项目四 会议善后工作.ppt

项目四会议善后工作
【学****目标】
会议结束以后秘书人员的工作仍然没有结束, 必须做好善后工作, 以保证会议善始善终。会议善后工作主要包括参会人员送别、会场清理、会费结算、会议文件的清退、收集、整理与归档, 会议决定事项的落实, 会议评估与总结几个方面。
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【知识目标】
了解会议善后工作内容
熟悉掌握引导退场规范及方法
掌握会议记录整理的内容和方法
掌握会议评估的内容和方法
【能力目标】
能熟练地引导与会人员退场
能够完成会议纪要、消息和会议简报的写作
能够将会议文件收集齐全, 完成会议文件的归档工作
能够对会议进行评估, 并写出总结报告
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任务一参会人员送别
一、引导与会者安全退场
( 一) 引导与会者退场
大中型会议都需要会务人员引导与会者有秩序地退场。首先, 会务人员应打开会议厅( 会议室) 的所有出口, 避免离场时出现拥挤现象。其次, 会务人员应该先引导主席台上或第一排的领导们离开会场。如果会场有多余的退场通道, 与会领导和其他人员可以各行其道, 同时退场。
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一、引导与会者安全退场
( 二) 引导车辆驶离
大型会议, 车辆较多, 散会时, 会务人员就要引导各类车辆安全离开会议停车场。为使会议车辆离场工作简便易行, 在会前会务人员应做好车辆泊位安排, 尤其是对使用车辆或与会人员自带车辆较多的会议( 在当地开会多出现此种情况) , 更应该做好车辆安排工作, 提前划分好停车区
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二、离会服务工作
从与会者报到至与会者离开, 会议的承办者要做好***服务, 哪一个环节不周到,都会影响大会的质量, 影响与会者对承办者的印象。有些会务承办者只注重会前准备和会中服务, 而忽略了离会服务工作, 造成虎头蛇尾现象, 给与会者留下不好的印象, 也影响自身形象。因此, 会务工作人员必须注重离会服务工作, 有外地人员参加的大中型会议,做好大会的离会工作尤为重要。
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二、离会服务工作
( 一) 和与会人员清理结算账目
会议费用的承担大致有三种情况: 一是会议所有费用都由主办方承担; 二是主办方担负会务费, 其他费用由与会者自理; 三是所有费用都由与会者担负, 承办方只负责会务组织和服务。究竟如何承担, 会议通知上一般都写得很清楚。会议一结束, 会务主办方就要安排与会者结算会务费用, 同时向缴费者提供相关发票, 以供与会者回单位后报销。
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二、离会服务工作
( 1 ) 由主办方承担全部费用的会议。由主办方承担全部费用的会议, 结算项目和其他情况基本相同, 但结算程序相对复杂。结算程序则是从发会议邀请函时就要做好准备, 会议回执项目要设计齐全, 并要求与会者准确填写个人信息, 以免非参会人员参会, 增加会议负担。会议回执不仅包括参会者的姓名、性别和职务, 还要写清每个单位参会的人数
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二、离会服务工作
( 2 ) 主办方担负会务费, 其他费用由与会者自理的会议。这里的其他费用一般包括住宿费、餐饮费、车船机票费及旅游参观费用等。有的会议旅游参观费用也由主办方承担,与会者参会是由原单位同意的, 原单位会负责报销住宿费和车船费, 其他费用则一般不予报销。
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二、离会服务工作
( 3 ) 所有费用都由与会者担负, 承办方只负责会务组织和服务的会议。这种付费方式的会议一般是由会议公司来承办, 会议组织者要为与会者开清以下发票: 其一是会议费发票。开会费发票有两种情况: 一是会务组人员在与会者报到交会议费时, 就随手开好会费发票; 二是先开据会费收据, 等会议结束时, 让与会者用收据换取发票。其二, 开具住宿费发票。
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