公司会议费管理办法.doc

第一章总则
第一条为规范公司(以下简称公司)会议费管理,统一会议费开支标准,厉行勤俭节约,严格成本控制,在总结公司会议管理制度执行情况基础上,结合公司管理实际,特制定本办法。
第二条本办法所指会议费,是指公司本部各部门、所属各单位、各直管项目部因召开和参加会议所发生的费用支出,包括会议期间的食宿费、会场租赁费、会场布置费、设备租赁费、文件资料印刷费等。
第二章职责分工
第三条总经理办公室为公司本部会议费的归口管理部门。主要职责是:
1、建立健全公司会议费管理制度和标准;
2、组织研究、完善、监督、执行本部会议费的审批和报销程序;
3、组织定期盘点、分析、通报本部会议费使用情况。
第四条公司本部各部门、各直管项目部为公司会议费的使用部门。主要职责是:
1、严格执行本办法有关规定;结合实际细化会议费管控措施;
2、编制、上报、执行会议费年度计划;
3、定期汇总、分析会议费使用情况;
4、对公司会议费管控提出合理化建议。
第三章管理标准与要求
第五条依据公司下达的会议费指标,公司对会议费实行总额控制。
第六条公司内部会议分类及会议组织参照会议管理制度进行。
第七条精简会议数量,控制会议规模。内部会议场所能满足会议要求的,不在外部租赁会议场所;可以合并召开的专业会议,要合并召开;充分利用现代化手段召开电视电话会议和视频网络会议(按《公司视频会议管理办法》执行),减少和避免参会人员往来奔波以及由此发生的费用支出。
第八条在公司内部会议场所召开的各类会议,遵照公司会议管理制度有关规定执行;使用公司本部会议室的,由会议组织部门(或单位、直管项目部)在信息网上履行申请程序(《本部会议室使用申请单》见附件1)。
第九条公司本部各部门拟在外部场所租用会场召开会议,须于每年1月底前填写《外部场所会议计划表》,见附件2),经部门分管领导审核后,提交总经理办公室汇总,形成公司本部外部场所年度会议计划,报主管经营副总经理审批
。
第十条公司所属各单位、各直管项目部根据公司下达会议费预算指标,结合实际制定具体管控措施,严格控制在外部场所召开会议。
第十一条纳入公司本部外部场所年度会议计划的会议,由会议组织部门提前填写《外部场所召开会议申请表》(见附件3),经总经理办公室负责人签字后实施;未纳入年度计划,确因工作需要临时申请在外部场所举办会议,费用预算在3万元以内,经部门分管领导同意、总经理办公室负责人签字后实施。费用预算超过3万元的,须经公司主管经营副总经理审批方可实施。
第十二条上级有关部门、单位委托公司本部各部门组织各类会议,会议承办部门须提前填写《承办会议审批表》(见附件4),附上级有关部门(单位)委托办会通知,报部门分管领导审核、总经理办公室负责人签字、主管经营副总经理审批后执行。承办会议所收取的会议费应冲减会议费预算。承办会议费用预算超过5万元时,须经公司总经理审批。委托承办会议的书面通知、费用预算、实际费用发生情况等资料要及时归集留存,以便会后向会议委托单位(部门)结算相关费用。
第十三条公司所属各单位、本部各部门、各直管项目部召开会议,尤其是在公司外部租赁会议场所召开会议
,要严格控制各项费用支出,不得借开会名义变相旅游、发放礼品。
第十四条严格控制各类庆典活动,特殊原因需要举办的,须事先履行申请审批程序,提交费用