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展品管理制度
一、目的
为了加强对展区展品的管理,使展品能以最好的形式展示给客户,特制定本制度。
二、适用范围
本制度适用于展区展品的日常管理及维护、报修等事宜
三、职责
1、研发部负责本展区规划以及展品的增、撤。
2、贸易事业部负责饰品、摆件、绿植的摆放规划。
3、展厅组接待人员负责展品的日常管理及维护、报修事宜;
4、各事业部负责管辖内展品的维修;
5、检查组对本制度的执行进地监督。
四、内容
1、展区整本规划由研发部及贸易事业部共同完成。
(1)研发部门负责展区展品的规划,包括摆放位置、摆放形式等;
(2)贸易事业部负责饰品、摆件、绿植的摆放规划。同时,对展区规划提供参考意见,
(3)当展品规划、摆放完结后,应对展品进行拍照,制定成《展品摆放管理标准》,展厅组按照此标准对展品进行日常维护及管理,检查组将按照此标准文件对展厅组工作情况进行监督检查。
2、展品的新增及撤展
(1)所有展品的新增及撤展均由研发部根据研发进度结合相关事业部反馈的样品生产信息统一调配。
(2)展品新增或撤展前,应填写《展品异动表》,交相关人员审核、确定后,转交展厅组配合进行。
(3)展品增、撤展应注意以下几点:
①新增展品必须经品管部进行质量检查合格后,方可在展厅进行展示;
②撤展前应确定新展品已经制作完成,避免展区空置,影响整体美观;
③新增展品应在摆放完成后三个工作日内递交《展品摆放标准》。
(4)展厅组主管应对《展品异动表》进行审核,对于手续不完整的,应予以拒绝,并要求完成要关手续后重新递交。
(5)当接到新展品异动时,应在三天内根据研发人员提供的展品信息制作展示牌。
3、展品报修
(1)当展品出现毁坏需维修时,由该展区责任人根据实际情况填写《报修(维修)单》,并交本部门负责人签字、确认;
(2)《报修(维修)单》管理
①“预计完成时间”由报修人员与相关事业部人员进行协商后确定。
②在维修时如无法按约定时间完成的,应提前与报修人员进行协商,并告知无法完成的原因,再次确定完成时间。
③未按时完成的(已提前告知的除外),将对相关责任人处以100元/天的处罚。
④对于拒不签收的,报修人员可直接上报检查组,同时以报修人员要求完成的时间为截止时间,每超过一天处以100元/天的处罚。
(3)《报修(维修)单》由报修人员负责跟催,未及时跟催的按本条第③项标准进行处罚。
5、巡查
(1)各展区责任人每天至少四次对展区进行巡查,巡查时间为:
早晨:9:00-9:30 10:30-11:00
下午:14:30-15:30 17:00-17:30
(2)当遇特别情况:如大风、沙尘、连续降雨、重要客户来访等,巡查人员应根据实际情况巡查频次。
(3)巡查时应根据展区规划图进行检查,并如实填写《展厅巡查记录表》。对不符合展区规划图要求的应与相关部门进行沟通,协调解决。如协调无效的,可上报检查组(胡传宏)处。
5、其它
(1)所有展品应建立台账进行管理,对展品入展时间、撤展时间、展品数量等信息进行记录;
(2)展品一律不许外借,当营销人员确需时可原价购买或向业务部申请打样品。
五、处罚规定
1、凡违反上述规定的,每违反一项处以罚款50元。屡教不改的,除罚款外,还将进行全司通报。
2、所有罚款将在月工资中予以体现。
六、相关表单
1、《展品异动表》
2、《展品管理标准》
3、《报修(维修)单》