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存货内控流程
浙江济民制药股份有限公司
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存货内控流程——说明
目标:加强公司存货管理,规范存货的验收入库、耗用、销售与核算等
范围:
本程序适用于济民股份的存货管理
本程序与公司财务管理制度相衔接
本程序与公司采购管理程序相衔接
本程序与公司销售管理程序相衔接
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存货内控流程——相关部门人员职责
职位
职责
主管副总
审阅盘点报告并分析原因,落实责任
决定存货账调整
财务部
会同仓库主管制订书面盘点流程指令
参与盘点并复盘抽盘
依据管理层意见调整存货账
仓库主管
复核仓库台账
制作月收货、出货报告
复核并确认盘点报告
仓库管理人员
及时更新仓库台账、卡片
验收货物入库、准备货物出库
妥善保管货物
保管更新领料单,在生产计划变更时及时更新领料单
参与盘点
生产车间统计
本车间的领料单、退料/换料单的审查,存档保管
物料变更时待转移物资清单的开列、保管
本车间物料账目的管理、更新
每月汇总本车间的领料情况报财务部
生产车间领料员
负责本车间的领料工作
负责本车间的物料保管工作
协助统计的工作
生产部
下达/修改BOM单
下达调拨指令
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存放暂存区,仓管人员
督促采购部解决(2工
作小时作出解释)
单证是否齐全
入库单及汇总信息
是
采购申请/采购计划
货物运到
审查单据
办理入库手续
更新库存台账
填写库存卡片
更新财务库存
账,根据合同
进行付款
入库单及汇总信息
仓库
财务部
采购部
入库单及汇总信息
将货物放入
待检区
否
质检部
质量是否合格
进入采购流程
退货程序
是
否
2工作日未解决的
2
工
作
日
已
解
决
的
存货内控流程——原材料入库的控制(1)
供应商送货单
登记货物存放信息
入库单签字确认后,一联留档,一联交还给采购部
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存货内控流程——原材料入库的控制(2)
关键控制点:
原材料只能根据有效的订单才能验收及入库,数量少于订单数,则与供应商送货单上的数量为准,并据此要求对方开票
原材料收到后应先由采购员集齐原始单据才送到财务部入账
质量不合格的原材料要及时的退回供应商或上报
管理人员应每月/星期查阅入库账单以保证账本的准确性
注释:
. 未检先用的, 由生产部经理批准,仓库管理员审核发料,并办理出入库手续,待检后作相应处理
仓库主管收到原材料到达通知,仓库管理员应根据购货订单接受原材料
如收到的货与订单不符,仓库管理员应上报仓库主管,仓库主管应根据实际的情况来决定是否拒收。仓库管理员根据仓库主管的指示来接受原材料
收到原材料时应通知检验人员来鉴定原材料是否合格,如属于购买原材料,不合格时由检验人员发出不合格单据,并立即退回原材料
当检验人员发出合格单据后,仓库管理员应该把原材料放在适当的仓库及位置内
仓库管理员应该记录实际收到原材料的信息,如:数量、质量及对原材料的描述
仓库每月制作收货报告并及时上报财务部、采购部备查
管理目标:
原材料入库时要保证达到质量标准
入库的原材料应及时且准确无误入账
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生产技术部
仓库
财务部
存货内控流程——物料出库流程(包括材料、备件)(1)
生产车间
领料单
去仓库领料
审查单据是否合规
原辅料及包装材料
是
否,退回领料单
仓库人员查看库存台账
确定发货的库位、
库存量
库存能否满足
根据领料单,退料/换料单
发货并与领用人核实数量
退料/换料单
备货,一般按照先进
先出原则出货
仓管员先将库存已有货物
发给使用部门,并将
缺料情况在领料单,
退料/换料单上注明
否
是
填写缺料表报
采购部补货
仓库人员更新库存卡片
签收后的领料单、退料/换料单
审核领料单、
退料/换料单
是否合规及
汇总信息,
不合规的
发回重新
修改
月末汇总
领料情况
报财务部
更新仓库库存台账
更新财务库存账
进入紧急
采购程序
业务部
根据月销售订单,
预测月生产品种、
数量
每月23、24号完成
查询成品、待检原辅料库存,
据此制定月生产计划
至日、品种、数量
每月25日完成
制定周计划,
查询库存情况
每周四完成
采购部
填写缺料表报
采购部补货
外包装材料
否
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存货内控流程——物料出库流程(包括材料、配件)(2)
关键控制点:
仓库只能在收到经批准的领用单据时才能发出物料
领用单据须经适当的审核
现有库存无法满足领用需求的,先发出现有库存,而后启动紧急采购
所有发出物料的入账要及时和准确
注释:
车间统计根据生产部下达的BOM单开具领料单或退料/换料单
仓管员审查领用单据无误后,查看库存台账确定发货的库位、库存量;库存满足需求的,发货;库存无法