参观接待流程和指引通用版.docx

Modified by JEEP on December 26th, 2020.
参观接待流程和指引通用版
xxx参观接待流程和指引
前 言
[适用范围]：公司各部门
[规范目的]：为规范公司对外接待的管公共关系扩大宣传效果兼顾公司机密特制订本规定，此规定从颁布之日起执行，请各部门员工严格按照规定执行公司接待事务。
附件一 xxx客户来访接待流程图
了解来访单位、领队、人数、目的、时间
接收来宾信息
了解到访时间、接送要求、预订酒店、预定返程票等
实施接待前的准备
申请部门填写新客户来访接待通知单
成立接待小组
欢迎横幅
接待前会议准备
投影仪调试
预订酒店
预定返程票
安排会议室
宾客接送
会议室整理
驾驶员准时接送
办公楼门前迎宾
茶水等准备
接待部门或有关领导
参加人员通知
打开空调或灯光
按领导安排订餐
会议中接待服务
斟茶倒水服务
接待部门领取参观牌
参观工厂
会谈结束送宾客
会议结束收拾

接待部门和有关领导陪同
就餐
送往酒店协助办理登记
酒店住宿
送客人到机场车站
送客人返程
交接预订票务
注：1、 为接待部门执行， 为接待小组执行。
2、 为需要才执行的流程， 为必须执行的流程
附件二
xxx客户来访接待人员职责说明
一、接待接口人
1、处理接待信息
一般有两个来源：一是客人直接向管理工程部提出；二是对接客户人员提出的接待需求。并要有相关领导批准，并对其要求参观交流的内容进行审查控制。
2、确定接待负责人
根据来访内容协调确定接待负责人及接待助理，并向接待负责人及接待助理提供申请方的基本信息及联系方式。
3、归档保存接待记录
接待接口人归档，建立客户接待信息库，对其中有价值的信息知会相关领导。
每月向干部处及相关主管提交接待人员的表现情况，作为工作考核参考。
4、资料维护
负责组织对交流资料的维护。每半年检查更新一次，督促各资料编写人更新内容。要符合公司宣传策略，把好信息保密关。
二、接待助理人
1、进行接待安排
①制定详细接待计划。
②确定来访的议题及来访时间、地点。
③明确双方与会人数、人员姓名、职位。
④作好接待日程安排及议程安排。
⑤与接待负责人确认此接待计划。
⑥礼品资料准备。
⑦会议准备。
⑧填写任务令及工作联络单联系相关部门准备。
2、接待工作记录/意见反馈
①填写《接待记录》，记录会谈的内容、来访人员的信息资料等。
②接待后组织会议，收集意见。
三、接待负责人
实施接待：主持接待，按接待议程陪同客人参观，为客人讲解与客人交流。
附件三
xxx客户来访接待注意事项
一、接待注意事项：
1、接机
①举的牌子应该有公司名、人名和欢迎辞。
②客人来了要主动接行李，而且要挑最重的，就算推辞也要接过来。
③接机的车子要按生意情况和来人官阶来定。
2、吃饭（根据情况选定餐厅）
饭桌上谈生意是中国的特色。顾客定方向，主人定消费额度。菜的个数应该比人数多一道，酒水占总金额的40%。问过客人之后再定餐厅，菜可以先点好，依照客户进行小改动。
3、酒店
根据客人需求和级别来订酒店。（三星——五星）具体方案由行政部制定。
二、特别注意事项
4、送礼
送礼；酒店是最好的地方。，谈到最多的人就是送礼对象。，再用大概两倍于它的工资的钱活动。
5、合影
这是大部分民营企业忽略的一点。即拍即印，再配上高档相框的合影也许会让客户收藏一辈子。
6、必要摆放
在客户座位前应该有名牌，包括公司和姓名，如果官位比较大也要写上职位。还要笔记本，有关公司的书面资料等。
7、幻灯片
对于公司的历史要简明扼要，而关于两公司的合作历史要详之又详。对于自己满足客户的能力要着重介绍，一定要真实，但不用什么都说。
8、参观厂房
在顾客来之前就要准备演示，需要有人通知客人即将参观的车间，而且要专人展示（只展示基础的东西）。但核心技术要说的比较深奥，而且没必要展示。
9、反馈
在最末一次餐饭上，一定要问一下宾客他们的感受，一个为了改善自我，另外也为了了解情况。
附件四
xxx客户来访接待人员着装要求事项
一、男士：
1、衬衫、领带、西装（成套）、皮鞋。
2、不需留长发、蓄长须，留长指甲；整体仪表干净整洁。
二、女士：
1、职业套装/套裙、正装连衣裙、衬衫一步裙/西裤、丝袜（