补充协议及函件签订控制流程.doc

补充协议及函件签订控制流程
1目的
为规范合同履行过程中补充协议、往来函件的发送及签订行为,结合公司的实际情况,特制定本制度。
2适用范围
适用于总公司、分子公司管理全过程。
3管理职责

负责对待签订的补充协议、往来函件进行最终审核及审批。

负责组织分管部门以会议或者其它形式确定补充协议的签订、发送函件的必要性,并进行内容审核及审批。
(生产部、经营部、技术部等)
。负责指导经营部内业对补充协议及其它往来函件的拟写。
。建立健全客户台账,为是否有必要办理相关函件提供依据,同时负责搜集整理各类公司制订的函件模板,根据经营部经理指导进行修改和拟写。
。负责待签订协议或发出函件的最终办理,配合完成登记及存档工作。

按照部门工作职责的要求整理各项数据及凭证,建立健全客户台账,为是否有必要办理相关函件提供依据并对函件中金额及价格进行最终确认。

负责文件的存档及借阅管理。
4细则

在合同履行过程中发生需签订补充协议或发送其它函件以完善和变更主合同信息的,其是否必要由生产单位分管副总组织以会议或者其它形式确定,由对应部们内业在部门经理指导下拟写。

所有对外发出的补充协议及函件必须进行评审,未经评审私自发出或签订,为公司带来损失的,将按照公司现行管理制度进行追责。
(如调价补充协议、调价函、催款函等)及日常函件,应按照现行模板进行单位、数据、时间修改后,按照内业-经理-财务部(如不涉及财务数据可省略)-分管副总-生产单位总经理流程进行内部审批,即视为审批完成。
(如除价格调价外补充协议、抵款协议、三方协议等),由生产单位与对方单位达成初步意向后形成待评审文件按照待签合同评审流程进行审批。
、签订
、催款函等履行告知义务性函件,可选择邮寄或指派人员送达方式进行送达;邮寄送达的,须保留邮寄单;指派人员送达方式进行送达的,须保留签收回执原件。按照前述方式完成送达工作后,方可即视为送达事项办理完成。
,应邮寄至合同中约定的送达地址,无约定的应邮寄至对方单位住所地;
(业务员)直接送达对方单位的,在送出前经营部内业应制作签收回执单交指派人员,业务员在送达的同时完善送达回执,经对方盖章(公章或项目章)或签字(合同签字人、合规结算签字人或合同约定签收人)视为有效签收;合同(