会议管理制度指引操作流程SOP.doc

文件制/修订履历纪要记录
文件属性
□一阶
□二阶
■三阶
制定部门:
分发部门:
总经办
受控状态:
文件履历纪录
制/修订
日期
追溯号
内容摘要
修订页码
版本
制定
审核
核准
***
-
发行
--

***
文件会审
部门
签核
部门
签核
目的:
为加强集团总经办会议管理规范化和有序化,提高会议的效率,特制定本细则。
范围/定义(或说明):
:先适用于中泰股份总经办全体成员。
:
:负责负责制订、修改、完善本流程,组织本部门对本流程适时检讨。
。

总经办例会
例会由总经办全体人员参加,主要为例行讨论部门议题,直接向吴总汇报。
例会的时间:时间固定在每周一晚上19点开始,如有变动另行通知。
周例会的地点:原则上在离办公地点最近的办公室,具体由总经办助理负责。
会议记录及追踪:由组织管理部负责记录,并于会后小组讨论形成会议纪要。
存档追踪:由总经办助理打印后交组织管理部负责人审核后,吴总签字存档。
总经办每天晨会
晨会由总经办全体人员在操场参加,先集体进行早操训练,然后分小组讨论。
晨会的时间:时间固定在每天早上07:50分开始,如下雨则取消。
晨会小组讨论以公司及部门或当日重要事件为主,控制在10分钟内。
总经理专题会议(人数不限)及公司跨部门中大型会议(超过30人及以上)
专题会议及中大型会议,会议组织过程包括以下几个步骤:
确立会议议题:会议的议题包括但不限于公司各事业部提出、高层决议、总经办收集
等。经吴总或姚总同意,即可召开会议。
安排会议议程:对定期的常规会议,在会前应明确该次会议主题和临时出席或列席人
员。对不定期的重要会议,承办人应提出会议企划报告,该报告包括:1、会议名称;
2、会议主旨和目标;3、会议议项;4、会议时间;5、会议议程;6、会议主持人;7、
出席人员(名单);8、会议财务(支出收入)预算;9、现有筹备情况及进展;10、筹
划备时间进度等。该报告批准后方执行。
发出会议通知。通知内容包括:时间、地点、出席人、议题、议程、编组等;方式:
由会议承办人通过口头或书面形式发出,注意口头仅适用于例会召开的确认;出席会议
的重要或主要人员,应通过电话、微信等方式确认是否能如期出席,并做出相应安排。
通知时间:根据会议要项拟订会议通知,并提前发送。
会务准备。会务准备包括以下内容:会议场所布置座次布局、会议需用设备的准备与
调试、出席者主宾座次铭牌、签到簿、桌椅、投影仪和麦克风及播放系统测试、录音工
具、饮料、水果或点心(有宾客才考虑)、白板笔等。根据会议的内容和性质的不同进
行相应的准备。
做会议记录和摄像、录音(保密会议及会议主持人明确指示取消摄像或录音除外):指
定部门召集的会议,由指定部门负责会