采购流程建议.doc

目的:规范采购作业,细述补充《采购控制程序》文件,确保外购物品符合本公司产品要求。
适用范围:适用于对本公司生产所需的采购物料的控制。
职责
生管及各其它物料需求部门负责物料需求的分析及制定需求计划;
采购:
:开发新供应商,按研发与销售要求对原材料样品进行寻样、送样,并协助承认工作
:主导新供应商的评估考核工作(参照《供应商管理程序》旧供应商每十二个月复评一次),供应商评估应由品管生管生技及工程等部门协助完成。
:负责公司、工厂所需所有原物料、常用生产辅料、工模主辅材料及仪器设备、工装夹具、治具材料、特殊工具物料等订购及交期追踪确认、退补货及索赔处理等事宜.
:选择评估后优良供应厂商, 进行询、比、议价,确保对外订购物料在已确认价格的情况下,保质、保期、保量完成,以便生产、出货顺利进行
:与供应商协商处理收货后的退货、补货、索赔等一切与供应商有关的对外事宜;协助财务完成与供应商的对帐与请款工作
:了解市场行情及供应商工厂近况,及时向主管与公司汇报有关情况
:采购数据、文件、外来资料的档案管理与保存
:按公司规定严守公司商业秘密,所有与供应商有关的资料、材料价格除公司指定部门或人员外,不得外泄或相互相互调阅
:公司及主管交待的其它工作
工程部: 负责所有与生产有关的新物料样品的确认(客人OEM资料除外)
业务部:客人OEM的相关资料确认
生管部负责对采购单品名规格、数量、进料日期的复核;财务部负责对供应商资格及财务数据类的复核
总经理负责采购产品购买的最终审批
四、采购作业基本流程及日常规范管理(详见采购控制程序)
模、机、治具、设备仪器、杂项类采购作业:
材料采购作业
,需要根据物料的需要日期按紧急度尽快处理订单;(原则上要求采购员24小时内打出订单);如遇规格型号不明等需第一时间与申购人进行沟通,得到进一步的资料再进行市场询盘;如无法满足要求到料日期;因尽快通知申购人且告之原因
,需要根据物料的需要日期按紧急度尽快处理订单;(原则上要求采购员24小时内打出订单);严格参照《采购控制程序》进行议价比价等;如无法满足要求到料日期;因尽快通知生管且回复具体的物料回厂时间
所有发出的订单,均由制单人签字后,交由采购主管签字;经由生管、财务等复核后,最后附物料评审呈报总经理审批,如有比价项目需同附比价单;如是现金付款的还需同附“请款工作联系单”
,交由文控中心发送至各相应供应商后复印一件至财务以便结算;原件由各采购员保管,并与供应商就订单传达事宜进行沟通,并要求在24小时内就交货日期、订单数量、价格等项目进行回签,以示确认订单;并将订单相关内容登记入“采购进度表”并与生管仓库品管共享进料信息。
如有特殊情况(如客户取消订单或生管更改决算量时)需要减少或取消订单量时;需在原采购单上注明取消或减少原因并传达至供应商且电话确认,并将信息在“采购进度表”上做同步修改,同时知会财务。若客户通知太迟而造成供应商已备好之半成品