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CAD电子文件归档的方法
   信息化正在得到广泛的应用,信息化对整个社会的影响是巨大的。在工程设计领域,已基本实现了计算机辅助设计,设计的完全计算机化,产生了大量的电子化设计文件,对于如何更好的归档及管理这些电子化文件显得日益重要,本文将就如何解决电子文件资料代替纸质文件资料进行存档做—些探讨。
一、问题的提出
    工程设计所产生的主要文件是设计图纸,其档案管理无论对设计院本身的知识积累还是对被设计对象今后的管理都是非常重要的,目前工程设计行业CAD的出图率已接近100%。面对CAD电子文件资料作为企业的知识产权及其修改变更方便、可重复利用提高设计效率等特点,各单位也日益重视到对CAD电子文件资料的集中管理,有些单位将分散在设计人员手中的电子文件资料统一收集保管;有些单位建立了档案管理系统,在管理纸质档案的同时,实现对相关电子文件资料的管理;少数做得更好的单位则建立了设计流程管理系统,在实现设计管理的同时,将设计产生的电子文件资料从源头就进行管理。国家质量技术监督局在2000年2月发布了《CAD电子文件光盘存储归档与档案管理要求》(GB/T17678—1999),为CAD电子文件资料的管理制定了标准。
    但是,在这些措施的实施中,始终有一个问题(或说是难点)在困惑着我们:那就是有了电子文件资料,是否可以取消对纸质文件资料的归档管理?
    我们知道纸质文件资料的档案管理已经有了一整套的管理标准及措施,而对于电子文件资料的管理基本是借鉴对纸质电子文件资料的管理措施,各设计单位在管理电子文件资料的同时,仍旧保存纸质文件资料,实际上档案管理又增加了一块管理内容。那么在档案管理中为何不能用电子文件资料代替纸质文件资料呢?
二、电子文件资料完全代替纸质文件资料的难点
    首先是电子文件资料的法律有效性问题。
    纸质文件资料上的签署具有重要的法律意义,也是我们目前无法取消对纸质文件资料管理的主要原因。为了使电子文件资料更具有法律意义,目前有几种归档做法。
    1、扫描归档。为了保留签署信息,有些单位将设计人员生成的电子文件经绘图输出并签署后,再扫描成电子文件归档。这种方式虽然保留了相关人员的签署形态,但实际的法律有效性并不大,对签署我们用很简单的方法就可进行仿冒,另一方面使原有的矢量及其他信息丢失,使再利用的效能几乎完全失去。
    2、管理系统归档。此种方法是在管理系统的控制下,通过权限管理来保证归入档案的电子文件资料信息的安全性,通过归档时存入的设计相关人员信息来保证其与设计人员的对应关系。此种方式在保证电子文件资料原始性的同时,可通过建立系统管理日志的方式在单位内部实现一定的法律安全性。然而,设计单位产生的设计图纸是要传递给制造、施工、监理及最终用户等单位的,随着各单位信息化工作的深入,要求设计单位直接提供电子文件的需求会越来越多。单位内部的档案管理系统的安全性就无法延伸出去了。
    3、电子数字签名。电子数字签名是通过特殊算法对每一个电子文件进行电子签署,使用时可通过验证来确定电子文件的原始性,确认是否被修改。此种方式的管理其严密性相对较强,但对数字签名的管理将非常重要,然而其问题仍然是相关单位接收后的有效验证问题,涉及到全社会的电子签名及验证的标准统一。
    4、第三方认证。第三方认证是利用