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跟单员需要了解的外贸出口单证流程的基本知识
服装跟单员在跟单工作中总是要接触很多关于出口方面的知识,所以新手在上手的时候一定会有很多需要了解和熟悉的地方,现在我就跟大家讲下关于服装跟单中外贸出口单证流程的基本知识吧。

:跟单员在工作时需要知道,在客户下订Purchase Order之前,都会有相关的Order Inquiry给业务部,做一些细节上的了解。
:业务部及时回复客人查询,确定货物品名、型号、数量、交货期、付款方式、包装规格、港口(空运机场)及柜型等,等和客户确定业务时, Proforma Invoice or sales contract or offer sheet 给客户做正式报价。
2,跟单通,使用跟单通软件对整个订单流程进行跟踪管理。
:经过洽谈,收到客户正式的订单 Purchase Order or sales contract。
:得到客人的订单确认后,给工厂下订单(工厂自己安排生产计划),安排生产计划。
:业务部收到订单后,首先做出业务审核表。按“出口合同审核表”的项目如实填写,尽可能将各种预计费用都列明。合同审批需附上客人订单传真件,与工厂的收购合同。审核表要由业务员签名,部门经理审批,再交管理部人员审核后才能执行。如金额较大的,或有预付款和佣金等条款的,要经公司总经理审批才行。合同审批之后制成工作任务单,交给部门跟单员跟进。
:业务部在确定交货期后,满足下列情况可下达生产通知, 通知工厂按时生产:
:如果是L/C付款的客户,通常是在交货期前1个月确认L/C已经收到,收到L/C后需业务员和单证员分别审查信用证,检查是否存在错误,交货期能否保障,及其他可能的问题,如有问题应立即请客人修改L/C。
:如果是T/T付款的客户,要确认定金已经到账。
:如果是远期L/C, D/A等条款收汇方式的客户(不推荐运用这种方式),需经总经理确认批准。
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:在交货期前一周,要通知公司验货员验货(部门跟单员跟进)。
:如果客人要自己或指定验货人员来验货的,要在交货期一周前,约客户查货并将查货日期告知外贸部。
:如果客人指定由第三方验货公司或公证行等验货的,要在交货期两周前与验货公司联系,预约验货时间,确保在交货期前安排好时间。确定后将验货时间通知工厂。
: 在收到客户正式的订单时,应制作出口合同, 出口商业发票,装箱单,出口货物托运单,核销单, 报关单, 报关委托书, 报验委托书(工厂的外贸人员还需要准备: 商检换证凭单,纸箱检验单) 等文件.(应由单证员制作,交给业务跟单员跟进)。
:如果是国家法定商检产品,在给工厂下订单时要说明商检要求,并提供出口合同,发票, 装箱单等商检所需资料。而且要告诉工厂产品的出口口岸,便于工厂办理商检。应在发货一周之前拿到商检换证凭单/条。
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CHINA条款,通常客人会指定运输代理公司或船公司。应尽早与货代联系,告知发货意向,了解将要安排的出口口岸,船期等情况,确认工厂的交货能否早于开船期至少一周以前,以及船期能否达到客人要求的交货期。应在交货期7天之前向货运公司发出书面定仓