根据人事档案生成 Visio 2002 组织 结构图.doc

根据人事档案生成 Visio 2002 组织结构图
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如果您将人事数据存储在电子数据文件中,或者在 Microsoft Exchange Server Directory 中存储了精确的雇员数据,那么便可以使用“组织结构图向导”自动生成组织结构图。
本文说明如何执行下列操作:
整理数据文件
运行“组织结构图向导”
自定义 SAP/R3 数据以生成组织结构图
使用宏从 ERP 数据生成组织结构图
并提供:
使用“组织结构图向导”的提示
“组织结构图向导”可以读取的格式
“组织结构图向导”可以读取各种格式的数据,包括:
Microsoft Excel (.xls)。
Microsoft Exchange Server Directory(Microsoft Exchange 电子邮件地址簿中的数据)。
制表符分隔或逗号分隔的文本(.txt)。
Org Plus (.txt)。
在兼容开放式数据库连接(ODBC) 的数据库应用程序(例如 Microsoft Access)中创建的数据库文件格式。
您还可以从使用企业资源计划(ERP) 软件(例如 SAP)创建的数据库中生成自定义报表,向导可以读取该报表以生成组织结构图。
整理数据文件
要求的数据
要想根据人事数据文件成功地生成组织结构图,“组织结构图向导”必须能够识别:
每个唯一的雇员。
每个雇员的姓名。(显示在数据文件中的姓名即是显示在组织结构图职位形状上的姓名。
接受每个雇员的报告的人。
此数据文件中的“Employee ID”字段包含唯一标识每个雇员的编号。如果没有同名的雇员,则“Name”可以作为唯一的标识符。“Reports To”字段必须包含经理的唯一标识符。对于结构图最顶层的人员,“Reports To”字段为空白。
 注释   如果选择从 Microsoft Exchange Server Directory 创建组织结构图,“组织结构图向导”将自动查找和读取适当的文件。请记住,向导生成的组织结构图只能达到与 Directory 文件中的数据相同的准确性。
可选数据
除“Unique Identifier”、“Name”和“Reports To”外,您的数据文件还可能包括许多其他字段。例如,可能有关于职位标题、电话号码、部门的字段以及其他字段。“组织结构图向导”可以让您决定如何处理这些数据。您可以选择:
在组织结构图中的职位形状上,随雇员姓名一起显示一条附加数据。
将某些或全部数据存储在与形状相关联的属性字段内,以便其他人访问这些数据。
将数据保留在数据文件中,但不用于组织结构图。
运行“组织结构图”
组织好数据文件结构,使向导能够使用文件所包含的信息,这样就可以开始生成组织结构图了。
在“文件”菜单上,指向“新建”,指向“组织结构图”,然后单击“组织结构图向导”。
在第一屏上,单击“已存储在文件或数据库中的信息”,然后单击“下一步”。
按照向导页面上的说明进行操作。可以单击问号以获得特定页面的帮助。
使用“组织结构图向导”的提示
问题
提示
避免由于数据文件错误而使向导停止运行。
运行向导之前,请检查这些典型的数据文件错误:
重复的雇员姓名和 ID 编号
无效的“Reports-To”信息
对