文职秘书培训大全-通用类秘书培训课程.docx

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格是否正确,小心修正任何错误,然后在小心地核对修正过的价格。你会怀疑,如果没发现任何错误,而一再检查,是否很费时。不,绝不。如果检查十次,还未发现任何错误,但在第十一次才发现错误,所花的时间还是值得的。准确性,即是小心地检查过,小心地改正过,小心地再检查过的小心的工作。好判断力:编号:时间:2021年x月x日书山有路勤为径,学海无涯苦作舟页码:每位主管都要求秘书有好的判断力。如果秘书总是道歉说:“对不起,这件事我未想到”,那么,就必须培养此特质。幸运地,这是可以培养训练的。这了要有好的判断力,可遵循下列四个步骤:第一步骤:想想看你正在做什么现在你已能不必想而能够记事、打字、读、说、及听。思考就是控制心思;即是,集中精神。所以,思考是训练好判断力的绝对要素。第二步骤:看看是否该采取行动。如果能集中思考,便知是否该采取行动。例如,是否有错要改、有问题要问、有业务待改进、或程序要变动等。如果自己能力办不到,找主管去。不错过任何采取行动的机会。第三步骤:研析各种因素。当你需要采取行动时,研析一切情况一调查、综合、分析-以判断是否有未考虑到的因素,值得再斟酌。第四步骤:当机采取行动依各种因素,衡量该采取的行动。然后,在适当的时机,采取必要的行动。以下举个好判断力的实例。《情况一》主管交待秘书去写一封信。当秘书在写信时对于时间问题没有十分肯定。经过判断后,再去请示主管,原来主管弄错了。秘书的正确判断,省下很多麻烦,也获得主管的赞许。《情况二》主管感冒在家。有位很重要的客户打电话来。急着要与主管谈一笔生意。秘书判断分析,觉得良机不可失,况且主管只是感冒而已。所以,秘书决定去电告知主管,但首先准备客户的齐全资料,以备主管询问。最后,主管称赞秘书的好的判断力。工作效率:工作效率即是在最短的时间内有条理、有系统地完成最大的任务。一般办公时间同样为八小时,有些秘书能处理好很多件任务;有些秘书则处理不了一件相同的任务。如果能力都相同的话,那差别就在于做事有无工作效率。有效率的秘书在收集资料做报告时,会向各可靠的来源获得资讯并取下列的步骤:─把整个资料分成许多单元─把每单元资料分别写在纸条上─把每单元依其来源来分类─把纸条依系统排列─把相关的单元归类成档用此方法可以有系统地完成任务。有系统、有条理即是工作效率的先决条件。在办公室里的业务程序也是需要有条理、有系统。例如,主管出差,他希望秘书作电话记录。秘书则必须能筛选电话,并把每通电话的重点记在便条纸上,以便主管回来,即可一目了然,这就是工作效率。机智性机智性来自“再升”(riseagain)之意。对于一个秘书,机智意即:在传统因袭的方式进行不通时,转向其他的资源或方法,以求解决。主管有时会指派难以完成的任务。秘书,甚至在心里颓丧时,必须保持乐观的态度。在遇困难时,不放弃,而试着找其他可行之道,再尝试,直到成功。有位主管想找一份资料,但在档案里,遍找不着。秘书由档案里得知资料来自当地的专业协会会长,就决定去找这位会长,但即发现电话簿没登记。所以秘书打电话到他家,间接得知他办公室的电话号码,再打给他的秘书,而获得那份资料。其编号:时间:2021年x月x日书山有路勤为径,学海无涯苦作舟页码:实秘书早就可以放弃了,但没有。机智是设法找出不同的解决办法,直到成功为止。主动性主动性即是能预见该做的事。没有指使,便主动地去做。所有秘书工作皆需要主动性去完成:指定的工作、例行工作、流程业务、及创意的工作。主动性可分为二种方式:—为主管的方便。(服务性)—为主管分忧解劳。(业务性)第一方式:有位秘书把客户来信给主管看时,通常把先前相关的通信资料附上,以利主管参考。主管可能没时间看它,但他喜欢这样,以利得知来龙去脉,并做出最佳之决定与指定。第二方式:秘书由报上得知主管之朋友被任命为某公司之董事长。秘书把报导剪下并附上自己先拟的祝贺函,一起呈给主管。不管主喜不喜欢这封祝贺函,他一定会感激秘书的主动性的。对人方面:考虑周到:秘书要能体谅、帮助、同情别人。考虑周到即是在为自己着想前,先考虑别人。如果一个人不能考虑别人,便仅仅只会依本性来做,因为人总是先考虑到自己。所以,考虑周到的资质是需要训练与培养的。努力、纪律现训练将有助于修正思想模式。当秘书能自然表达出先考虑别人时,必能获得真正的满足。以下的例子,显示出如何恰当地表现考虑周到:─如果认为主管可能会急需要你的帮助时,就留在自己的位置上。(考虑周到)─在主管处于山穷水尽时,提供他有效的策略;当他感头疼时,帮他倒一杯凉水。(同情心)─主管不在办公室时,才打私人电话。(以主管方便为主)总而言之,一位考虑周到的人,先考虑别人。圆滑性圆滑性使秘书建立并维持和谐的工作关系。使用考虑周到的词句及体贴的举止,秘书可使人不感窘困与难过。相同地,其他人也会喜欢她(他),因为她(他)的圆滑性。由下列的原则,可以练****圆滑性的技巧:小心选用字:—不妥:你什么时候可完成那工作?(语气强)佳:你在中午前可完成那工作吗?(委婉)—不妥:现在帮我打字。(命令式)佳:你介意现在帮我打字吗?(客气)—不妥:你明天要来上班。(命令式)佳:你明天打算来上班吗?(尊重对方)圆滑性就是承担责骂:秘书在打好信后,发现有个错误,是主管的疏忽所致。秘书马上承担是自己的错,并立即修正。很微妙地,秘书的承担错误及承受责骂,使得此错误的情况,很完满的解决了。编号:时间:2021年x月x日书山有路勤为径,学海无涯苦作舟页码:圆滑性就是避免批评:少说“我早就告诉你!”也不要说“我知道我是对的!”就是你很肯定,也不要说这些话,以免伤了对方的自尊心。当主管有错时,避免批评,才能维持良好的人际关系。圆滑性就是装聋作哑:听到有人批评,或听到主管与他太太谈到私人的事情时,一位圆滑的秘书就必装聋作哑,才能保持镇定,不受干扰,正常处理业务。谨慎性:对于有经验的秘书,谨慎性意味着把公司里所有业务保密。对于初任的秘书,谨慎性则意味着只把机密性的业务保密。一般秘书都通晓公司业务,但有经验的秘书,知道这一切都是公司的机密。公司主管也是希望秘书能谨慎地保密,不希望秘书谈论他的工作或他的私生活。谨慎性即是谨守业务机密,少谈论他人之私务。责任感:主管通常把责任感列为秘书条件之首。有责任感的秘书是非常敬业的。忠于职守,做事有条有理,有始有终。把主管所赋予的任务,当作一种挑战,全力以赴凤求完满达成。责任感亦是一种使命感,一种使命去承担完满达成主管所托付的任务。由秘书的业务来探讨,秘书的责任感可归纳为四方面:─努力达成主管上司交待的任务。─尽力去执行秘书的例行业务。─努力去完成主管上司未交待但必须做的任务。─发挥协调的功能并以本身工作态度作为其他职员之表率一不迟到、不早退、坦诚待人、尽忠职守。客观性:客观性是以超然的、无私的态度,来看整体性的情况后,才做出反应。并即,置身事外,以理智而不带感情、不带私心的态度来分析一件事。秘书是需要有客观性的。有时候,工作受到批评,文件要重打;或建议被拒绝了。秘书可能会显出沮丧、失望与泄气。然而,主管即希望秘书能退一步,以全盘、客观的方式来看此事。想一想,主管为了避免再度犯错,才做批评。这是个良性的建议。文件必须重打,则是因主管做了很多变更,已改得面目全非了。另外,秘书的建议虽然有很多优点,但因牵涉高成本,所以暂被拒绝了。尔后,秘书对于提出计划或建议,反而更有成本概念了。客观性可使秘书在采取任何反应前,心平气和的研析情境。健康秘书的业务包罗万象。公司机构的里外上下业务,都需要照顾。可见其责任之重大,任务之深远。因此,秘书人才必须要有健康的身体。有健康的身体,才能有健全的身心,开朗的心胸,乐观活泼的个性,以面对任何困难,化解任何困局,创造崭新的情势,以利公司机构业务之腾远发展。健康是事业之基本,没有健康的身体,万念俱灰。秘书的工作性质是机敏的、又劳心劳力的工作,除了技能的工作需要劳心劳外,还经常要有良好的体力应付一切日常活动性的工作,因此若是没有良好的健康作基础,一切工作便无法积极而主动的展开,更不要谈到秘书的责任感和工作意识了。由此,可见健康对于秘书工作的重要了。WHATTOSAYONTHETELEPHONEWHEN…编号:时间:2021年x月x日书山有路勤为径,学海无涯苦作舟页码:YOUPLACESOMEONEONHOLDSituationAcustomerisinthemiddleofaverylongstory,::Youbeginthescreeningprocessonacall,’:Youhavetheperson’sname,,”YOURMANAGERHASTHENUMBER”Situation:,theysay,”hehasthenumber.”ACALLHASNOTBEENRETURNEDSituation:Acustomercallsandsays,”ThisisthethirdtimeI’’’thecalledmeback?Areyousureyou’regivinghimmymessages?”THECALLERWANTSSOMETHINGTHATISNOTYOURJOBTOHANDLESituation:,’TSituation:,andthecustomerhasbeenunabletouseyourproductforoveraweek.