宴会服务礼仪.pdf

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会议,,则应围绕会议主题,将领导议定的会议的规模、时间、议程等组织落实。通常要组成专门班子,明确分工,责任到人。2。通知的拟发。按常规,举行正式会议均应提前向与会者下发会议通知。它是指由会议的主办单位发给所有与会单位或全体与会者的书面文件,.(1)拟好通知。会议通知一般应由标题、主题、会期、出席对象、报到时间、,应保证其完整而规范。(2)及时送达。下发会议通知,应设法保证其及时送达,不得耽搁延误。,一般应在会前准备妥当。需要认真准备的会议文件,主要有会议的议程、开幕词、闭幕词、:..------------------------------------------------------主题报告、大会决议、典型材料、背景介绍等。有的文件应在与会者报到时就要下发。。负责会务工作时,往往有必要对一些会议所涉及的具体细节问题,做好充分的准备工作。(1),对于会场的桌椅要根据需要作好安排,对于开会时所需的各种音响、照明、投影、摄像、摄影、录音、空调、通风设备和多媒体设备等,应提前进行调试检查.(2)根据会议的规定,、公安保卫部门进行通报。(3)会议用品的采办。有时,一些会议用品,如纸张、本册、笔具、文件夹、姓名卡、座位签以及饮料、声像用具,还需要补充、采购.(二)会议期间负责会议具体工作的基层公务员,一丝不苟地做好下列工作。1。例行服务。会议举行期间,一般应安排专人在会场内外负责迎送、引导、陪同与会人员。对与会的贵宾以及老、弱、病、残、孕者,少数民族人士、宗教界人士、港澳台同胞、海外华人和外国人,往往还须进行重点照顾。对于与会者的正当要求,应有求必应。,严肃会议纪律,凡大型会议或重要会议,通常要求与会者在入场时签名报到。会议签到的通行方式有三:一是签名报到,二是交券报到,三是刷卡报到。负责此项工作的人员,13/19:..3。,一般会为与会者安排会间的工作餐。与此同时,还应为与会者提供卫生可口的饮料。会上所提供的饮料,最好便于与会者自助饮用,不提倡为其频频斟茶续水。那样做往往既不卫生、安全,又有可能妨碍对方。如果必要,还应为外来的与会者在住宿、交通方面提供力所能及、符合规定的方便条件。4。,均应进行现场记录,其具体方式有笔记、打印、录入、录音、,,对会议名称、出席人数、时间地点、发言内容、讨论事项、临时动议、表决选举等基本内容要力求做到完整、准确、清晰。,往往在会议期间要编写会议简报。编写会议简报的基本要求是快、准、简。快,是要求其讲究时效;准,是要求其准确无误;简,则是要求文字精炼。(三)会议之后会议结束,应做好必要的后续性工作,以便使之有始有终。后续性工作大致包括三项:。这些文件包括会议决议、会议纪要等。一般要求尽快形成,会议一结束就要下发或公布。。根据工作需要与有关保密制度的规定,在会议结束后应对与其有关的一切图文、声像材料进行细致的收集、整理工作。收集、整理会议的材料时,应遵守规定与惯例,应该汇总的材料,一定:..------------------------------------------------------要认真汇总;应该存档的材料,要一律归档;应该回收的材料,一定要如数收回;应该销毁的材料,。协助返程。大型会议结束后,其主办单位一般应为外来的与会者提供一切返程的便利。若有必要,应主动为对方联络、提供交通工具,或是替对方订购、确认返程的机票、船票、车票。当团队与会者或与会的特殊人士离开本地时,还可安排专人为其送行,并帮助其托运行李。会场的排座举行正式会议时,通常应事先排定与会者,尤其是其中重要身份者的具体座次。越是重要的会议,它的座次排定往往就越受到社会各界的关注。对有关会场排座的礼仪规范,基层公务员不但需要有所了解,而且必须认真遵守。在实际操办会议时,由于会议的具体规模多有不同,因此其具体的座次排定便存在一定的差异。(一)小型会议小型会议,一般指参加者较少、规模不大的会议。它的主要特征,是全体与会者均应排座,不设立专用的主席台。小型会议的排座,目前主要有以下三种具体形式。1。,是不排定固定的具体座次,而由全体与会者完全自由地选择座位就座。2。面门设座。它一般以面对会议室正门之位为会议主席之座。其他的与会者可在其两侧自左而右地依次就座15/19:..。依景设座。所谓依景设座,是指会议主席的具体位置,不必面对会议室正门,而是应当背依会议室之内的主要景致之所在,如字画、讲台等。其他与会者的排座,则略同于前者.(二)大型会议大型会议,一般是指与会者众多、规模较大的会议。它的最大特点,,。大型会场的主席台,一般应面对会场主入口。在主席台上的就座之人,,均应放置双向的桌签。主席台排座,具体又可分作主席团排座、主持人座席、发言者席位等三个不同方面的问题。(1)主席团排座。主席团,在此是指在主席台上正式就座的全体人员。国内目前排定主席团位次的基本规则有三:一是前排高于后排,二是中央高于两侧,三是左侧高于右侧。具体来讲,主席团的排座又有单(2)主持人座席。会议主持人,又称大会主席。其具体位置之所在有三种方式可供选择:一是居于前排正中央;二是居于前排的两侧;三是按其具体身份排座,但不宜令其就座于后排。(3)发言者席位。发言者席位,又叫做发言席。在正式会议上,:一是主席团的正前方(见图十九),二是主席台的右前方(见图二十)。:..------------------------------------------------------,主席台之下的一切座席均称为群众席。群众席的具体排座方式有二。(1)自由式择座。即不进行统一安排,而由大家各自择位而坐.(2)按单位就座。它指的是与会者在群众席上按单位、部门或者地位、,既可以是与会单位、部门的汉字笔划的多少、汉语拼音字母的前后,,若分为前排后排,一般以前排为高,以后排为低;若分为不同楼层,则楼层越高,排序便越低。在同一楼层排座时,又有两种普遍通行的方式:一是以面对主席台为基准,自前往后进行横排,二是以面对主席台为基准,自左而右进行竖排。会风的端正端正会风,基层公务员也应尽到自己的责任。(一)改进会风端正会风,一般应从改进会风做起。1。反对形式主义。开会绝不能搞形式主义,不能将会议的大小、次数的多少等同于自己的政绩。要提倡少开会、开小会,不开可有可无的会。。从根本上来讲,应在总体上改进会议形式、提高会议质量的同时,从总量上对会议加以严格而具体的控制。标准要清,执行要严,检查要细,处罚要重,重在形成制度。17/19:..禁止铺张浪费。对于开会讲排场、铺张浪费、假公济私者,尤其是借开会之机大吃大喝、滥发礼品、公费旅游者,则应依照党纪、政纪乃至法律,从严查处。(二)提高效率提高会议效率,意即召开会议时,应努力节省时间、人力、物力和财力,,提高会议效率的行之有效的办法有四条:,最好选定一个单一而明确的主题。万一有必要同时安排多项重要内容,也应力求有主有次,主题鲜明。2。,重在看其有无收效,能否解决问题。提倡利用电视、电话、广播、。应删除一切可有可无的会议内容。一般性质的内容,可采用书面材料。尽量避免领导人陪会。4。、休息时间、发言时间、讨论时间,应有明确规定,并严格执行。力戒拖沓。(三)严守会纪出席会议时,每一位基层公务员均应严守会议纪律,以从我做起来切实端正会风。。参加会议时,一定要严格地、自觉地遵守有关会议时间的具体规定。(2)准时到会,不得无故迟到、缺席。其二,正点开会。规定的开会:..------------------------------------------------------时间一到,即应准点开会。其三,限时发言。不仅要限定发言人数,,到点散会。规定的会议结束时间一到,如没有特殊原因,即应宣布散会。2。维持秩序。在会议举行期间,基层公务员应自觉地维护会场的正常秩序,确保其顺利进行.(1)各就各位。出席正式会议时,,不要自由择座,争座抢座;不得东游西逛,中途退场。(2)保持安静。会场的安静,是会议顺利进行的基本条件。除正常的鼓掌发言外,严禁出现任何噪音。(3)、录像、拍照、吸烟以及使用移动电话等会议的具体规定,应认真予以遵守。(4),基层公务员应认真而专注地听取一切发言.(5)一心一意。当他人发言时,不允许心不在焉,更不得公然忙于他事。(6)支持他人。当自己听取他人发言时,除适当地进行笔记外,应注视对方,并在必要时以点头、