文件的内容和性质进行分送,相关领导阅示后,由行政人事部按领导批示意见进行分办。
传阅文件应于两天内阅毕;有办理期限的,应按规定时限办结。
办理完毕的来文应由行政人事部进行归档。
各部门在办理来文过程中,要严格执行有关保密制度,防止泄漏事件发生。
保密件应单独编号,并于收到当日相关领导处阅示,阅完后单独保管,并做好保密件的清退工作。
发问办理
第十一条凡需统一编制公司文号的公文,纳入发文范围。
第十二条发文办理的程序一般包括:拟稿、校对、审核、签发(批准)、登记、印发、归档、销毁等。
第十三条凡需制发的公文,需填制《公司文件发放申请表》,必须由编制人签字,不需会签的文件由该部门负责人审核签字,需会签的文件经有关处室会签后,最后统一交到行政人事部审核签发。
第十四条经签发的公文,统一由行政人事部编制文号并下发。
第十五条签发后的公文,未经批准,不得改动。
第十六条公文办完后,行政人事部应及时将公文的签发稿、正文和有关材料整理归档。
其他
第十七条其他对外报送的材料,由行政人事部填写对外报送材料登记簿,经相关领导审核批准后方可对外报送。
第十八条公文编号见《文件分类和编号规则》
第十九条本制度自下发之日起执行,最终解释权归行政人事部所有。
第四章文印室管理规定
第一条文印室人员应遵守公司的保密规定,禁止非文印室人员进入文印室,不泄露工作中接触的公司保密事项。
打印文件,应按文件收发规定由主管领导签署,传真、复印由部门经理签署。
打印文件、传真、复印文件资料,均需分类逐项登记,以备查验。
文印室人员必须按时、按质、按量完成每项打字、传真、复印任务,不得积压或迟误。工作任务紧张时,应加班完成。工作中如遇不清楚的地方,应及时与有关人员校对清楚。
传真、文件复印件应及时发给有关人员,因积压迟误而致工作失误、损失的,追究当事人的责任。
复印机由专人管理,其他人员使用必须得到复印机管理人员允许。
原则上不接受外单位、个人的资料打印、复印,如确实需要,经行政人事部经理批准后办理登记收费手续。收费标准按市场价格由财务部确定