中原2011年08月报告PPT成文技巧.ppt

报告PPT成文技巧
本课程的三个主要内容
1、目标、问题和建议的正确表达
2、在数据和结论之间建立联系的方法或技巧
3、如何使用图表
我们在PPT正文中为什么要重视成文的技巧?
“散会吧,我们回去消化一下,报告的内容量太大了。”
“我们详细的看过报告后,认为如下18个问题需要你们重新解释……”
“我坚持认为我们应该做大旅游,发展其他产业,因为我一直记得你们在案例分析里提到,所有目的地型的度假区,旅游也都不超过40%……”
报告正文需要与听众形成有效的沟通
报告正文的任务:
第三,节约时间,提升效率;
第二,清晰沟通,准确传达;
第一,达成结果,完成任务。
如何高效地进行沟通?
提高沟通的效能:
沟通是为了解决问题,要有明确的、有价值的思想
提高沟通的效率:
沟通要让对方准确快速地理解你的意思,掌握关键点
好的成文促进了有效沟通和形成固化的工作习惯,这种习惯能够得到逐渐培养和巩固
只有原则是持久的,只有固定的方法是最有杀伤力的。
有序的思维和工作方式并不会扼杀灵感及创造力,反而会助长灵感及创造力的产生。
我们的认识:
报告成文框架和方法应该尽可能固定下来,以便将更多精力用于解决问题。
“知道”不等于“做得”,“做得”不等于习惯性做得。
固定的方法不是一种习惯,而是一种能力。
我们今天主要探讨报告正文(主报告)的写作要点
由于汇报正文PPT和附件PPT应有不同的分工和成文方法,应区别对待。
在汇报前需要评估听众的关注重点,并在正文汇报中有所侧重。
报告正文
报告附件
需要在会议中汇报讲解的主要结论和结论性的观点
目标/约束条件/情境/关键问题
结论性的行动步骤建议
经济测算的主要结果
详尽的分析思路和研究过程
案例的细节
市场调研的分篇总结
具体专题
经济测算的详细表格
我们首先看一下顾问主报告的精简框架,它分为五个步骤
所有的项目和解决方案,都应该先从目标和约束条件出发。
目标体系的建立,有可能在和委托方沟通后得出,也有可能经过系统研究来达成明确的一致
分析情境&约束
建立目标体系
形成问题体系
提供解决方案
陈述(提出)问题
1
2
3
4
5
情境和约束分析的目的不是为了讲清楚现状,而是在和目标作对比之后,找到现实与目标之间的差距。
分析问题的过程,就是寻找、选择和确定解决方案
解决方案应该具有系统性,来解决系统性的问题。
分析问题
本课程的三个主要内容
1、目标、问题和建议的正确表达
2、在数据和结论之间建立联系的方法或技巧
3、如何使用图表
正文框架的误区——建立目标体系
建立目标体系
目标并非真实有效,不切实际
目标不明确、不具体,过于宽泛
对于影响目标实现的约束条件未能充分考虑
关于客户目标和问题,我们应该尝试回答五个背景问题,有助于我们所认知的客户目标真实而有效
在建立目标体系和提出问题时,表述不清楚往往是因为没有将其系统想清楚
将观点成文的过程,也是反思思路和验证假设的过程
真实而有效的目标

哪些是你的听众?
谁有决策权,谁会执行?

哪些是决策者较为关心的问题?
你如何协调各利益方的目的?

哪些因素将不被考虑

决策者将如何判断某解决问题的方案是否成功
?
目标-情境-问题分析