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文档管理系统介绍
文档系统是办公自动化系统中的一项内容,现在很多单位都对文档工作中的自动化问题重视了起来,纷纷开发了自己的文档系统,下面我们将对文档系统作一介绍。
文档一体化系统介绍。
一文书档案工作概述
文书档案工作在我们今天的各行各业中都起着重要的作用,特别是在国家机关和大型企业中,这项工作受到特别的重视,一般都有专门的机构负责公文的运转和档案的管理,而且国家和各地方都有专门的档案管理机构,如国家档案局和地方档案馆,定期检查指导有关各单位的档案工作,收集保管各单位移交的档案。同时,档案的来源是文书工作所管理的公文,公文在履行完它的任务后,要由专人负责,定期把它们收集立卷,编写档案目录。因此,文书工作和档案工作是密切联系在一起的,是同一事物的两个阶段。
二文书档案工作的内容和流程
1文书工作
文书档案工作的主要对象是公文,公文是联系上下级机关和机关内各部门以至每个人的纽带,各级机关之间的各种联系,大多都是以公文的形式进行的。比如利率调整,与其它银行建立代理行关系,增设分支机构,调整会计科目,召集会议,组织培训,工资调级等各种内容,都可以用公文的形式传达到有关机构和个人。因此要求公文工作具有准确性,及时性和安全性。由于各单位的实际情况不同,公文运转的具体过程会存在较大差异,但基本步骤大同小异。
文书工作的流程主要可以分为两类:收文和发文。收文是接收外单位的来文,并转发给内部有关的部门。发文是把由本单位内的部门起草的文件,发往外单位或本单位的其它部门。
收文流程:
外界———》总收发拆封——》登记——》批分——》文件交换——》部门签收
——》部门登记——》送有关人员
发文流程:
有关人员起草——》部门登记——》送领导审批——》文件交换——》总收发登记
——》编文号——》打字印刷——》封装——》外界
2档案工作
档案的管理由国家和地方档案局指定统一标准,所以业务作法比较规范。档案工作的最终目的是提供利用,利用的最主要方式就是查询。根据利用者提供的线索,迅速准确地找出所需的档案。
3立卷工作
立卷工作是文书与档案的中间环节,文书必须经过立卷才能形成档案,而立卷的质量直接决定着档案的质量。立卷的宗旨就是按问题立卷,把有关同一问题的文件归入一卷,不同的问题归入不同的卷。因此,越来越多的人认为应该把立卷工作归入文书工作,因为负责文书工作的人更熟悉每一份文件的形成过程和前因后果,更清楚每一份文件所属的问题。但鉴于文书工作远不及档案的要求那么具体严格,所以目前很多单位仍由档案人员负责立卷工作。
立卷工作一般是每年做一次,为了避免在立卷时无从下手,就在年初根据以往的立卷情况,预先编写归卷类目,即假设了下一次立卷的问题分类,让文书人员平时就把办完的文件按照归卷类目进行分类,到立卷的时候略加调整,就可以很快地形成案卷。
立卷流程:
平时归卷类目——》调整——》编写卷内目录和案卷目录——》案卷装订——》档案管理——》定期移交当地档案馆
3文档系统的提出
长期以来,文书档案工作都是用手工来完成的,一个部门登记的内容不能被其他部门利用,造成大量重复劳动,易出差错,查找困难,立卷时要把一年的文件都整理出来,抄写卷内目录和案卷目录,工作强度大,有的部门立卷要花两三个月的时间才能完成。为了减少重复劳动,提高办公