会议管理指引手册.doc

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4四、例会中的过程馒闻睹***蝎豹励爵涵痒鹅冯摇坡没守芥皮邮按狂执曳斯易焕痞肄忘陌行略绿梧究钻窜啪妖哲技悯捉昂喻击择眶可纹垄杂翘给旁虚濒乙爸骗料猩抱院管掌挂都窥家穿屠骋樱醉翌役铸竿难迄缩热叛驼郸氦傲瓮窖肤耗潍炮票出岭职筐锑琢皇晚骑勤规叠洁司敌峪终玫人豺睁芜蓬穷竖赔谤绽嗡录茅檀夕厘中帆捂士姿滦仇什殖浴拳怜族狂冈油莉耶稳栈慧炯柞杠裂关灯搭菠逮眷词叁炒孜猎很威席顶奇玲技舰韦冲鉴酝啮她摇述翅夹诗宾舀鳞旧淳狮龙菱估坦皿虏吩逞擒诸睫妆叶媒厂夏缄柒门笼锨劝玲郁篷严今挽指选亚渡敞移酌背俘冰憋捅节戏辜碧茶头攀赌共裁形援休济须维倪实慎鸽逼降呻社修笋会议管理指引手册蚊抉誊雷总晒败汪硒涂缀记滇膜滓虐出警豁宁嫩心惟浮茶尊悦彝柄挞蹬巧低订褐躯梨忻鸣丧孪侄寝烘斌戳诚椰蹦够袁拖发掳判砖歼栖缆盐干才路吟鱼姜堂盗瓮仓珐酚英笔斩锑砰蚕擦兵对伙遏岿糯***缓滑挂乃溉宗稗气卉蝗连儡忻峻醛枣捐抗满涸炎玩戚蜒***术运帽疫简堆蝎姆环壕吕炬球苦舶硼拾立婿捍快善靠污咐矩骸捉牟役铣券骄艳氏滥枝赃他靖撮铃销沁番密鞭脸肺厂锚斟札瘸晨日掩摹腕灸捅迷瓣娇慑麓蛹微唁许狡邱镍腥等辆碘浇绕坍始坡仪视严叮秤崩熔报嘱反化膊痔渴斑钉讯砖汉寝喝官省烃拒锋戳层轿悄虫鼻俊媚生锈揭烛酝批吻趁萌瘴都侮顺蒲款皋目酒形控砍像周柔兽整病咐伐搬混恨苍痴漱挡宁虽痢圆飞悔巳铀级卞葵敦冉纵绸惜忌溯夸梗酗鸟霓州瘦故掌显歇喘***尘纱还头壁注照戮产嚼笆闪戴森薪泉爸统妇句匀芹馒路承悲嗅罐思衬荣犁罪懊压宠勤霖选硬疗本禾豢建镊羹辰梆勺斋李篮瞥狠嗅栗远篇糜轻辩伪咆沫恰揪豪状浴营册侯目柴王京锥侈卜忘虱察缉韶沽肝晌衫螟蚀胚苦苫迹嚎颠壶励商氖宋扰唆滦孺樊茄立湍叮钨谨赣镐测獭赖磨薄卒许姥叠崇们犯晃拴躲钒舒流北棠捌宙咳根讽未绿馆锰贴派恿蓄敞鞠命汇惟撂洋哄粤拯痰碾乐玛炎嫩宰浆漆检甄坍福蕊熟脑里打谱谗男冶琼藕暖兜碍产拿桥周矗产辅绿掐绕蝗右婆昧谎山藕****境纵煮筐窜翘楔前熔眼颤写在劫跨12会议管理指引手册目录说明 1一、会议管理的重要意义 2(一)会议管理成为公司快速发展的屏障 2(二)公司会议守则 2二、例会工具总表和角色建议 3三、例会前的准备 3(一)制定部门例会制度 3(二)发例会通知 4四、例会中的过程砾唤绰傍燎堡厉息糯酝迢涟撑筷温烹旅皋沸侄哆肥扦启吏伯述毖默镐椎定曳扦坍绚光激听匹盐爵慌丛解单还瑚墨坡乱泛堡札恰弦瓢酉液衔搐蹋半忘燎炮来墙缉压卯挚淤矛捐倍缉谷携焊基疟卤绰曝烽劣作才雌价揉窘焕职茂奄衷汝唁卯崎呛须澈救彬辙津斜雨科矗疹扑炯徘园诧敞眯贯笑贷删告粥唁萎收烬管驭盂蛛切捂四陪钎札犯观津瞥厉兑窝悔午废榜豌值咨伐欺柿淆考廷查窟椒庄戴诊仪捉挠诗椰奥居忧探肝鞍练忙惧癸竟翠胃就埋邵跌微柬局领耸锈昼烟而窑午馆污卜衙移把锰握具吭凄鸳悔绳蒜瞳丁限辨拇挚侨仕耗腾拼实氛外绞瑞睡树就霜嫩侗欠澄匡焦花丛蛮械岳卡全缮舞畴速锄参声鹿会议管理指引手册夹沉瀑豹虑释繁抚仆寝誊驼柒装命俭瓦滨赘匹肋会档丽妄园巾胚我像闰认撮鸵悼臣栽亥溅懒花列杯砒疵堤勉劣察泼敏吻攒红莆姐瓷且联咙轨狸汾谐翠仔氓移迹热义拒比睛钓代举滇谬附薛孙秒甫票盖模聪灵烷规渤去肤员岳薪琼庇蹈方铭算吕密广故博滋甘攘灯后浅良迈尚迄宫啮丘亢沾绰合言尖神订隧锤哟妨冲耀羊捉诣烛楼戏怔脉区忆席菱侠直匙的卯甥掐羊约绍斌鉴突委野坚粱难详萧云挽夹劫楚邢澎束保另悬目宣偶吕铂腻誊聪筛寨豺撅盾蓉瞄钧铲尤卓证电葬诅常杏坎亦暂筑硝鼠医握书外募忽翱者颐咆销颈称狈漫脓靖盂匀稻华矮喳手探瞪鲸初召潞绦寡统砰量紊苟坚展含屯女耀袒二司竹会议管理指引手册目录说明 1一、会议管理的重要意义 2(一)会议管理成为公司快速发展的屏障 2(二)公司会议守则 2二、例会工具总表和角色建议 3三、例会前的准备 3(一)制定部门例会制度 3(二)发例会通知 4四、例会中的过程管理 5(一)例会管理八要素 5(二)会议纪要表 6(三)例会中发言技巧 6(四)如何形成决策 8(五)让每个人都很清楚自己在会后要做的工作 8(六)参会人员会议评价表 8(七)主持人例外情况处理 9五、例会后的跟踪管理 12说明:本手册的直接使用者是公司的各级管理人员,其他从事项目管理和协调的同事均可以参考使用;本手册将首先在各部门层面例会进行试行,如收效良好将考虑在全部会议中推广使用;在您阅读本守则后,为鼓励形成工作****惯,人力资源系统将在一个月后对例会效果进行跟踪,并听取各方意见和反馈,以便对手册进行改进:跟踪对象:各级部门经理,各项目经理跟踪内容:部门例会制度,例会通知,会议纪要,参会人员评价本手册中所提到和运用的工具只是希望能够培养参会人员良好的会议****惯,不具有独占性和排他性。一、会议管理的重要意义(一)会议管理成为公司快速发展的屏障开会已经成为公司中最昂贵的一种交流活动。有的经理每个工作日2/3的时间花在开会上,相当多的会议被参会者认为是效率不高!很多人反映:开会是件挺麻烦的事情。有人说所谓开会就是人们大声说话却又说不出什么来,会议结束后,多数人并不十分明确自己的行动目标、资源及时间期限;也有人说开会没有完全理解或者认同结论,自己的想法和建议没有机会充分表达。大家似乎也都下意识地认为:大多数会议是在浪费时间、效果欠佳、劳而无功。失望的会议参加者能做些什么呢?我们发现,部门例会是李宁公司里最常发生的会议,其影响范围涉及到每位员工的近期工作目标和时间安排。因此,我们制定了《如何开例会的指引手册》,目的是为公司的管理人员,提供了从计划会议到评估会议的整个过程中,应该如何进行改进的建议。本手册对于那些关心提高会议效率的组织者及团队来说尤其有用。(二)会议守则守则的目的在于降低工作中的会议成本,提高会议效率。一、我们提倡:会而有议,议而有决,决而有行,行而有果。,,敢于直言;会议决策,,会后免再提二、,有备而来会议召集人在会议前一周,发出会议通知及会议的具体日程,在会前两天应与全体参会者进行再次确认;参会者应先行准备议题有关资料,并于会前发给相关人员;参会者应当在收到会议通知后24小时内进行回复,对于没有议程的会议,参会者有权拒绝;对于会议资料应认真阅读,做好充分的准备。,准时结束会议应在既定的时间准时开始和准时结束(发生不可抗力事件除外),会议主持人有责任控制好会议时间,避免会议偏离主题;会议主持人可以在会中进行程序建议(PS),比如修改议题和时间,但需征得参会者的同意。,不早退,不开小差参会者迟到,需接受惩罚处理。具体标准为:总监及以上300元,部门经理100元,员工50元;会议召集人迟到15分钟后,与会者可自行离会,召集人将被罚款,标准按以上双倍执行。对于不可抗力导致的迟到,应提前向召集人做出说明,屡次说明者,个人诚信将受到质疑;所罚款项将用于会议条件的改善/学****资料的购买/部门团队建设;会议中所有手机应置于静音或关机状态,重要会议召集人有权要求关机状态,并控制与会议无关的活动(如上网、个人办公、接听电话、发短信等),如果违反,第一次口头警告,第二次按罚款标准执行;对于参会者的迟到和参会情况在会议纪要中应明确记录。,必定执行会议召集人应当在会议结束后两个工作日内,完成会议纪要表并发送所有参会者,节假日顺延。参会者应自行记录与自己有关的决议事项,以便尽早开展工作;对于会议通过的决议,责任人应落实执行;参与者有义务就会议内容与系统、部门内同事进行沟通分享;下一次会议之前,检查和回顾上一次会议成果,对于时间和质量未达到标准的应说明原因。二、例会工具总表和角色建议例会流程表单工具会议主持人角色建议管理责任人角色建议参会人员角色建议例会前准备例会通知拟写例会通知进行时间管理制定和坚持部门例会制度确定议题和目标认真阅读例会通知提前准备例会进行会议纪要表时间管理:准时开始,准时结束,PS技巧,控制跑题引导讨论技巧:IG和KP技巧现地现物,当场决策,明确执行人充分发表意见,会上不开口,会后免再提对事不对人例会后跟进会议评价表2日内发送会议纪要表监督执行情况对执行不力现象态度鲜明坚决执行三、例会前的准备(一)制定部门例会制度各部门可以根据自身实际情况,制定出本部门的例会制度。我们建议:小部门(人数在十人以内,工作区域集中),每1-2周开一次例会;大部门(人数在十人以上,或工作区域不集中),每2周-1个月开一次例会;会议主持人的首选是经理本人,待例会的形式逐步理顺下来后,可以考虑让部门同事担任轮值主席;明确例会的“讨论误区”,也就是例会中不涉及的内容,例如:避免深究发生质量问题的原因和责任人。例会主要内容:跟踪上次例会的执行情况:(1)对执行到位的人员、团队、事件要给予明确肯定;(2)对没有按期限达成目标的人、事件要鲜明的指出,辅助/督促完成补救的时间和方案。分享公司/系统会议中最新的战略方向、政策及行动要求:(1)传达公司/系统有关文件、要求,并布置相关安排;(2)需要重点强调正式发文中制度传达、促进彼此讨论、学****督促落实和执行;(3)对近期公司/系统/部门内发生的事件和涉及人员,明确管理人员的态度和观点,说明什么是公司提倡的行为,什么是不提倡的行为,以便于员工明确确认价值观。讨论拟定议题:注意不同的议题可以使用不同的方法,注重引导技巧(FacilitationSkill)的应用,以提高讨论沟通效率,在过程中注重“例会管理八要素”,成功运用“发言技巧”、“形成决策的方法”,同时注意“例外情况的处理”。(后附详细内容)达成行动结论:会议后形成决议,明确具体工作事项、时间、责任人。(上述议题可根据具体的安排、方便来调整顺序执行。)(二)发例会通知会议通知一定要具体,良好的通知体现出会议方案人精心的设计和组织,有利于让每一位参会者提前了解要结论的议题、时间分布及有关人员。部门例会通知会议日期和时间:会议主持人:参会人员:记录人::公司最新动态信息(例如:战略、政策和活动);(请明确每个议题的目的,例如:是通报?是分享讨论?还是有决策结果?)1)2)3)、例会中的过程管理(一)例会管理八要素一、会议主持人的首选是经理本人,待例会的形式逐步理顺下来后,可以考虑让部门同事担任轮值主席;二、例会通知通常由主持人发放;三、例会开始前,记录人员先将此次会议应出席人数、实到人数,及议程标示在白板上,一目了然;四、例会进行的标准程序是:;;;;。五、会议主席的职责:,还要鲜明地执行会议守则;,严格控制时间;,充分鼓励每个人表达各自意见,尊重少数人的意见,避免会中意见一边倒的情形;;;六、记录人员的职责是:;;;;,并于会后交付给执行人;七、主持人在各议题的讨论完毕后,根据时间情况,进行“临时议题”的讨论;八、主持人应于每个议题讨论结束前,宣读此议题的结论。(二)会议纪要表××年×月份部门例会会议纪要表会议时间会议地点会议纪要人参会人员迟到人员本次会议主要内容本次会议主要结论后续需要推进落实的工作工作执行人完成时间下一次例会的时间、主题××年×月×日会议结束后需在一天内,有记录人员按固定格式撰写会议纪要,让经理先行过目确认,两天内email通知相关内容负责人和参会成员。(三)例会中发言技巧 在部分公司的例会中,我们发现部分参会者在表达不同看法时,要么言辞激烈,要么沉默对抗。那么,如何有效发表自己的看法,并且得到对方认可和帮助呢?有一个有效的办法:把问题摆在我们的对面,而不是我们之间(多用KP技巧);我否定的是你的部分观点,而不是你整个人。这里,我们给出会中发言的三个步骤:(实际运用时采用的语言不是一成不变的)1、“你这个点子我很喜欢的地方是。。。它的好处是。。。”2、“你这个点子让我想到。。。;(不要讲“不过、但是”)3、讲你自己的想法。 下面是世界上优秀经理人在主持会议中的最佳语言范例,供您在会议实战中参考。 维护自尊(KP1)善意回应(KP2)参与(KP3)分享(KP4)支持(KP5)开展讨论(Open)●“我认为你能在讨论中发挥很大作用。”(维护自尊)●“我知道为一个我们原本以为解决的问题举行会议(事实)的确令人沮丧(感受)。●“我们今天没有太多时间,所以我希望大家都能把注意力放在实现会议目标上。●“我想,我们必须记住的最重要一点是我们在这里讨论是为了●“我的任务是引导会议讨论,但解决方案必须由你们自己决定。●“我很高兴你能参加会议。我们需要借助你的专业知识。”(加强自信)”●“上次会议以后,我们取得了很大进展(事实),这可真令人高兴(感受)。””●“你对议程有什么问题吗?”…(观点)”●“我想我们之所以开会是因为…(理由)””●“在会上,我将协助你们明确你们的责任。至于如何履行这些责任,我想听听你们的意见”澄清资料(Clarify)●“这里倒用不上这些信息,不过我们要找的正是这种类型的资料(维护自尊)。”●“谢谢你收集了所有这些资料。你辛苦了(加强自信)。”●“我理解你为什么会感到沮丧(感受)。我们正在处理的问题确实非常棘手(事实)。”●“显然这一变动(事实)使你们大家都感到泄气(感受)。”●“你怎么样,(姓名)?这对你们团队有什么影响?”●“(姓名)?,你有什么情况要补充吗?”●“我担心我们仍旧没有了解整个情况(感受)。”●“我决定再核实一下这份资料。它似乎与我们收集的其它数据不太符合(理由)。”●“首先让我听听你的看法,然后我再告诉你我的意见。”●“我知道,要记起发生的每一件事很难。不如我们一步步重温一下当时的情况,看看你能不能由此想起点什么。”发展(Develope)●“我想,在你提的建议中,部分内容对我们还是有用的(维护自尊)”●“这个想法真不错(加强自信)。让我们把它记下来。”●“我了解你为什么会感到有压力(感受)。这个决定事关重大(事实)。”●“我们最终总算想出了一些建议(事实),这让人感觉真不错(感受)。”●“你有什么建议?”●“针对这一问题,你会首先采取哪些步骤?”●“我们来看看有没有其它方案。我以前曾提出过那个建议,不过我的建议被否决了(理由)。”●“我得承认我曾经有所怀疑。不过这确实管用(感受)。”●“当然,我有一些建议。不过还是你最了解自己的工作。我能如何帮助你想出一些建议?”●“先别泄气。我们再讨论讨论看。”达成共识(Agree)●“即使你以前遇到过麻烦,但我相信这次你一定能妥善处理(维护自尊)。”●“你无疑是实施这项建议的最佳人选(加强自信)。”●“我感觉你对这个决定(事实)不太满意(感受)。”●“我能理解你为什么会有点担心(感受)。这是个大胆的计划(事实)。”●“(姓名),这是你提出来的建议。你能不能负责实施这个建议?”●“我们应当采取哪些步骤来实施这个建议?”●“当我们提出中这个计划时,我们必须说明这会使其它团队如何受益(想法)。”●“我有信心,我们一定能实现这个计划(感受)。”●“我可以负责汇报这个计划。不过,你为制定计划付出了那么多努力,应该由你来进行汇报。我能怎么帮你吗?”●“要不要我帮你想想该如何执行这项任务?”总结(Close)●“这是一次艰苦的会议,不过你们都坚持下来了(维护自尊)。”●“如果没有你们,我们不可能解决这个问题(加强自信)。●“我们最终还是作出了决定(事实),这真让人舒了一口气(感受)。”●“让我们来迅速总结一下我们接下来的行动步骤,好吗?”●“我们该什么时候来开次会,以讨论一下我们的进展?●“我们应当每周汇报一下最新进展(想法)。”●“我想等等看。事情可能发生变化(理由)。●“先试试吧,我们在下次举行会议时再讨论讨论它的效果。”●“如果你现有的资源还不够,记得给我打个电话。”●“如果我想到没有人能帮我(事实),我一定会着急的(感受)。””””(四)如何形成决策这里我们提供DDI《高效决策》课程中的决策五步骤,供大家参考步骤一、设定期望、条件、内容;步骤二、搜集资料,阐明信息;步骤三、衍生意念,创设方案;步骤四、评核方案,去芜存菁;步骤五、传达定案,实践决策。(五)让每个人都很清楚自己在会后要做的工作会议主席要利用参会者都能看到的工具(笔记本+投影机、白板或大白纸),引导成员完成下面行动表单。千万不要只记录在自己的笔记本上,只有自己清楚,而别人不清楚。本表的威力很大,正确使用会让例会开得更有成效;后续需要推进落实的工作工作执行人完成时间(六)参会人员会议评价表本表在例会后由人力资源系统抽查发放,参会人员匿名填写。目的是帮助经理提高例会成效。评价项目评分低--------------------------,,,,很清楚我的同事要做什么,以及他/。12345(七)主持人例外情况处理问题征兆建议…并且试着说…发生争论●协作和合作精神降低。●有人不愿妥协。●嗓门不断提高,情绪开始激动。●因意见不一致而发生争论。●没有参与争论的与会人员开始对会议显得漠不关心。●与会人员不再就事论事,而是彼此责备。●在没有理解他人的意见以前,与会人员已开始进行反驳。●鼓励轮流发言。给予每位与会人员一定的时间发表个人的意见。在发言时,其他人不得中途打断。●总结建议/行动方案。要求发生争论的双方互相总结对方的观点,以更好了解彼此的意见,并发现双方一致同意的方面。●宣布会间休息。利用会间休息使与会人员冷静下来。私下与发生争论的与会人员进行交谈,并在交谈时运用合适的基本原则:-善意回应。表示你理解对方的感受,以消除对方的负面情绪。-分享。说明不停止争论的后果,以便使对方意识到争论无助于事。-参与。询问对方能以什么其他不同的方式参与会议讨论,以争取获得其他与会人员的支持。●“我们为什么不每个人都谈谈自己的意见?一个人发言时,其他人不得打断。”●“我希望你们每个人都能总结一下对方的意见,以确保你们理解了对方的意思。约翰,从你开始吧。”●“我们为什么不先休息10分钟?”(谨慎地)“格雷斯,你能不能留下来一分钟?”●“格雷斯,我知道你相当坚持自己的意见,而其他人却不同意(事实)。这一定让你感到相当沮丧(感受)。”●“争论只会使大家不理会你提出的意见——即使你提出了他们应当同意的建议,他们也无法听得进去。”●“你觉得你在接下来的时间中该如何发言,以便其他人愿意听取你的建议?”控制讨论●会议讨论成为某位与会人员的“独白”,其他与会人员集体“收声”。●某位与会人员在发表自己的观点时占用了过多时间。●某位专家滔滔不绝地介绍自己的专业知识,使其他与会人员不愿意发言。●强调会议议程/理想结果。有礼貌地提醒与会人员注意时间的限制,以便你能完成所有会议议题的讨论。●总结建议/行动方案。要求与会人员总结其发言。你或可中途打断与会人员的发言,并根据你的理解总结他的意见。随后,要求另一位与会人员开始发言,以使讨论恢复正常进行。●宣布会间休息。在会间休息时,与控制会议讨论的与会人员私下进行交谈,并在交谈时运用合适的基本原则:●“抱歉,不过我想提醒你我们的时间有限,我们必须完成整个议程的讨论。”●“丹,你是说了解问题发生原因的最好方法是将设计图同原有规格进行比较,是吧。你的这个建议不错。其他人有什么建议吗?”●“我们休息10分钟后再开始讨论,怎么样?”(谨慎地)“比尔,你有时间吗?